08 janvier 2021 Blog
Comment retrouver les bons fichiers quand on en a beaucoup ?

Comment retrouver les bons fichiers quand on en a beaucoup ?

Lorsque votre ordinateur commence à être saturé de données de toutes sortes, il peut devenir compliqué de retrouver un document ou un fichier enregistré il y a un moment. Pourtant, il existe des astuces simples qui vous aideront à trouver facilement l'emplacement de n'importe quel fichier, même si vous ne vous rappelez que de son contenu.

Rechercher les fichiers grâce aux moteurs de recherche de votre ordinateur

Nous aborderons dans un premier temps les outils intégrés à Windows qui vous permettront de trouver les fichiers dont vous avez besoin.

Retrouver ses fichiers lorsqu'ils sont nombreux

La barre de recherche du menu Démarrer

La barre de recherche est accessible dans le coin gauche, en bas de votre écran. C'est souvent le premier réflexe lorsqu'on désire accéder à un élément dont on ne connaît pas l'emplacement exact sur son ordinateur. C'est un moyen très efficace pour retrouver un fichier qu'on a récemment consulté ou pour accéder à une des fonctions du pc. Il suffit d'écrire le nom pour lancer une recherche et avoir des propositions de résultats.

Vous pouvez affiner les résultats en modifiant certains paramètres. Généralement, Windows donne la possibilité de filtrer en choisissant par exemple les emplacements sur le PC à prendre en compte dans la recherche. Selon le réglage par défaut, la recherche peut se focaliser uniquement sur votre dossier utilisateur. C'est donc à vous de sélectionner les autres parties à considérer.

L'explorateur de fichier

L'explorateur de fichier est le deuxième outil sur lequel vous pouvez compter pour retrouver des documents ou tout autre fichier sur votre ordinateur. Une fois que vous y accédez, il propose une barre de recherche dans le coin à droite, en haut de votre écran.

Ici aussi, il est possible de faire quelques réglages pour améliorer la qualité de recherche. En effet, la recherche de base ne va pas inclure le contenu des fichiers. Cela peut donc poser problème si vous ne vous souvenez pas exactement du nom sous lequel vous l'avez enregistré.

Pour y remédier, vous aurez d'abord à entrer vos termes de recherche en prenant soin d'inclure tous les dossiers de l'ordinateur (cliquer sur « Ce PC » pour tout considérer). Il faudra ensuite accéder aux paramètres liés à la recherche, cliquer sur les « Options avancées » et cocher la partie Contenu du fichier.

Windows pourra ainsi inclure le contenu des fichiers pour vous sortir de meilleurs résultats. C'est un procédé très pratique pour retrouver des informations quand on a beaucoup de fichiers et qu'on se souvient seulement de quelques mots dans un fichier Word par exemple. Précisons que vous avez aussi la possibilité de changer l'emplacement indexé comme avec la barre de recherche dans le menu Démarrer.

Utiliser un logiciel pour trouver facilement ses fichiers

Parfois, les outils intégrés du système Windows se montrent très lents alors qu'on recherche un dossier ou un fichier qui doit être utilisé en urgence. Cela est encore plus fréquent lorsque vous avez des disques de taille importante ou un processeur de capacité réduite.

De nombreux fabricants informatiques proposent des logiciels pour résoudre ce genre de problème. Une fois installé sur votre ordinateur, le logiciel améliore l'indexation du contenu du PC. Cela va vous permettre d'obtenir des résultats plus rapides quand vous lancez une recherche pour retrouver des fichiers ou autres éléments.

L'indexation est le procédé par lequel les contenus de votre PC (fichiers, messages électroniques, etc.) sont examinés, et catalogués en fonction de leurs informations. L'index de termes peut ainsi être un mot ou une métadonnée caractéristique d'un type de fichier. C'est ce dernier qui sera consulté pour trouver des résultats en une fraction de seconde, une fois l'indexation exécutée sur votre ordinateur.

Il existe plusieurs logiciels d'indexation et de recherche sur le marché. Certains sont gratuits, d'autres non. Avant d'en acquérir, il est important de vérifier la compatibilité de l'outil avec votre PC et que les formats de fichiers pris en compte vous conviennent.

Rappelons que même sans logiciel, votre système d'exploitation intègre une fonctionnalité basique d'indexation. Vous pouvez vérifier si elle est active dans la fenêtre « Services », puis clic droit « Windows search ».

Retrouver les bons fichiers

Adopter un meilleur système de rangement

Voici quelques astuces qui vous aideront à optimiser le rangement des fichiers sur votre PC. Adoptez-les dans la mesure du possible pour éviter de perdre du temps lorsque vous recherchez un élément.

Éviter d'encombrer le bureau de l'ordinateur

C'est la première étape pour trouver vos fichiers plus facilement. Si cela peut être évident pour certaines personnes, il n'est pas rare de voir des collègues qui ont plusieurs dizaines d'icônes sur le bureau de leur PC.

Il faut limiter le nombre de dossiers ou de raccourcis. Mettez aussi les raccourcis vers les dossiers d'un côté et ceux des logiciels de l'autre.

Structurer le rangement des fichiers selon différents critères

Pour trouver plus rapidement les éléments sur votre ordinateur, il faut catégoriser les fichiers, enregistrer ceux concernant votre travail par exemple dans un seul dossier racine. Vous pourrez ensuite structurer le rangement suivant des critères tels que la date de création, la thématique, l'utilisation à en faire ou encore le logiciel de création. L'idée est de trouver les bonnes combinaisons selon votre domaine d'activité pour créer une arborescence fluide et simple des dossiers sur votre ordinateur.

Lors de l'enregistrement des documents, pensez à les nommer de façon explicite pour qu'ils traduisent réellement ce qu'il contient. Vous devez pouvoir savoir de quoi il s'agit sans avoir à l'ouvrir.

Utiliser le cloud pour conserver ses fichiers

Le cloud vous propose une nouvelle manière de stocker vos données et gérer vos programmes. Avec des applications en ligne, vous déposez vos fichiers (documents, musiques, photos, etc.) sur des serveurs localisés à distance.

Le cloud vous permet de bénéficier de nombreux avantages :

  • La gestion automatique de l'indexation et un accès rapide aux fichiers désirés grâce à sa puissance de calcul.
  • La synchronisation de votre compte sur vos différents appareils afin d'avoir accès à tout moment à l'ensemble de vos données sur ordinateur, tablette, smartphone, etc.
  • Réduire les risques de pertes de données en raison d'un manque d'espace, suite à un crash de disque dur ou encore au vol de votre ordinateur.
  • Mieux sécuriser vos données avec un système de chiffrement et de cryptage qui protège entièrement vos fichiers sur les serveurs du fournisseur cloud.

Pour conclure, bien classer les dossiers et fichiers de votre ordinateur vous permet de retrouver facilement les éléments dont vous avez besoin. Si l'explorateur de fichier permet de lancer une recherche à partir d'un nom ou d'un extrait du document, il existe 

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