Ces dernières années, le travail collaboratif s’est considérablement développé dans de nombreux milieux professionnels. En opposition à l’organisation hiérarchisée traditionnelle, ce mode de travail fait interagir les actifs de l’entreprise grâce à des canaux numériques. Dans le contexte sanitaire actuel, il représente une solution efficace pour la poursuite des activités en entreprise. Qu’est-ce qui justifie l’essor du travail collaboratif ? Comment mettre en place un système de travail collaboratif efficace et durable dans votre société grâce aux outils digitaux ?
Le travail collaboratif développe une intelligence collective au sein de l’entreprise
Ce mode de travail implémente dans l’ossature de votre entité une forme de communication innovante basée sur la culture du Lean Management. Le but est de renforcer la transversalité des compétences au sein de vos ressources humaines. Pour entretenir l’intelligence collective, l’accent est mis sur le partage accéléré des connaissances développées ainsi que sur la capacité à coopérer et à modifier de manière concertée les modes de fonctionnement de l’entité.
Cela suppose généralement la mise en place de plusieurs équipes devant être activement impliquées à chaque niveau du processus de gestion. Le système permet à chaque équipe de proposer au moment opportun des idées nouvelles à partager le plus rapidement possible avec le reste des équipes de travail. La finalité doit être l’obtention des meilleures réflexions et la prise de grandes décisions auxquelles la majorité s’identifie.
Le travail collaboratif promeut une meilleure flexibilité des actifs de l’entreprise
Sur le projet, chaque groupe de travail est responsabilisé à cause de la transparence des informations sur l’état d’avancement des activités retenues. Ces informations sont visibles par les collaborateurs à tout moment et leur permettent de s’adapter aux différents aléas ou problèmes rencontrés.
On est loin du système classique peu souple dans son organisation qui a souvent du mal à rebondir lorsque des imprévus surviennent dans l’exécution d’un projet. De plus, les collaborateurs de la société bénéficient d’une flexibilité géographique importante leur permettant de travailler de n’importe quel endroit à tout moment grâce aux avancées technologiques.
Spécialement en cette période de crise sanitaire, les cadres ou employés peuvent alors concilier parfaitement vie professionnelle et vie familiale. De quoi maintenir la motivation et les performances de vos équipes dans le cadre du télétravail.
Gain de temps et de productivité grâce au travail collaboratif
Ce mode de travail réduit considérablement le temps de travail pour certaines activités et permet donc à l’entreprise d’accroître son avantage concurrentiel par rapport aux autres structures qui prennent plus de temps pour les mêmes activités. Grâce à la centralisation des informations sur une plateforme en ligne dédiée, chaque actif interne ou externe peut en quelques clics avoir accès aux données nécessaires à son travail.
Il n’est plus nécessaire d’échanger massivement par e-mail en interne, tout se passe sur la plateforme qui conserve la totalité des fichiers, commentaires et propositions d’amélioration des projets. Combinée aux réseaux sociaux d’entreprise et aux visioconférences, la plateforme collaborative impacte positivement la productivité des équipes. En effet, ces outils permettent de simplifier les échanges et de tracer les documents importants de l’entreprise.
Ils facilitent également la visibilité desdits documents pour plus d’efficacité. Cet accroissement des performances concourt principalement à optimiser la qualité du travail effectué. Par exemple, le travail collaboratif donne à une entreprise une vision globale sur le suivi d’un projet développé et permet de réduire de façon optimale les diverses étapes de celui-ci pour la réalisation d’économies budgétaires.
Le travail collaboratif améliore l’ambiance de travail entre les membres d’équipe
Rien ne nuit plus à la productivité d’une société que des employés qui évoluent dans un environnement de travail malsain ponctué par des conflits incessants. Investir dans une solution digitale collaborative s’avère une idée intéressante à cet effet, car en travaillant ensemble, chaque individu apprend à mieux connaître les autres membres de sa propre équipe en premier lieu et ceux des autres équipes en second lieu. Naturellement, de nouveaux liens se créent et ceux déjà existants s’améliorent. Une confiance mutuelle et une véritable cohésion se combinent alors pour favoriser l’esprit d’équipe dans une atmosphère agréable.
Adoptez le travail collaboratif dans votre entreprise avec NetExplorer
Comment mettre en place un travail collaboratif efficace dans votre société ? Il s’agit de consulter le plan directeur de votre entité et d’analyser vos priorités et contraintes budgétaires afin de décider du meilleur outil de gestion collaborative. Il faut bien sûr que l’ensemble des personnes concernées soient impliquées pour cette décision.
Parmi les outils disponibles, les plateformes collaboratives en ligne sont plus recommandées. En effet, une plateforme Cloud collaborative comme NetExplorer favorise un partage sécurisé des fichiers de l’entreprise ainsi qu’un accès en ligne et hors connexion à ces fichiers via n’importe quel support mobile et offre également un espace de stockage sur mesure et protégé. Mais cela ne s’arrête pas là.
La facilité de modification d’un document en ligne
La plateforme proposée par NetExplorer intègre l’édition des documents pour vous permettre de modifier tout type de documents Office directement depuis votre navigateur Internet. Cette modification est également possible à plusieurs en choisissant l’option “édition simultanée”. Au fur et à mesure que chaque utilisateur apporte un changement, celui-ci apparaît sur l’écran en temps réel même si vous êtes en mode révision.
Vous n’avez pas à faire des sauvegardes manuelles répétées, car les modifications s’enregistrent automatiquement. Par ailleurs, l’édition de fichier sur la plateforme collaborative vous garantit une totale maîtrise de vos documents, car ils ne peuvent en aucun cas être traités par des serveurs externes. Il n’y a donc pas à s’en faire pour la sécurité et la confidentialité de vos informations.
Une rapide validation des documents
Cette option favorise l’avancement de vos projets en permettant le partage instantané d’un document important avec les utilisateurs de la plateforme. Ceux-ci pourront par la suite le valider au plus tôt pour les besoins de l’entreprise.
Par ailleurs, vous n’avez plus besoin de signer vos documents en version papier ! Les personnes concernées peuvent apposer une signature à valeur légale de manière électronique sur des devis, mandats, contrats ou autres documents importants.
La plateforme conserve l’historique de vos fichiers
Pour vous permettre de revenir en arrière à tout moment, le système garde en mémoire toutes les versions de chaque fichier. Le système de versioning peut être modifié selon les besoins de l’administrateur du réseau. Durée de conservation d’une version, nombre maximum de versions d’un document : vous pouvez décider de tout. À noter que le système de versions est compatible avec toutes les tailles et tous les formats de fichier.
En conclusion, pour s’adapter aux nouvelles réalités du monde professionnel, le travail collaboratif s’impose comme une nécessité au vu des multiples avantages qu’il offre. Le choix d’une plateforme Cloud collaborative possédant les meilleures fonctionnalités (espace de stockage sur mesure, coédition en ligne, sécurisation des fichiers, etc.) s’avère donc important pour bien prendre le train en marche et rester compétitif.
