Partager des fichiers en ligne en agence de communication

24 mars 2016
Publié par Equipe NetExplorer

partage de fichiers en agence de com

Découvrez ce nouveau cas client : l'utilisation de NetExplorer en agence de communication.

Multimed Solutions, agence de communication toulousaine, accompagne ses nombreux clients dans la création de sites Internet et de boutiques e-commerce au niveau web, mais aussi dans l'élaboration de supports de communication  : flyers, logo, graphisme... Avec des compétences pointues en webmarketing, Multimed Solutions propose des prestations d'audit et de conseil en référencement web pour améliorer la visibilité et les performances de ses clients.

Multimed Solutions compte plus de 500 références avec qui l'agence de communication partage de nombreux fichiers. Grâce à NetExplorer, chaque client dispose d'un espace dédié dans lequel il peut récupérer visuels, vidéos et autres documents facilement et sans limite de taille. Multimed Solutions, de son côté, permet aussi à ses collaborateurs de travailler depuis n'importe où et via n'importe quel ordinateur, smartphone et tablette.

Le problème : une gestion de fichiers difficile avec des solutions peu sécurisées

Les agences de communication telles que Multimed Solutions travaillent avec des nombreux clients et partenaires : graphistes, imprimeurs, concepteur-rédacteurs, agences de publicités... Une multitude d'intervenants doivent disposer des informations à jour, simplement et rapidement. Par ailleurs, les éléments traités et échangés par une agence de communication l'amène souvent à devoir partager des fichiers volumineux : vidéos, visuels, BAT, photographies... Il faut donc que la solution de gestion de fichiers ne bloque pas la taille des fichiers échangés.

Les classiques pièces jointes d'email

  • Peu de confidentialité et une sécurité quasi inexistante
  • Limitation de la taille des pièces jointes par les clients de messagerie
  • Risque de ne jamais recevoir/envoyer un email, bloqué par le serveur
  • Impossibilité de gérer les versions des fichiers dès la modification de l'un d'eux

La connexion FTP

  • Laborieuse à être mise en place
  • Nécessite l'intervention d'experts en informatique
  • Faible niveau de sécurité
  • Ergonomie et intuitivité nulles

Le serveur de fichiers

  • Investissements matériels importants
  • Nécessite l'intervention de techniciens pour l'installation et l'administration
  • Très peu pratique pour le partage vers l'extérieur
  • Risque de perte de données en cas de panne
  partage fichier agence comAméliorer les échanges avec les clients grâce au cloud.  

La solution : NetExplorer permet de partager facilement des fichiers

NetExplorer permet à Multimed Solutions de partager des fichiers de tous formats et de toutes tailles avec l'ensemble de ses partenaires et collaborateurs. Grâce à une administration simple, les droits sont gérés facilement afin que chacun ne puisse accéder qu'au(x) dossier(s) qui le concerne et y exercer les droits qui lui ont été autorisés (télécharger un fichier, le consulter en ligne, en ajouter un...). La connexion à la plateforme cloud de l'agence de communication peut se faire depuis n'importe quel navigateur Internet, le tout de façon intuitive.

Multimed Solutions a pu personnaliser l'interface web de sa plateforme à son image avec ses logos et couleurs, et en activant les alertes emails, personnalisables elles-aussi. Chaque client reçoit donc automatiquement un message personnalisé dès qu'un fichier a été ajouté ou mis à jour dans son espace. Il en va de même pour les collaborateurs internes, qui peuvent à présent travailler facilement depuis chez eux, dans les transports en commun ou en déplacement client ! Les outils collaboratifs de NetExplorer leur permettent de travailler en équipe efficacement, et d'augmenter leur productivité.

Les clients et partenaires de Multimed Solutions sont satisfaits : en quelques clics, ils peuvent consulter en ligne les éléments constitutifs de leur projet dans leur dernière version, laisser des annotations à l'attention de l'agence et récupérer des fichiers facilement.

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