Comment opter pour la meilleure solution de partage de fichiers pour votre entreprise ? De nombreux DSI, managers et même chefs d’entreprise se posent la question avant de se lancer et de choisir LA solution Cloud. Leur objectif principal ? Améliorer la gestion de fichiers dans leur structure. Le choix est donc parfois difficile tant les solutions sont nombreuses.
Quelle est la top solution de partage de fichiers ?
Voici les critères de sélection essentiels pour le choix d’une bonne solution d’échange de documents.
- gestion des droits d’accès avancée : il est important de pouvoir gérer les droits d’accès de chaque utilisateur. Les données de l’entreprise doivent être contrôlées et protégées, c’est pourquoi il est essentiel de s’assurer qu’une bonne gestion des droits est proposée par le fournisseur Cloud.
- accès unique à la solution : la sécurité est augmentée si chaque utilisateur possède son propre identifiant et mot de passe. De plus, chaque utilisateur accèdera à un espace privé et aura la possibilité (en fonction des droits d’accès attribués) de créer ses dossiers en toute liberté.
- traçabilité des fichiers envoyés : assurer un suivi sur la diffusion de vos documents peut être indispensable. Par exemple, vous pourriez savoir combien de fois votre document a été téléchargé, par qui etc. Cela peut également vous faire gagner du temps.
- partage de fichiers externe : une bonne solution de partage de fichiers doit permettre d’envoyer des documents à des partenaires extérieurs à l’entreprise. Certaines solutions proposent également des protections supplémentaires : création de mot de passe, date de validité, accusé de réception etc.
- interface ergonomique : souvent sous-estimé, ce critère est pourtant important et peut faire la différence. Un outil simple d’utilisation et attrayant sera d’autant plus utilisé par vos collaborateurs (et vos clients) !
- solution sécurisée qui répond à vos contraintes : primordial, cet aspect doit être pris en compte par votre société. Renseignez-vous sur le lieu de stockage des données confiées ainsi que sur tous les aspects tournant autour de la sécurité.
Le coût d’une top solution de partage de fichiers
Choisir une bonne solution de partage de fichiers permet d’assurer une gestion pérenne de ses fichiers avec une garantie de sécurité importante, une traçabilité des actions de chaque utilisateur de la solution, des mises à jour régulières ainsi que de nombreuses fonctionnalités autour de la collaboration.
De nombreuses solutions Cloud existent (grand public et professionnelles). Vérifiez que vos données soient bien cloisonnées et que vous en êtes bien le propriétaire. Vous pouvez également avoir accès à des services complémentaires : support technique (par téléphone par exemple).
Sachez que tous ces éléments ont un coût pour l’éditeur de la solution. Si vous optez pour une solution professionnelle payante, elle peut vous proposer plusieurs gammes de produits. Le lieu de stockage de vos données, la capacité de stockage ainsi que tous les services additionnels sont à prendre en considération dans le tarif proposé.
