Les services des ressources humaines des entreprises entretiennent des relations étroites avec le gestionnaire de paie. Cette collaboration repose essentiellement sur le partage des documents ou fichiers RH. Ces derniers permettent au cabinet de préparer la paie des salariés de l’entreprise grâce aux informations recueillies. Vous étiez habitué à envoyer les documents de vos salariés par courrier postal ou électronique à votre gestionnaire de paie ? Découvrez NetExplorer, notre solution de partage de documents en ligne destinée à moderniser et simplifier votre façon de travailler.
Qu’est-ce qu’un outil de partage de documents en ligne ?
Un logiciel de partage de documents est un outil conçu afin d’optimiser l’envoi et l’échange de documents entre les collaborateurs internes ou externes d’une entreprise. Concrètement, il s’agit d’un espace virtuel personnalisé et sécurisé à l’intérieur duquel les documents de l’entreprise sont centralisés. Les utilisateurs autorisés peuvent y accéder pour modifier ou transférer ces fichiers à d’autres utilisateurs.
Les solutions de partage de fichiers comportent une multitude de fonctionnalités aussi utiles que performantes :
- édition de documents,
- révision de fichiers,
- coédition de documents,
- partage sécurisé de fichiers,
- synchronisation des documents,
- suivi des projets en cours…
Les logiciels de partage de documents sont accessibles via internet. Il s’agit ainsi d’outils cloud sauvegardant les informations sur le net plutôt que sur des serveurs locaux ou des supports physiques. En définitive, les données RH de vos salariés ne pèseront pas sur vos infrastructures internes (ordinateurs, disques durs externes…).
Pourquoi préférer le partage de documents en ligne ?
Si vous êtes engagés dans une démarche d’amélioration du processus de partage de fichiers RH avec votre cabinet de paie, privilégiez une solution de stockage des données RH en ligne. Cela vous aidera non seulement à moderniser vos processus RH, mais également à gagner en productivité.
Suivez la tendance de la dématérialisation des processus RH
La réglementation en vigueur oblige les entreprises à faire une gestion adéquate et cohérente des dossiers RH de leurs employés. Aux États-Unis, les nouvelles règles fédérales de la procédure civile astreignent les entreprises à fournir rapidement les documents RH. Cette exigence est particulièrement compliquée à honorer dans un environnement de RH attaché aux méthodes traditionnelles (dossiers ou documents en version papier).
De plus, les pays de l’Union européenne sont de plus en plus exigeants sur le délai de conservation des documents ainsi que la rigueur des contrôles des données confidentielles.
Pour répondre à ces différentes exigences, la dématérialisation des processus RH de votre entreprise s’impose. Cela vous offrira rapidité et fluidité dans l’envoi des documents RH de vos salariés au cabinet chargé du calcul des rémunérations et de l’établissement des fiches de paie.
La dématérialisation des processus RH offre la possibilité de réduire les coûts occasionnés par une gestion manuelle.
Centralisez vos documents RH
Les solutions de partage de fichiers RH sont de véritables aubaines pour les entreprises. En effet, elles vous permettront de centraliser vos documents RH en un seul endroit et de les partager ensuite avec vos gestionnaires de paie. Tous les dossiers de vos salariés sont à jour et peuvent être consultés à n’importe quel moment par les cabinets de paie.
La centralisation des documents aide également à fluidifier les échanges entre la division RH des entreprises et les experts-comptables chargés de gérer la paie des employés.
Sécurisez vos données RH
L’utilisation d’un outil collaboratif est un moyen efficace contre le vol, la perte, l’altération ou le piratage des documents RH des employés. En effet, les solutions de partage de fichiers proposent le plus souvent le chiffrement de bout en bout des données. De même, elles exigent souvent une double authentification pour pouvoir accéder aux informations.
NetExplorer, notre solution de stockage des données RH
Vous recherchez un outil de stockage et de partage de documents RH avec vos gestionnaires de paie ? Choisissez notre solution NetExplorer pour profiter de ses nombreux avantages (envoi par lien ou mail, options de confidentialité, traçabilité des actions…).
Partagez vos fichiers RH facilement
Grâce à NetExplorer, partagez facilement tous les documents ou données RH (temps de travail, heures supplémentaires, congés, absences) de vos salariés avec le cabinet de paie. Vous pouvez envoyer différents fichiers (vidéo, photo, dossier, présentation, tableur…), sans limite de taille par e-mail ou via un simple lien. Notre outil vous envoie une notification dès que votre gestionnaire de paie révise un document ou ajoute un nouveau fichier.
Profitez d’un outil accessible en ligne via plusieurs supports
L’accès à votre espace virtuel de travail est possible depuis n’importe quel navigateur internet. Vous pourrez non seulement vous connecter depuis un PC, un MAC, un smartphone, mais aussi avec une tablette pour échanger des informations avec votre cabinet de paie.
Gardez le contrôle sur tous vos documents
NetExplorer vous permet de sécuriser le partage des fichiers confidentiels de votre entreprise. Vous pouvez ainsi définir des options de partage pour tous vos correspondants :
- date d’expiration du document envoyé,
- protection du fichier par mot de passe ou via un code SMS,
- lecture du document uniquement, sans possibilité de télécharger ou de partager.
Vous avez également la possibilité d’effectuer un suivi détaillé et régulier des fichiers partagés. Vous saurez alors exactement l’identité des utilisateurs ayant téléchargé le document ainsi que la date et le lieu de téléchargement.
Signez vos documents RH en toute sécurité
Certains documents RH requièrent obligatoirement votre signature. NetExplorer dispose d’une fonctionnalité de signature électronique pour vous faciliter la tâche. Celle-ci est conforme aux règles de l’UE en matière de signature électronique et vous offre ainsi la possibilité de sécuriser vos documents. Le processus de signature des documents est très rapide et simple.
Vous n’aurez pas à vous soucier de l’archivage des documents ou fichiers RH signés. En effet, ces derniers sont systématiquement conservés dans l’écosystème NetExplorer.
Notre logiciel de partage de documents NetExplorer est une solution dédiée aux entreprises désireuses d’optimiser le processus d’échange de fichiers RH avec leurs cabinets paie. Ergonomique, notre plateforme est très facile à utiliser et les mises à jour s’effectuent automatiquement. De même, les fonctionnalités de gestion des droits d’accès vous aideront à maintenir le contrôle sur la diffusion des documents confidentiels de vos employés. Cela est utile pour empêcher les fuites de vos données RH ou des utilisations à des fins inavouées. NetExplorer possède enfin plusieurs certifications, dont la certification ISO 9001 et la certification ISO 27001. N’hésitez pas à nous contacter pour pouvoir bénéficier de notre solution de stockage de données RH.
