Les agences de communication partagent régulièrement des fichiers avec leurs clients, dont la taille volumineuse peut poser problème. Dans le graphisme ou la communication, les collaborateurs exploitent des fichiers lourds et sont amenés à les échanger au quotidien avec leur clientèle, afin de valider les différentes versions du fichier et les modifications effectuées par exemple. Le développement du Cloud offre la possibilité d’opter pour des solutions permettant de partager en toute facilité tout type de document.
Échanger des fichiers volumineux en agence
Dans le secteur de la communication, des médias, du graphisme et du design, beaucoup de données sont échangées, et ces dernières sont généralement d’une taille assez importante. Ces secteurs d’activité ont besoin de partager des vidéos en HD, des images de haute qualité, des maquettes, des briefs complets et bien d’autres documents. Les agences de communication ou de design doivent partager des fichiers volumineux et cela, rapidement. Ces très gros documents sont échangés quotidiennement avec les clients, on parlera notamment des BAT, et leur taille est une réelle contrainte. Mais alors comment réussir à partager facilement des fichiers de taille importante avec ses clients ? Quelle solution utiliser pour que tous les intervenants (les collaborateurs au sein de l’agence et les clients) disposent tous de la version à jour du fichier ?
- envoyer des fichiers volumineux par email tels que des images ou des vidéos en HD est quasiment impossible : la taille des pièces jointes est limitée par les clients de messagerie, ainsi le serveur pourrait bloquer votre email, et votre client ne recevra jamais votre message. De plus la confidentialité est quasi nulle, et via cette solution vous n’êtes pas en mesure de vous assurer que chaque interlocuteur dispose de la dernière version de votre fichier.
- sites de partage FTP : leur utilisation est très complexe pour des non-experts en informatique, et leur fiabilité est souvent remise en question.
- solutions de transfert de fichiers gratuites : elles permettent de partager de gros fichiers à l’instant T, mais ne sont pas sécurisées et n’offrent pas de fonctionnalités collaboratives.
Choisir une solution de partage de fichiers pour faciliter le travail en entreprise
Quel outil Cloud utiliser pour permettre à une agence de communication, de graphisme, ou de design de partager efficacement et facilement des fichiers avec ses clients ?
Il existe des solutions professionnelles fiables, sécurisées et simple d’utilisation qui répondent tout à fait à ce type de besoin. Contrairement aux solutions grands publics, les solutions professionnelles permettent d’assurer une traçabilité complète des actions réalisées, de gérer les droits d’accès finement, et de partager des fichiers sans limite de taille ni de format.
Les avantages d’une solution collaborative en agence médias :
- stockage des documents dans le Cloud, sur un espace sur-mesure : plus d’impact sur l’espace disque des appareils informatiques
- accès distants aux fichiers : les collaborateurs de l’agence peuvent accéder en quelques clics seulement à leurs fichiers, où qu’ils soient (au bureau, à la maison, chez un client…)
- partage de documents sans limite de taille ni de format : pour échanger des fichiers facilement avec des collègues et des clients
- diffusion des fichiers en temps réel : les modifications sur les fichiers sont prises en compte en temps réel, ainsi chacun dispose de la dernière version du document
- outils collaboratifs : annotations, alertes email automatiques, coédition de documents…
- augmentation de la satisfaction client : grâce à une solution de partage de fichiers, l’agence de communication échange ses créations facilement avec le client, celui-ci est prévenu automatiquement dès qu’une nouvelle version est disponible et il peut directement annoter le fichier pour faire ses retours, c’est simple, rapide et efficace !
Pour en savoir plus sur la solution Cloud NetExplorer, rendez-vous sur cette page.
