Une data room s’adapte à tous types d’organisations (architecture, immobilier, comptabilité, droit, association, ressources humaines, médicale…) et assure un partage et un stockage de données confidentielles grâce notamment à un hébergement localisé, sécurisé et certifié. Le choix d’une data room va se faire principalement selon deux critères : la sécurité de celle-ci (niveau de chiffrement, processus d’authentification, hébergement localisé, certifications) et sa souplesse d’utilisation c’est-à-dire la facilité d’utilisation et de compréhension de son interface.
Les niveaux de sécurité de la data room
Le choix d’une data room se fera en premier lieu en fonction des différents niveaux de sécurité qu’elle propose. Elle doit être dans la capacité d’assurer la cybersécurité des données confidentielles.
Pour cela, en tant que décideur pour votre organisation, vous devez vous assurez de plusieurs critères :
- Le chiffrement lors du transfert et de l’enregistrement de vos données pour préserver leur confidentialité : par exemple l’utilisation d’une clé de chiffrement 256 bits.
- La sécurité du ou des processus d’authentification(s) : par exemple par l’utilisation de la double authentification à l’aide d’un code SMS, l’OTP (application externe qui génère un code d’authentification) ou un clé physique. La double authentification protège fortement l’accès à la dataroom.
- L’hébergement des données : les données doivent être stockées sur des serveurs localisés idéalement dans le même pays que votre organisation afin que la législation applicable soit identique. Par ailleurs, un hébergement de données certifié, comme par exemple la certification ISO 27001 pour la sécurité des données, est la garantie de disposer d’une plateforme robuste et sécurisée. Attention : certains prestataires mettent en avant des datacenters certifiés ISO 27001, mais leur organisation et leur dataroom ne l’est pas. Veillez à opter pour un prestataire étant lui-même certifié, afin que les mesures de sécurité soient globales et non limitées au datacenter.
Pour vous prouver ces différents niveaux de sécurité, votre fournisseur de data room doit avoir la capacité de vous fournir les différents documents justificatifs. Par exemple une liste exhaustive des dispositifs de sécurité mis en place (cryptage des données, sauvegarde, protection anti-intrusion, etc.) et les certificats de conformité technique (ISO), réglementaire (spécifique au secteur d’activité tel HDS ou RGPD), ou contractuelle. Un rapport d’audit de sécurité peut également être demandé afin d’attester de la sécurité de la dataroom.
La souplesse d’utilisation de la data room
Une data room doit être accessible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone) et présenter un design ergonomique et intuitif à ses utilisateurs. L’accès aux fichiers doit être clair, rapide, et pratique (glisser/déposer, visualisation instantanée sans téléchargement, etc).
Ainsi, l’intuitivité de la solution est l’autre élément essentiel pour le choix de votre data room. Celle-ci doit proposer une interface simple d’utilisation et facile à comprendre :
- Travailler sur tous types de fichiers (Word, Excel, PowerPoint…etc) et de tous formats : comme par exemple des plans de construction, des schémas d’ingénierie ou des photographies aériennes.
- Inviter facilement des collaborateurs : pour travailler à plusieurs sur un même fichier.
- Recherche avancée : pour tous types de document et en appliquant des filtres pour affiner les résultats.
- Contrôle des accès : par groupe d’utilisateurs et de documents pour la visualisation, l’impression, la copie, la modification des documents ou fichiers concernés.
- Notifications et alertes emails : dès qu’un document ou une annotation ont été ajouté.
L’ergonomie de votre data room conditionnera sa facilité de déploiement, et permettra une adoption rapide par vos utilisateurs, sans formation préalable.
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