Stocker, archiver et sauvegarder sont des termes fréquemment employés pour désigner la même action, pourtant, ils sont à différencier. Ces trois actions sont indispensables dans le monde de la gestion des données en entreprise. En effet, ces processus permettent tous de sécuriser et de pérenniser les données créées et utilisées au quotidien et en ce sens, ils sont complémentaires.

Stocker, archiver ou sauvegarder des données ? Tout dépend de votre stratégie de gestion documentaire

Avant de choisir une solution d’archivage électronique, de stockage en ligne, ou de sauvegarde, il est d’abord nécessaire d’élaborer une stratégie de gestion documentaire, et ainsi déterminer ce que vous souhaitez faire de vos données. S’agit-il de fichiers utilisés dans le cadre d’une collaboration ? Le but est-il de conserver des données “mortes” sur le long terme ? A chaque problématique correspond une offre adaptée, il est simplement important de déterminer ses besoins au préalable. Stockage, archivage ou sauvegarde : que choisir ? Voici quelques conseils. 

“Je veux pouvoir récupérer mes données en cas d’événements majeurs altérant leur accessibilité”

Vous souhaitez récupérer vos fichiers en cas de pannes, de virus, de vol ou de dégâts physiques subis par vos équipements ? Ces types d’incident peuvent malheureusement survenir. Les données sont beaucoup trop importantes pour les entreprises aujourd’hui pour prendre cette problématique à la légère. La solution optimale est ici la sauvegarde de données en ligne, ou “backup”. Elle permet de conserver aussi bien les données que vous utilisez tous les jours, que les données mortes, vos archives par exemple. La sauvegarde est une copie de vos documents effectuée à un instant T. En fonction de la solution choisie, vos données peuvent être sauvegardées tous les jours, et sur plusieurs sites distants géographiquement, pour vous assurer de pouvoir toujours récupérer vos fichiers. Ainsi, en cas de problèmes, vous pouvez accéder à tous vos documents grâce aux (autres) sauvegardes réalisées.

“Je veux stocker mes archives sur le long terme et m’assurer de pouvoir les récupérer n’importe quand”

Les entreprises utilisent de plus en plus de données, et ces dernières doivent souvent être conservées. Ici, l’objectif est de stocker et de sécuriser beaucoup de données tout en s’assurant de pouvoir les utiliser si nécessaire. Étant donné que les archives n’ont pas vocation à être modifiées quotidiennement, des solutions d’archivage vous permettent de sauvegarder des données à moindre coût, les fonctionnalités collaboratives étant désactivées. A noter : archiver une donnée ne signifie pas qu’elle est forcément sauvegardée. Si vous optez pour une solution d’archivage dans le cloud, les données sont en général sauvegardées par défaut mais si vous préférez un outil en interne (ce que nous déconseillons), il sera également nécessaire d’avoir une solution de backup. En effet, si vos archives sont altérées, il n’existe pas de copies des fichiers, comme c’est le cas avec la sauvegarde. Par contre, les solutions d’archivage électronique vous permettent d’organiser vos archives, et de les consulter facilement dès que vous le souhaitez.

“Je veux pouvoir accéder à mes fichiers où que je sois, et les partager avec mes collègues”

Les collaborateurs de votre société sont amenés à travailler en équipe et particulièrement en mobilité ? Certains sont en télétravail, d’autres évoluent dans des entreprises multi-sites, ou sont souvent en déplacement. Avec les solutions de stockage en ligne (cloud), votre entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs un outil leur permettant  :

• de sauvegarder les données avec lesquelles ils travaillent : des documents bureautiques, des images, des vidéos, des plans…
• d’accéder à leurs fichiers où qu’ils soient et sur n’importe quel périphérique informatique : leur poste de travail au bureau, ordinateur personnel, smartphone, tablette…
• d’avoir accès à des fonctionnalités collaboratives : partager des fichiers, les annoter, travailler à plusieurs…

Imaginons que vos fichiers soient supprimés par erreur de votre espace de stockage en ligne, ils seront définitivement perdus. Néanmoins, s’ils ont été sauvegardés, vous pourrez récupérer une copie et les restaurer rapidement. 

Le stockage, l’archivage et la sauvegarde des données sont trois solutions différentes répondant chacune à un besoin particulier. Toutefois, elles sont complémentaires, et permettent de mettre en place une stratégie globale de gestion documentaire au sein de votre entreprise. Des solutions cloud comme NetExplorer proposent un service tout-en-un, et vous évite la multiplicité de prestataires.