La transformation digitale est devenue incontournable aujourd’hui pour les entreprises qui veulent profiter du potentiel offert par le numérique pour développer leurs ventes. Elle leur donne accès à une quantité inestimable de données et les amène à en manipuler régulièrement. Une réglementation a été mise en place afin d’assurer la protection de ces données professionnelles face à leur vulnérabilité au piratage informatique.
Cela suppose un encadrement strict de l’utilisation des outils informatiques dans l’entreprise et surtout une formation des collaborateurs à la manipulation et la protection des données professionnelles. Alors, faut-il impérativement former le personnel de l’entreprise à l’utilisation et la protection des données ? Quel en est l’intérêt ?
Les avantages de former les collaborateurs à l’utilisation des données
Il y a 3 grands avantages à former vos salariés à l’utilisation des données professionnelles.
Pour se mettre en conformité avec la réglementation
La formation de vos collaborateurs à l’utilisation et à la protection des données informatiques relève d’une obligation prévue dans le RGPD, entré en vigueur le 25 mai 2018 et qui précise toutes les dispositions relatives à la protection des données dans les entreprises.
L’obligation est prévue aux dispositions de l’article 39 du règlement qui précise entre autres les missions du délégué à la protection des données, notamment le contrôle du respect des obligations du responsable de traitement à la sensibilisation et la formation du personnel qui participe aux opérations de traitement.
Le RGPD ne prévoit aucune modalité de formation particulière, mais prévoit expressément cette obligation, ce qui vous donne ainsi la liberté quant aux formes de celle-ci : formation en présentiel, formation en ligne, formation inter-établissements… L’essentiel est de choisir une modalité adaptée aux acteurs de l’entreprise et qui entre dans son budget formation.
Notez par ailleurs que le RGPD ne précise pas la catégorie de personnel devant profiter de cette formation, mais indique que celle-ci s’adresse au personnel qui participe aux opérations de traitement des données. Vous devez donc veiller à ce que les collaborateurs qui traitent les données puissent bénéficier comme il se doit de la formation et notamment le délégué à la protection de données, qui doit pouvoir justifier des connaissances nécessaires en ce qui concerne le droit et les pratiques en matière de protection des données. Les salariés occupant certaines fonctions clés les amenant à manipuler des données personnelles doivent aussi être concernés par les actions de formation et notamment les employés des ressources humaines, du service de suivi clientèle, du service informatique, etc.
De même, les entreprises dont l’activité principale consiste à traiter des données sensibles doivent veiller à ce que leur personnel reçoive la formation adaptée. Il s’agit par exemple des assurances, des hôpitaux, cliniques…
Enfin, il est important de préciser que la sensibilisation en matière de protection de données doit être étendue à l’ensemble du personnel sans distinction de poste ni de service.
Pour assurer la cybersécurité des entreprises
La formation du personnel au RGPD ne doit pas être considérée uniquement comme une obligation légale qu’il faut expédier dans un souci de conformité. Vous devez également prendre en compte son utilité pour la sécurité de votre entreprise.
Cela vous permet en effet de réduire le risque que les données sensibles de votre entreprise, et par extension l’entreprise elle-même, soient la cible des cyberattaques courantes telles que les ransomwares, les malwares, le vol de données, etc.
En sensibilisant vos effectifs à l’importance de la protection des données professionnelles, vous prévenez ces risques, tandis qu’en les formant, vous vous assurez de les doter des connaissances nécessaires pour faire face aux situations à risque.
Un avantage concurrentiel à prendre en compte
Former les salariés au RGDP entre dans une démarche globale de mise en conformité de l’entreprise à la réglementation : mise en place d’une stratégie de résilience relative à la cybersécurité, établissement d’un registre, définition d’une procédure à suivre en cas de suspicion d’attaque…
Cela signifie que l’entreprise répond à des normes particulières en ce qui concerne le traitement de ses données et en impliquant ses ressources humaines dans le processus, elle s’assure une conformité pérenne. Il s’agit d’un argument qui peut avoir du poids au niveau de la concurrence. Effectivement, en faisant valoir que vos collaborateurs sont formés à la protection des données dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes, vous avez un avantage sur les entreprises qui n’ont pas encore effectué cette démarche.
Former ses effectifs au RGPD : quelle modalité de formation privilégier ?
La sensibilisation des salariés à la protection des données ne concerne plus uniquement les managers d’équipe. Elle doit être étendue à l’ensemble du personnel qui les manipule ou qui y ont accès au quotidien dans le cadre de leur travail.
Mais comment former efficacement l’ensemble des salariés de l’entreprise à la protection des données ? Notez que si la réglementation ne fixe pas de modalité de formation particulière, la CNIL, qui est l’autorité de contrôle en matière de protection des données, définit les différentes exigences en matière de contenu de la formation des collaborateurs.
Quel doit être le contenu de la formation ?
La formation doit permettre l’atteinte d’objectifs spécifiques, à savoir : la compréhension des enjeux du RGPD et de ses conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise, la maîtrise de la réglementation RGPD et la sécurisation de la manipulation des données personnelles, la mise en pratique de la réglementation dans la vie de l’entreprise ainsi que la compréhension des sanctions en cas d’infraction à la protection des données personnelles.
Les modalités de formation
Actuellement, de nombreux professionnels proposent des forfaits de formation spécialement conçus en fonction de l’effectif des salariés et des besoins de l’entreprise. Il s’agit généralement d’une ou plusieurs séances de formation en présentiel dispensée par un professionnel de la protection de données.
Les entreprises moins flexibles peuvent quant à elles opter pour la formation en ligne, qui offre l’avantage de pouvoir être déployée à grande échelle, et donc pour un nombre conséquent de salariés.
Quelle que soit la forme de la formation que vous choisissez, vous devez veiller à ce qu’elle réponde aux exigences de la CNIL en termes de contenu pour être en conformité avec ses exigences vis-à-vis de la protection des données dans le cadre professionnel.
