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MULTIMED SOLUTIONS, AGENCE WEB & COMMUNICATION

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secteur

Multimed Solutions est une agence de communication basée à Toulouse. Elle intervient pour le web (site internet, e-commerce…) et s’occupe de la partie graphisme, logo etc. Elle propose également des prestations de conseil et d’audit afin d’améliorer la visibilité et les performances d’un site web.
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objectif

Centraliser et échanger des fichiers lourds avec les collaborateurs internes, les sous-traitants et les clients.
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impact

Meilleure productivité des collaborateurs, fluidification du travail avec les sous-traitants, satisfaction client améliorée, réduction du nombre d’emails et d’appels.

CENTRALISER ET PARTAGER DES FICHIERS LOURDS EN INTERNE ET EN EXTERNE

CONTEXTE DE RÉALISATION

En tant qu’agence de communication, Multimed Solutions accompagne de nombreux clients et travaille avec plusieurs sous-traitants, comme des imprimeurs par exemple. Ses collaborateurs sont amenés à manipuler des fichiers lourds (photos, vidéos, visuels…) qu’ils modifient plusieurs fois selon les directives données par les clients. Il est difficile d’envoyer ces fichiers par email à cause de leur taille, et chaque intervenant ne dispose pas toujours de la dernière version du document. Il était donc indispensable de trouver une solution permettant de centraliser l’ensemble des projets, et de pouvoir les partager efficacement avec des acteurs aussi bien internes qu’externes. 

 

SOLUTION(S) APPORTÉE(S)

La mise en place d’une plateforme NetExplorer a permis à Multimed Solutions de rassembler et échanger des fichiers, même volumineux, avec tous les acteurs. Le déploiement de NetSync, le logiciel de synchronisation, a été privilégié pour les collaborateurs de l’agence de communication. Ceux-ci accèdent à leurs projets en cours directement depuis leur poste de travail, et lorsqu’ils sont en déplacement, leurs fichiers les accompagnent partout grâce aux applications mobiles de NetExplorer. Pour du partage ponctuel, le plugin NetExplorer for Outlook leur permet d’envoyer des fichiers par email sans limite de taille et de façon sécurisée.Les clients et sous-traitants récupèrent et déposent des fichiers facilement depuis l’interface web. Peu importe leur navigateur et leur système d’exploitation, la plateforme est toujours accessible, et facilement utilisable. Par ailleurs, les alertes emails les préviennent automatiquement dès qu’un nouveau fichier est déposé ou qu’une nouvelle version est disponible. Ainsi, chacun est prévenu de l’avancement du travail et dispose des documents dans leur dernière version. Résultat : les échanges par email et les appels intempestifs ont fortement diminués.

 

IMPACT ET RETOMBÉES

Les relations avec les clients et les sous-traitants se sont fluidifiées, et le travail d’équipe des collaborateurs s’est amélioré. En savoir plus sur l'utilisation d'une solution de partage de fichiers en agence de communication.
CÉDRIC CARIA - MULTIMED SOLUTIONS
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En tant qu'agence de communication, nous avons besoin d'échanger de nombreux éléments, souvent lourds, avec nos clients, des sous-traitants, les différents membres de l'équipe sur les projets. Grâce à NetExplorer, tout est centralisé sur la même plateforme, chaque utilisateur n'accède qu'aux dossiers qui le concerne et que l'administrateur a sélectionné. La fonctionnalité de dépôt de fichiers sans création de compte nous permet de récupérer très facilement les photos et les logos de nos clients : c'est compatible avec tous les navigateurs, tous les OS et suffisamment simple pour que tout le monde puisse l'utiliser sans long discours de présentation.

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