Le travail collaboratif est un des socles de la performance de l’entreprise. Divers outils permettent de l’améliorer et de faciliter l’exécution des tâches quotidiennes pour les salariés.
Alors, quels outils de travail collaboratif existent-ils ? Quelles fonctionnalités doivent-ils proposer ? Eléments de réponse.
La collaboration en entreprise : le partage de fichiers, une fonctionnalité indispensable
Pour avoir un travail collaboratif le plus efficace possible, le minimum à fournir à vos salariés est une solution de partage de fichiers. En effet, si vous voulez que leur temps de travail soit optimisé, ils doivent pouvoir partager et échanger facilement des documents. Les problèmes liés à la taille trop importante d’un fichier pour être envoyé par email, à la perte d’une clé USB, ou à la compatibilité avec le logiciel adéquat font alors partie du passé. Vos salariés peuvent partager des documents avec autant de personnes qu’ils le souhaitent, peut importent la taille ou le format.
De plus, pour pouvoir partager des documents à plusieurs, le plus efficace en matière de collaboration est de passer par une solution de travail collaboratif. Ainsi, vos collaborateurs pourront accéder à leur document et les partager depuis n’importe où et sur n’importe quel support : par exemple, sur leur smartphone dans les transports en commun.
La synchronisation de documents entre les collaborateurs, un outil au service du travail collaboratif
Pour encore plus d’efficacité, choisissez une solution cloud de partage de fichiers qui propose un outil de synchronisation. La synchronisation permet à vos collaborateurs d’accéder à leurs documents directement depuis leur poste de travail, sans passer par leur navigateur Internet. Ainsi, même en cas de coupure de connexion, ils peuvent continuer à travailler sur leurs documents partagés ! De plus, tout travail sur un fichier fait par un membre de l’équipe se synchronise en temps réel avec les autres utilisateurs. L’ensemble de la team est donc à jour et connaît l’avancement du travail de chacun.
L’aperçu et l’édition de documents en ligne, pour un travail d’équipe optimal
Pour optimiser le travail collaboratif de vos équipes, l’aperçu et l’édition de documents en ligne sont des fonctionnalités primordiales ! La première permet à vos collaborateurs de consulter en ligne le document, sans avoir forcément le logiciel adéquat installé sur son ordinateur (des images .psd par exemple, ou des documents Office). La seconde permet d’éditer un fichier en ligne directement depuis la solution cloud, sans avoir à télécharger le document en local puis à l’ouvrir dans le logiciel adéquat.
Un travail collaboratif efficace grâce au verrouillage automatique en cours d’édition
Cet outil de travail collaboratif rejoint le précédent : lorsqu’un collaborateur travaille sur un document, celui-ci se verrouille pour tous les autres utilisateurs avec qui il est partagé, pour éviter que plusieurs personnes ne modifient simultanément le même document. Cela permet d’éviter les conflits, et de ne pas retrouver un document sans queue ni tête. Dès que l’édition du fichier est terminé, celui-ci se déverrouille pour l’ensemble de l’équipe.
Annotations et commentaires, des outils de travail collaboratif par excellence
Permettre à vos collaborateurs de partager des documents et de les éditer en ligne c’est bien, leur donner la possibilité d’échanger entre eux directement sur un document en question, c’est mieux. Des systèmes d’annotations ou de commentaires sur les documents sont très efficaces pour améliorer la communication des membres d’une équipe. Ils peuvent alors donner des informations supplémentaires, des directives, ou encore échanger sur le travail déjà accompli directement sur un document. Une bonne communication est la base d’un travail collaboratif efficace.
Une collaboration en entreprise améliorée grâce au système de versioning
Le système de versioning permet de conserver les versions antérieures des documents. En fonction des solutions, ce nombre peut être limité ou entièrement paramétrable. Très utile pour le travail collaboratif, cet outil permet à vos collaborateurs de revenir à une version antérieure du document et de revenir en arrière à tout moment.
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