Comme les dossiers papier qui s’entassent sur le bureau, les fichiers numériques s’accumulent dans l’ordinateur. En plus d’altérer la performance de votre appareil, cela nuit fortement à votre efficacité et votre productivité au travail. Pour éviter de vous perdre dans tout ce désordre, l’idéal est de trier, de ranger et d’organiser efficacement vos dossiers et fichiers numériques. Mais comment faire ? Par où commencer ? Voici nos conseils pour ce faire.
Pourquoi faut-il ranger les dossiers et fichiers sur l’ordinateur ?
Une bonne organisation des fichiers numériques sur l’ordinateur est tout aussi importante qu’une journée de travail bien planifiée. Cela vous évite de perdre du temps à chercher les documents dans une arborescence tentaculaire et sans logique. En classant vos fichiers par ordre précis dans des dossiers (date, type, tâches, etc.), vous pourrez les retrouver facilement en quelques minutes. Vous serez plus productif et plus efficace au travail. En supprimant les doublons, les dossiers et fichiers inutiles, vous libérez de l’espace sur votre ordinateur et optimisez ses performances.
Créer des dossiers généraux
La première chose à faire pour ranger et organiser les documents et fichiers numériques est de créer des dossiers généraux. Cela vous permettra de les retrouver rapidement. Vous pouvez structurer vos dossiers de différentes manières. Vous pouvez, par exemple, les classer par client ou par projet. Simple mais efficace, cette méthode vous permet de retrouver efficacement les documents en lien avec un projet ou un client en particulier. Vous pouvez aussi choisir d’organiser les dossiers par date ou par thème (marketing, finances, présentations, vidéos, etc.). Tout dépend de vos besoins, de votre méthode de travail et de vos tâches quotidiennes.
Créer des sous-dossiers
Il se peut que vous ayez des dizaines de documents dans un seul et même dossier. Cependant, tous les fichiers doivent être accessibles et faciles à trouver. La création de sous-dossiers est essentielle pour faciliter leur rangement et pour pouvoir les retrouver rapidement. Comme lors de la création des dossiers généraux, vous pouvez choisir une organisation par date, par catégories (marketing, factures, communication, etc.) ou par type de fichiers (Word, images, PDF…). Néanmoins, faites attention, il faut éviter de créer trop de sous-dossiers pour éviter toute confusion.
Nommer les dossiers et documents correctement
Bien entendu, il faudra nommer les dossiers et les documents de manière claire, précise et pertinente pour qu’ils soient faciles à trouver pendant les recherches. Lorsque vous créez une facture, par exemple, évitez d’utiliser des expressions trop vagues comme « facture 2021 » ou « facture client A ». Le mieux est de nommer le fichier par « Facture client A mai 2021 ». N’hésitez pas à utiliser des abréviations pour faire en sorte que le nom des fichiers soit le plus court possible, cela vous permettra une lecture plus claire et plus rapide.
Par ailleurs, vous devez tenir compte de la logique de classement de l’ordinateur dans le cas où vous souhaitez faire apparaître les documents dans un certain ordre. Cela peut être par ordre alphabétique ou par date suivant la nomenclature américaine : année- mois – jour. En revanche, si vous souhaitez classer les fichiers non datés avec un ordre spécifique, vous pouvez simplement ajouter un numéro devant leur nom.
Supprimer les doublons
En rangeant vos fichiers, vous pourrez constater la présence de doublons. En effet, il n’est pas rare d’enregistrer un même fichier plusieurs fois et de le stocker dans différents endroits. Inutiles, ces doublons encombrent le bureau et la mémoire de l’ordinateur. Leur suppression vous permettra de simplifier considérablement l’organisation des documents numériques.
Archiver les documents dont vous n’avez plus besoin
Il n’est pas nécessaire de supprimer les documents qui ne vous servent plus. Chaque fois que vous avez terminé un projet, déplacez le dossier le concernant dans l’Archive pour laisser de la place aux nouveaux. En cas de besoin, vous pouvez les consulter à tout moment. Vous pouvez aussi les stocker sur un serveur externe pour libérer la mémoire de votre ordinateur.
Désencombrer le bureau
Il faut également éviter d’encombrer le bureau avec des dossiers, documents ou fichiers que vous n’utilisez pas au quotidien. L’idéal est de le réserver pour les dossiers prioritaires qui requièrent une action immédiate. Une fois ces derniers traités, archivez-les ou bien stockez-les sur un disque dur ou un serveur externe.
Avoir recours à une plateforme collaborative comme NetExplorer
L’utilisation d’une plateforme collaborative est un moyen efficace pour simplifier la gestion de fichiers. Solution SaaS facile d’utilisation, 100 % contrôlée et dédiée aux professionnels, NetExplorer vous permet de stocker des fichiers de tous types (documents, vidéos, images…) et de toutes tailles sans limite et en toute sécurité.
Vous pourrez vous connecter sur la plateforme 24h/24 et 7j/7 depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette. L’application mobile vous permet d’accéder à vos documents depuis n’importe où. Les présentations PowerPoint peuvent être consultées sans connexion internet. Vous avez la possibilité de choisir l’espace de stockage. L’abonnement est évolutif et peut aller jusqu’à plusieurs Tera.
Vos données seront sauvegardées au sein de deux data centers en France. Certifiée ISO 27001, HDS et PCI DSS, NetExplorer vous garantit une protection maximale pour l’hébergement de données professionnelles, bancaires, de santé, etc. Tous les accès sont contrôlés et sécurisés. Vous pourrez accéder à votre arborescence avec vos propres identifiants et serez en mesure d’optimiser la sécurité de votre compte et des fichiers grâce à la double authentification.
Vous avez également la possibilité de gérer des droits d’accès par dossier en fonction de chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Avec le code de tatouage, vous pourrez savoir qui a diffusé ou téléchargé des documents. Le tatouage numérique vous permet aussi de retrouver les documents en cas de pertes de données.
Il est préférable de ranger et de classer les documents et fichiers numériques le plus tôt possible pour éviter de vous perdre dans les différents projets sur lesquels vous travaillez. En retrouvant facilement vos fichiers, vous pourrez mieux vous concentrer et consacrer davantage de temps à des tâches à forte valeur ajoutée. Avec NetExplorer, vos données seront stockées en toute sécurité. Vous pouvez vous inscrire à une webdémo pour découvrir toutes ces fonctionnalités en 45 minutes et tester la plateforme gratuitement pendant un mois.
