30 mars 2021 Blog
Comment lancer un projet de signature électronique dans votre entreprise ?

Comment lancer un projet de signature électronique dans votre entreprise ?

L'adoption de la signature électronique est la suite logique de la dématérialisation des services dans les entreprises. Avec la démocratisation du télétravail et des solutions numériques, les signatures électroniques sont devenues essentielles pour certifier la provenance de documents ou de données sensibles. Mais bien plus qu'un outil d'authentification, elles participent à renforcer la praticité, ainsi que le gain de temps et d'argent, que l'on associe aux solutions à distance.

Ainsi, si vous avez mis en place un système de télétravail dans votre entreprise, l'augmentation de votre productivité et le renforcement de votre compétitivité ne pourront que se poursuivre avec la mise en place d'un véritable projet de signature électronique. Pour optimiser les chances de réussite d'un tel projet, il est alors primordial de bien le structurer.

Comment faire pour lancer un projet de signature électronique

La signature électronique : un dispositif qui s'impose

La signature électronique est l'un des outils qui seront indispensables pour la bonne marche des relations d'affaires dans les années à venir. Elle consiste en une innovation digitale qui permet de signer les documents numériques, donnant ainsi une valeur juridique et légale aux contrats dématérialisés. Il s'agit tout simplement d'une version numérique de la signature manuscrite. Elle facilite la conclusion de transactions ou la signature d'accords (à distance ou non), et contribue à un remarquable gain de ressources et de temps.

Plus concrètement, la signature électronique consiste pour le signataire à donner son approbation et à s'engager vis-à-vis du document qui a été signé. Elle possède une vraie valeur légale, au même titre que son homologue physique. Elle peut servir de preuve en cas de contrôle ou de litige, si l'on peut attester de l'intégrité et de la sécurité du document. Ce dernier point est d'ailleurs l'un de ceux qui justifient l'importance de bien penser le projet de signature électronique pour votre entreprise.

Grâce à la signature électronique, des documents de grande valeur peuvent être conservés pendant longtemps et valoir ce que de droit à tout moment. Il n'y a pas de risque de perte ou de destruction, comme c'est le cas avec les documents papier. D'un autre côté, avec un envoi par mail, on peut faire signer un document à n'importe qui, n'importe où, la signature électronique ne nécessitant pas forcément de se trouver en face du signataire. Cette flexibilité constitue une véritable aubaine pour le plein développement du télétravail, qui tend à devenir le mode de travail phare du futur.

Ainsi, tout indique que la signature électronique est un outil révolutionnaire qui permettra aux entrepreneurs d'optimiser leurs méthodes de travail et leurs relations avec leurs collaborateurs. Bientôt, et c'est d'ailleurs déjà le cas pour certaines structures, la plupart des gens ne voudront plus s'encombrer de paperasse et accorderont la priorité aux documents numériques. Et à ce jour, la signature électronique est le seul moyen d'authentifier les documents numériques.

Comment mettre en place un projet de signature électronique ?

Le principal enjeu de la signature électronique se trouve dans le fait de pouvoir offrir au document une véritable valeur légale et juridique qui ne peut être contestée. Le défi phare de votre projet de signature électronique sera donc de trouver le moyen de garantir l'authenticité de la signature et le consentement du signataire. Pour ce faire, il faut suivre certaines étapes et s'assurer de trouver les réponses à certaines questions.

Déterminer les objectifs de la signature électronique

Le type de signature, le contexte de la signature, ainsi que les logiciels mis à contribution peuvent changer selon les besoins de l'entreprise. C'est pour cette raison qu'il est important de bien déterminer et formuler ses objectifs.

La signature électronique peut aider l'entreprise à offrir un parcours 100% digital à ses clients, collaborateurs et même fournisseurs (de la souscription aux services à la certification de documents comptables, en passant par la validation de contrats de vente). De même, elle peut être utilisée pour rendre les processus internes plus fluides, au niveau des entreprises qui traitent de gros volumes de documents. Elle peut également servir à renforcer la sécurité des échanges, si ces derniers demandent un niveau élevé de confidentialité.

Déterminer le niveau d'identification pour le signataire

En fonction des besoins et du rôle à jouer par la signature numérique dans le processus de dématérialisation des activités de l'entreprise, cette dernière pourra déterminer quel niveau d'identification elle désire pour le signataire. En effet, l'identification adéquate du signataire influence le niveau de sécurité et d'authenticité requis pour la signature. Ainsi, cette identification peut être faite par l'envoi d'un code par SMS, par la fourniture d'un scan de la pièce d'identité du signataire, etc. En clair, il est essentiel de trouver des éléments de preuve d'identité qui peuvent octroyer une vraie valeur au document en cas de problème. Cette identification est donc plus ou moins forte, et donc plus ou moins complexe, selon l'importance du document.

Déterminer le contexte de la signature

Cette étape revient à définir les conditions dans lesquelles la signature sera apposée. Par exemple, certaines solutions peuvent garantir une signature autonome à distance (en ligne), d'autres demandent que la signature, bien qu'électronique, soit apposée en présence d'un tiers témoin. La détermination du contexte implique également de savoir si c'est un ordinateur ou une tablette qui sera utilisé(e). Par ailleurs, sera-t-il nécessaire ou non de disposer d'une connexion internet pendant la signature ? Toutes ces informations sont cruciales pour trouver la bonne solution.

Lancer un projet de signature électronique en entreprise

Faites confiance à NetExplorer pour votre projet de signature numérique

Après avoir convenablement mené toutes les étapes, il faut déterminer la solution à utiliser. La signature électronique NetExplorer représente par exemple une solution de choix pour la mise en place de votre projet, peu importe vos besoins. Notre solution assure une signature légale et surtout conforme à la réglementation eIDAS. Elle inclut les trois types de signatures prévus par cette réglementation. Il s'agit de la signature manuscrite numérisée, de la signature simple et de la signature avancée.

La première convient pour les documents présentant un faible facteur de risque comme les devis, factures, etc. Elle requiert une authentification par mail et est rapide et sans frais. La seconde est adaptée pour les documents présentant un risque limité, comme les mandats, les assurances, etc. Elle permet une authentification par code envoyé via SMS et possède une valeur légale. La dernière forme de signature est celle utilisée pour les documents très importants, nécessitant une grande sécurité. L'authentification se fait par code et grâce à une carte d'identité.

Ainsi, la solution NetExplorer est en mesure de combler les besoins de toutes les activités. Elle met à la disposition des décideurs, des outils capables d'accélérer les processus administratifs, aussi bien pour une utilisation en interne que pour une utilisation externe. Entre autres points forts, elle offre également la possibilité de signer des contrats directement en ligne. Le système de signature électronique que nous vous proposons chez NetExplorer se présente donc comme une solution complète. Elle accompagne les entreprises dans leur processus de dématérialisation et les aide à sécuriser diverses opérations avec leurs collaborateurs, leurs clients, leurs partenaires, etc.

Une fois que vous avez choisi la solution NetExplorer, il ne vous reste plus qu'à former votre personnel à son utilisation, qui est d'ailleurs très simple. Amenez-les à comprendre le but de cet outil et à bien intégrer l'importance de respecter les étapes d'utilisation.

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