64% des PME de moins de 300 salariés n'ont toujours pas mis en place la BDU

05 octobre 2015
Publié par Equipe NetExplorer

BDU risque  non conformité

Selon une étude réalisée auprès de 145 PME françaises dont le nombre de salariés est compris entre 50 et 300, 64% d'entre elles n'ont toujours pas répondu à l'obligation légale et mis en place une BDU.

La base de données unique (BDU) ou base de données économiques et sociales (BDES) est obligatoire depuis le 14 juin dernier pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés. La BDU est un instrument permettant de diffuser des informations sur l'orientation stratégique de l'entreprise à l'attention des représentants du personnel (délégués syndicaux, comité d'entreprise, CHSCT). Si vous n'avez pas encore mis en place une base de données unique dans votre entreprise, il faut y remédier rapidement car vous êtes hors-la-loi ! Pensez également à effectuer un rappel sur la BDES pour ne rien laisser passer.

Que doit contenir une BDU ?

La base de données unique doit permettre de favoriser le dialogue social au sein des PME, et mettant à disposition des IRP divers documents sur la stratégie de l'entreprise, la répartition des bénéfices, les investissement futurs etc.

La loi définie les conditions d'accès à la base de données unique pour les représentants du personnel ainsi que les informations qui doivent y figurer. Toutefois, elle laisse libre le choix du support de la BDES. Ce peut être une BDU réalisée en interne, c'est d'ailleurs la solution choisie par 1/3 des PME interrogées, oui bien le support peut être fourni par un prestataire extérieur (éditeur, cabinet d'avocats...). Les informations obligatoires doivent être fournies, actualisées et mises à jour pour l'année en cours, les deux années précédentes, et les trois années à venir.

Quel support utiliser pour mettre en place rapidement la BDES ?

Si pour 2015, première année d'obligation de mise en place de la BDU, le volume de documents ne sera pas trop important, il va le devenir de plus en plus au fil des années. C'est pourquoi, opter pour une BDU en version papier, ou réaliser une BDES sur Excel n'est pas forcément la bonne solution. La gestion des versions, l'actualisation des informations et le stockage des documents va coûter énormément en temps et donc en ressources humaines.

Passer par une solution pour BDU en ligne fournie par un éditeur sérieux est la meilleure solution. Assurez-vous que celui-ci a de l'expérience dans la gestion de fichiers en ligne, car beaucoup d'entreprises ce sont placées sur ce nouveau marché et certaines n'ont aucune ancienneté. Il est préférable d'opter pour un prestataire sérieux et reconnu, qui s'engage à ce que sa solution logicielle pour BDU soit mis en jour si le décret évolue, et qui compte déjà de nombreuses références. Il serait dommage de stocker des données confidentielles via un éditeur peu expérimenté, et qui risque de disparaître faute de rentabilité.

Que risque-t-on si on ne met pas en place la base de données économiques et sociales ?

La sanction prévue en cas de non mise en place de la BDU ou de non-conformité avec la loi est très lourde pour une PME : 3750€ d'amende et jusqu'à un an d'emprisonnement. Mieux vaux rapidement se mettre en conformité..!

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