Aujourd’hui, pour des raisons de productivité ou d’efficacité, les employés des entreprises sont obligés de collaborer à distance. Néanmoins, la réussite du travail à distance nécessite l’utilisation de certains outils. C’est le cas par exemple des plateformes de partage de documents qui permettent aux travailleurs d’échanger facilement des fichiers importants. Découvrez les bienfaits des solutions de partage de documents pour le télétravail.
Le partage de documents, de quoi est-il question ?
Le partage de documents désigne le transfert de fichiers numériques à d’autres personnes. Les fichiers échangés entre collaborateurs peuvent être téléchargés, consultés, modifiés et renvoyés. S’il est possible de partager des documents par e-mail en pièces jointes, il est également possible d’utiliser des solutions de stockage sur le Cloud pour y parvenir.
Le stockage Cloud à l’image des services proposés par NetExplorer permet aux professionnels d’échanger des fichiers entre eux et d’y avoir accès rapidement, sans pièces jointes. Sous réserve de l’autorisation de l’auteur du document, les autres membres de l’équipe ou les clients peuvent travailler sur le fichier partagé. Deux personnes ou plus peuvent en effet collaborer en ligne sur le même fichier, en temps réel. Le partage de document permet d’échanger un grand nombre de fichiers comme :
- les documents Word,
- les diapositives,
- les documents PDF,
- les vidéos,
- les photos,
- les feuilles de calcul…
Que vous ayez une petite, une moyenne ou une grande entreprise, le partage de documents présente un réel intérêt pour l’évolution de votre activité.
Top des avantages du partage de fichiers pour le travail à distance
Entre le gain de temps, la garantie de sécurité et les économies d’argent, les outils de partage de fichiers en ligne procurent d’importants avantages aux entreprises.
Un gage de productivité
Les solutions de partage de fichiers en ligne comme NetExplorer vous épargnent des frustrations que les moyens traditionnels peuvent vous causer. Avec les méthodes classiques, vous devez en effet d’abord attendre que le fichier soit imprimé, transféré au réviseur de premier niveau, puis envoyé au niveau suivant pour une dernière ronde d’inspection. Concrètement, l’édition des fichiers requiert plusieurs heures de travail et beaucoup d’efforts de la part des employés.
À l’inverse, les outils de partage de fichiers en ligne permettent aux éditeurs et relecteurs d’avoir un accès simultané et peuvent ainsi collaborer à tout moment. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également d’augmenter la productivité des équipes de travail sur les différents projets en cours.
Un facteur de transparence de la collaboration
Les solutions de partage de fichiers sur le Cloud améliorent la communication entre les membres du personnel et les services de l’entreprise. La collaboration devient très fluide puisque les employés peuvent travailler sur les mêmes fichiers, peu importe l’endroit où ils se trouvent. La transparence de la collaboration devient encore plus visible lorsque plusieurs départements sont impliqués dans le travail. À titre d’exemple, le service de logistique de votre entreprise peut rencontrer des difficultés sur la route.
Ce dernier peut transmettre des informations opportunes au service des opérations qui se chargera à son tour de faire remonter le problème jusqu’à la direction. En fonction des données reçues, la direction va établir un plan d’action. Les outils de partage en ligne facilitent ainsi la résolution de problèmes grâce à l’amélioration de la communication entre les équipes de travail. Pour finir, si vous choisissez notre solution de partage en ligne NetExplorer, vous serez immédiatement averti lorsqu’un utilisateur modifie ou ajoute un document.
Le gain de temps
Dans le passé, il était extrêmement compliqué pour les entreprises d’expédier des fichiers volumineux. Pour envoyer un fichier volumineux, l’expéditeur doit en effet l’enregistrer sur un disque dur ou une clé USB et le remettre au destinataire. Ce processus nécessitait parfois plusieurs jours, en fonction de la localisation de la personne à laquelle le fichier est destiné. Si vous misez sur une solution de partage de fichiers en ligne comme NetExplorer, vous n’aurez pas à attendre que votre collègue imprime et partage des documents avec vous. Vous avez en effet la possibilité de partager, de recevoir ou d’éditer des documents de manière simultanée et sans limite de taille. Cela raccourcit considérablement les délais d’attente.
La garantie de l’efficacité de la gestion des projets
Les équipes de travail gèrent généralement plusieurs projets. La réussite des projets requiert une collaboration à divers niveaux entre les employés. L’utilisation des solutions ou des plateformes de partage de fichiers en ligne permet de gérer efficacement les différents projets de votre entreprise.
Ces outils vous permettent de regrouper tous les fichiers essentiels, y compris les rapports d’évolution ou d’avancement en un seul endroit. Cela facilite ainsi la gestion de vos projets. Par exemple, si vous êtes le gestionnaire des projets, vous aurez accès aux rapports et aux différentes mises à jour en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi vous faire une idée de l’état d’évolution des projets en cours et apporter au besoin des ajustements afin de booster la progression des activités. Cela vous permettra de respecter les délais fixés pour l’achèvement des projets.
Un gage d’économie
Les solutions de partage de fichiers en ligne tels que NetExplorer permettent de se passer des outils de stockage bien souvent coûteux comme les serveurs dédiés, les disques durs externes et internes, les clés USB… Si vous optez pour les solutions de stockage Cloud, vous économiserez suffisamment d’argent. De plus, l’usage des plateformes de partage de fichiers numériques requiert une bande passante minimale. De façon concrète, cela vous permettra de réaliser des économies sur les coûts d’exploitation.
Une garantie de sécurité
Les entreprises redoutent généralement les failles de sécurité. Celles-ci peuvent en effet aboutir à des vols de données confidentielles et ainsi nuire à l’entreprise. Les solutions de partage de documents en ligne offrent un accès géré ainsi qu’un stockage entièrement sécurisé aux professionnels. De ce fait, les chances pour que des fraudeurs ou des personnes malveillantes volent vos données sont moindres.
Si vous misez sur NetExplorer pour partager des fichiers entre vos collaborateurs, vous aurez droit à un niveau de sécurité et de protection élevé. Notre plateforme vous permet en effet de sécuriser l’envoi de vos fichiers et de définir des options de partage pour tous vos correspondants :
- date d’expiration du partage,
- protection des documents par mot de passe ou via un code SMS,
- type d’accès (possibilité de téléchargement ou aperçu uniquement)…
Toutes ces options répondront à tous vos besoins en termes de confidentialité et de sécurité pour les documents que vous échangez avec les collaborateurs de votre entreprise. De plus, NetExplorer, notre solution 100% française de partage de documents ou de dossiers vous permet d’avoir une traçabilité totale et de rester maître de vos données. Concrètement, vous avez la possibilité d’accéder au suivi détaillé des documents partagés sur la plateforme.
Vous pouvez donc connaître l’identité des personnes qui ont téléchargé les documents, de même que leur localisation et la date du téléchargement des fichiers. Enfin, vous disposez également du privilège de changer les options de sécurité ou de supprimer les fichiers partagés à n’importe quel moment.
