17 mai 2022 Partage de fichiers & collaboration
Faciliter l'onboarding des nouveaux employés avec l'accès aux documents

Faciliter l'onboarding des nouveaux employés avec l'accès aux documents

Pour rester compétitive et dynamique, toute entreprise doit intégrer régulièrement de nouvelles compétences dans son équipe. Ce processus soulève souvent de nombreuses problématiques, notamment en matière d'accueil et d'adaptation des nouveaux employés au sein de la structure. C'est pour cela que la notion du processus d'onboarding est au cœur des réflexions dans le milieu professionnel. C'est dans cette dynamique que NetExplorer a mis en place une solution de partage de documents et d'échange entre les collaborateurs.

L'onboarding : un processus incontournable en entreprise

Les conséquences d'une mauvaise intégration de nouveaux employés sont généralement très lourdes pour les entreprises. Par exemple, quand une nouvelle recrue démissionne pendant sa période d'essai, cela engendre une augmentation de la charge salariale annuelle pour le poste en question. Un bon processus onboarding réduit le risque d'abandon de fonction et revêt de multiples avantages pour les sociétés. Il permet d'améliorer la marque employeur et la productivité des nouveaux salariés. Un accueil de qualité booste la motivation des recrues et favorise leur fidélisation.

Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'onboarding RH encore appelé embarquement RH regroupe les actions mises en place par les employeurs dans le cadre de l'accueil et de l'intégration des nouveaux salariés au sein de leur structure. C'est un processus qui se déroule sur une période représentant la durée minimum requise pour apprendre de nouveaux procédés de travail. À la fin de ce parcours, le nouveau travailleur doit être opérationnel et autonome. Il doit être habitué à son nouvel environnement professionnel, développer un sentiment d'appartenance et tisser des liens avec ses collègues.

Dans les cas de changement de poste, de mutation horizontale ou verticale, un processus d'onboarding doit également être mis en place pour faciliter la compréhension des nouvelles fonctions et l'échange entre collaborateurs. Cette notion RH s'applique dans tous les secteurs d'activité et est d'une grande importance, peu importe la taille de l'entreprise.

Comment réussir le processus onboarding ?

Un parcours onboarding doit être minutieusement préparé dès le lancement du processus de recrutement. Chaque collaborateur a la possibilité d'appréhender le rôle qu'il aura à jouer. L'étape de préparation se fait en commun accord avec les managers d'équipe. Au cours d'une séance de travail, il faut définir avec ces derniers un calendrier d'intégration qui précise les différentes étapes à suivre. Les éléments indispensables tels que les programmes de formation, la présentation des nouveaux membres au personnel, la visite de l'entreprise doivent être abordés.

L'une des étapes cruciales de l'onboarding RH est la mise à disposition des informations importantes pour tous les employés en général et pour le poste spécifique que doit occuper le nouvel arrivant. Cela permet aux recrues de mieux préparer leur premier jour au sein de l'entreprise. Ils sont de ce fait plus confiants et sûrs d'eux. Les nouveaux salariés se sentent aussi impliqués dès le début et prennent la mesure des attentes qui sont placées en eux.

Il faudra ensuite définir certains points importants comme l'attribution d'un mentor et la mise en place d'un programme de suivi régulier. Il est également primordial de mettre en place un bon système de communication et d'échange entre collaborateurs pour faciliter l'intégration des nouveaux membres du personnel.

Réussir votre processus d'onboarding

NetExplorer, la solution qui facilite l'onboarding des nouveaux employés

L'échange entre collaborateurs et la mise à disposition en temps réel des informations indispensables à l'accomplissement de la mission des nouvelles recrues sont des facteurs déterminants dans le processus onboarding. NetExplorer vous propose à cet effet une solution efficace qui offre de nombreuses fonctionnalités très pratiques.

Présentation de la solution cloud NetExplorer

NetExplorer est un service d'hébergement de données en ligne avec des data centers sécurisés et implantés sur le territoire français. La particularité de notre offre est que nous proposons une plateforme spécialement conçue pour faciliter l'accessibilité, le partage et le travail collaboratif. Avec NetExplorer, le partage des documents peut se faire sous différents formats en quelques clics, par mail ou par le biais d'un lien.

Même si vos nouveaux employés ne disposent pas encore de compte sur notre plateforme, vous pouvez leur permettre d'accéder en toute confidentialité à des fichiers importants. Cela les aidera par exemple à se familiariser avec la culture de votre société bien avant leur premier jour de travail. Les fichiers partagés peuvent être des vidéos (modules de formation), des photos, des dossiers, des tableurs et des présentations PowerPoint. Notre plateforme n'impose aucune limite de taille.

Les atouts de la solution cloud NetExplorer

L'un des principaux avantages de la solution cloud NetExplorer est qu'elle facilite énormément la gestion des systèmes d'information au sein des entreprises. Elle offre une prise en main aisée et une ergonomie de grande qualité.

La sécurité et la confidentialité de vos données sont garanties

Sur le plan de la sécurité et de la confidentialité, notre plateforme propose des solutions infaillibles. Notre offre est d'abord conforme à la réglementation française et européenne, contrairement à certaines solutions d'hébergement à l'étranger qui ne garantissent pas toujours la confidentialité.

NetExplorer possède une infrastructure entièrement basée en France et une offre cloud dédiée et sécurisée. Nous disposons de la certification ISO 27001, ISO 9001, PCI DSS, la conformité RGPD… Avec notre système, vous avez droit à différentes méthodes pour sécuriser vos envois. Par exemple, il est possible d'agir sur les options de partage de documents telles que la protection par un mot de passe ou par un code SMS. Vous pouvez également définir la date d'expiration d'un lien de partage.

Nous vous offrons une traçabilité efficace qui garantit la sécurité de vos données. L'historique de partage NetExplorer vous offre la possibilité de savoir qui a téléchargé un fichier, à quel moment et sa localisation.

Des fonctionnalités qui facilitent l'onboarding

Avec cet outil, le processus administratif lié à l'embauche d'un nouveau membre du personnel est simplifié. Par exemple, les nouvelles recrues peuvent vous faire parvenir leurs documents par l'intermédiaire d'un lien de dépôt que vous aurez créé. Ils n'ont pas besoin d'avoir un compte sur la plateforme pour le faire.

Une fois que les nouveaux salariés sont dans l'entreprise, le cloud vous permet de gérer facilement leurs accès aux dossiers relevant de leur compétence. Cela facilite aussi leur suivi, car les modifications qu'ils apportent sur les documents sont visibles en temps réel. Ils peuvent travailler sur les mêmes dossiers simultanément avec d'autres membres du personnel, ce qui leur évite un sentiment de mise à l'écart et un problème d'intégration. La solution cloud NetExplorer possède de nombreux autres avantages et fonctionnalités que nous vous invitons à découvrir à travers un essai gratuit. Pour en profiter, n'hésitez pas à nous contacter.

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