12 octobre 2021 Blog Partage de fichiers & collaboration
Comment choisir sa solution de partage de fichiers ?

Comment choisir sa solution de partage de fichiers ?

Aujourd'hui la plupart des entreprises ont recours à une application de partage de fichiers pour faciliter les échanges avec leurs collaborateurs internes et externes. Cela a pour avantage de simplifier les processus et de favoriser un gain de productivité non négligeable. Cependant, parmi les nombreuses applications disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir la plus appropriée pour ses activités. En effet, la qualité et les fonctionnalités proposées varient considérablement d'un logiciel à un autre. Quels sont donc les critères à prendre en compte pour choisir sa solution de partage de fichiers ?

Partage de fichiers en ligne : un outil gratuit ou payant ?

Les entreprises ont le choix entre des solutions de partage de fichiers en ligne gratuites et payantes. Lorsque vous décidez d'opter pour un accès gratuit, vous bénéficiez le plus souvent d'un service minimum, mais pratique, qui vous permet de mieux appréhender l'utilisation de ce type d'outil. L'espace de stockage dont vous disposez est également réduit avec une vitesse de téléchargement modérée. Autrement dit, vous ne profiterez pas du plein potentiel du service de stockage et de partage de fichiers en ligne.

Les sites de partage de fichiers payants sont recommandés pour les professionnels. Vous aurez accès à toutes les options que propose la plateforme, notamment des espaces de stockage toujours plus volumineux ainsi que des paramètres de sécurité plus avancés.

Partager des fichiers en ligne

Upload manuel ou mise en ligne automatique

Dans la majorité des cas, vous devrez créer un compte pour pouvoir utiliser une plateforme de partage de fichiers. Certains outils vous proposent d'installer un logiciel de bureau sur votre ordinateur pour bénéficier de davantage de services et de sécurité.

En ce qui concerne la mise en ligne de vos documents et dossiers, cela peut se faire par upload manuel, c'est-à-dire en téléchargeant un à un chacun des fichiers que vous souhaitez partager. Les solutions les plus avancées vous proposeront une mise en ligne automatique de plusieurs dossiers. Vos fichiers pourront ainsi être récupérés n'importe où, en vous connectant simplement à l'URL du fichier partagé dans un navigateur web. En général, seuls les comptes amis peuvent récupérer les fichiers partagés. Mais vous pouvez aussi préférer des solutions plus exclusives, de compte à compte.

Le chiffrage des données

La sécurité de la plateforme fait partie des critères les plus importants lorsqu'on souhaite utiliser une solution de partage de fichiers en ligne. Le chiffrage des données est souvent proposé pour rendre vos fichiers inutilisables par d'autres personnes en cas d'attaque des serveurs de l'entreprise responsable de la plateforme. Cela consiste à traduire vos fichiers sous une autre forme ou en code, pour les rendre illisibles pour toutes les personnes n'ayant pas accès à la clé de décryptage.

Le chiffrement ou cryptage des données est une protection supplémentaire de la confidentialité des données numériques quand elles sont sauvegardées sur les systèmes informatiques et transmises par internet. L'utilisation d'algorithmes de cryptage modernes joue un rôle essentiel dans la sécurité des systèmes informatiques et des communications.

La vitesse de téléchargement

La vitesse de téléchargement est un autre facteur décisif dans le choix d'un système de partage de données. Vous devez opter pour une solution rapide pour éviter de perdre du temps. Cela facilitera le travail avec vos équipes qui peuvent sauvegarder ou consulter aisément un dossier nécessaire pour travailler sur un projet donné. Notons que les sites gratuits de partage de fichiers offrent une vitesse de téléchargement trop lente pour les professionnels. C'est l'une des raisons pour lesquelles de plus en plus d'entreprises s'orientent vers des solutions payantes.

Choisir une solution de partage de fichier sécurisée

Opter pour une solution SaaS

Le Software as a Service (Saas, pour Logiciel en tant que Service en français) correspond à un modèle de distribution de logiciel particulier. Le fournisseur s'occupe de l'hébergement des applications et les rend disponibles pour les clients via internet. Le SaaS est l'une des principales catégories du Cloud Computing.

Dans la pratique, en optant pour une solution de partage de fichiers SaaS, les professionnels n'ont plus besoin d'installer et de lancer des applications à partir de leur ordinateur ou sur leurs Data Centers. Cela réduit les dépenses liées au parc informatique. Vous n'avez plus besoin d'investir dans un logiciel à installer ou encore dans les équipements pour le prendre en charge, pour la maintenance ou autre.

La plupart du temps, l'offre SaaS se présente comme un abonnement mensuel dont le tarif est proportionnel à l'utilisation que vous en faites. Cette flexibilité vous permet d'organiser votre budget avec plus de précision et de facilité. C'est aussi une solution à haute scalabilité. Selon vos besoins, vous pourrez accéder à plus ou moins de services et à certaines fonctionnalités à la demande. La plateforme SaaS s'adapte ainsi aux besoins propres de chaque business.

Par ailleurs, au lieu de devoir racheter régulièrement de nouveaux logiciels ou de nouvelles licences, vous pouvez compter sur les mises à jour automatiques du fournisseur SaaS qui s'occupe également de l'ajout de patchs correctifs. L'accessibilité est aussi l'un des plus grands avantages de ce modèle. Via internet, vos collaborateurs et vous pourrez accéder aux fichiers depuis n'importe quel appareil connecté, peu importe votre position géographique. Stocké sur le Cloud, ce type d'applications peut supporter des milliers, voire des millions d'utilisateurs finaux de façon simultanée.

Les fonctionnalités supplémentaires pour la gestion des fichiers

Votre solution de partage de fichiers en ligne doit combiner liberté, simplicité et sécurité. Elle doit garantir un degré de confidentialité optimal et disposer de fonctionnalités qui facilitent la gestion des données de votre entreprise. Certaines informations pouvant être plus sensibles que d'autres, vous devez pouvoir définir les accès des utilisateurs et le type de manipulations (visualisation, téléchargement, modification, etc.) qu'ils peuvent effectuer sur un fichier donné. Les plateformes proposent aussi des outils pour la traçabilité des documents ainsi que l'historique des modifications.

NetExplorer : une solution pratique et sécurisée

NetExplorer est l'un des meilleurs outils pour le partage de fichiers en ligne. Spécialement conçue pour les professionnels, la plateforme vous propose plusieurs options pour partager en toute sécurité vos documents avec qui vous voulez.

Simple et intuitif, c'est un outil qui vous permet d'échanger des données avec vos collaborateurs ou vos clients, même s'ils ne disposent pas d'un compte utilisateur. Vous pourrez partager toutes sortes de fichiers (vidéo, photo, dossier, tableur, présentation…) par email ou via un simple lien. Vous avez besoin d'envoyer des fichiers volumineux en externe pour un projet sur lequel vous travaillez ? NetExplorer permet de transférer des fichiers sans limites de taille et dans un environnement sécurisé.

Lorsque vous optez pour la solution NetExplorer, vos données sont sauvegardées dans nos data centers en France, en région parisienne. La qualité de nos infrastructures est assurée par de nombreuses certifications ISO (ISO 27001, ISO 9001). Classifiés Tier 3+ et Tier 4, nos data centers comptent parmi les plus performants du pays. Les accès sont surveillés 24h/24 et 7j/7 par des caméras ainsi que des personnes physiques. Les salles des serveurs sont également protégées par un accès biométrique. Vous avez même la possibilité de souscrire une offre spéciale serveur dédié pour isoler totalement vos données des autres clients.

Nous nous assurons de vous offrir un service haut de gamme totalement sécurisé, avec une confidentialité absolue concernant tous les fichiers sauvegardés. Avec NetExplorer, vos données sont entièrement chiffrées et analysées par notre antivirus. Vos informations à caractère sensible sont ainsi protégées contre les cyberattaques comme les ransomwares et les fuites en dehors de votre système. Dès qu'un fichier est stocké, il est dupliqué en temps réel sur au moins 3 différents supports géographiquement distants. Cela nous permet de garantir la disponibilité de vos données et la continuité de notre service. Les fichiers que vous supprimez sont aussi conservés pendant 30 jours durant lesquels ils pourront être restaurés. Une politique instaurée pour vous éviter la perte des données supprimées par inadvertance.

NetExplorer, c'est aussi plusieurs fonctionnalités pour faciliter la gestion des fichiers et le travail collaboratif au sein des entreprises. L'administrateur reste maître de ses données et peut contrôler tous les échanges qui se font. Vous pouvez par exemple sécuriser vos envois en définissant des options de partage pour tous vos correspondants. Vous choisissez une protection par mot de passe ou via un code SMS, une date d'expiration du partage, le type d'accès autorisé (visualisation uniquement ou téléchargement). Ces options viennent renforcer vos besoins en termes de confidentialité et de sécurité.

Avec une traçabilité totale pour l'ensemble de vos fichiers, vous pourrez vérifier tous les détails concernant les documents partagés, comme l'identité des collaborateurs qui les ont consultés ou téléchargés, quand ils l'ont fait ou encore depuis quel endroit. Les options de sécurité peuvent être modifiées et le partage supprimé à tout moment si vous le souhaitez.

Lorsque vous devez travailler à plusieurs sur un dossier donné, vous définissez simplement en quelques clics les droits d'accès de chaque utilisateur au dossier. Vous pourrez autoriser ou non : la lecture des documents contenus dans le dossier, l'ajout de nouveaux documents, la modification de ceux existants, leur suppression ou même la possibilité d'inviter d'autres utilisateurs à travailler sur le projet.

En résumé, NetExplorer est LA plateforme qui permet aux professionnels de stocker leurs données sensibles sur un cloud sécurisé, tout en facilitant le partage de fichiers avec vos équipes ou en externe. Son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités simplifient grandement la collaboration et le développement de vos activités.

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