Faut-il garder tous les e-mails ou les effacer ?

Faut-il garder tous les e-mails ou les effacer ?
31 juillet 2020
Publié par Équipe NetExplorer

En 2019, plus de 293 milliards d'e-mails ont été échangés chaque jour. Et si l'on s'en tient aux prévisions, ce chiffre devrait passer à 347 milliards d'ici 2022. Ce constat suscite quelques interrogations. L'accumulation des courriels est-elle sans conséquence à long terme ? Comment les entreprises (les plus gros utilisateurs de solutions d'e-mail) doivent-elles procéder pour gérer efficacement le nombre important de courriels qu'elles reçoivent ? Faut-il supprimer les messages à partir d'un certain seuil ou plutôt les garder ? Pour répondre à ces différentes questions, plusieurs facteurs entrent en ligne de compte. On vous propose de les découvrir dans ce guide.

Pourquoi supprimer les e-mails ?

Les mails représentent non seulement un moyen de communication, mais aussi un outil de marketing redoutable. Chaque courriel que nous recevons contient des informations ou des pièces jointes dont on peut avoir besoin plus tard. Pourtant, plusieurs experts militent pour la suppression régulière des courriels lus. Pourquoi ?

Les e-mails : un impact écologique considérable

Lorsqu'on évoque l'impact écologique des e-mails, beaucoup de personnes ne savent pas de quoi il s'agit. En principe, les courriels qu'on échange chaque jour sont stockés sur des serveurs dans des datacenters connectés. Ce sont de vastes espaces composés de nombreux équipements informatiques qui servent à traiter ou stocker les fichiers. Ces appareils fonctionnent 24 h sur 24 pour permettre aux utilisateurs d'avoir accès aux e-mails à n'importe quel moment. Par conséquent, ils consomment une grande quantité d'électricité et libèrent une masse importante de dioxyde de carbone.

L'agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) estime que le stockage d'un mail qui pèse 1 Mo consomme environ 25 watts par heure. Or, le nombre de mails qu'on échange par jour est colossal et il existe des milliers de datacenters dans le monde.

e-mail

La sécurité des données

Le piratage des courriels est le moyen le plus utilisé par les hackers pour avoir accès aux informations sensibles d'une entreprise. Puisque les outils informatiques ne sont jamais fiables à 100 %, la suppression des mails sensibles est donc une solution envisageable pour éviter de subir une fuite de données.

Libérer de l'espace

Bien que l'espace de stockage proposé par les fournisseurs d'e-mails aux entreprises soit important, il n'est pas pour autant illimité. Par conséquent, lorsque vous recevez et envoyez des mails chaque jour, l'espace de stockage de votre boîte mail finit par être saturé. Dans ce cas, vous avez la possibilité de supprimer certains messages pour libérer de l'espace. C'est aussi l'occasion idéale pour se débarrasser des courriels inutiles.

Conserver certains mails : pour quelles raisons ?

Les raisons qui soutiennent la suppression des courriels sont nombreuses. Bien qu'elles soient toutes indéniables, il faut reconnaître que tous les mails ne peuvent pas être supprimés à cause de certaines contraintes.

Faciliter l'accès aux informations au sein de l'entreprise

Dans une entreprise, les courriels sont de véritables mines d'information. Il peut arriver que vous ayez besoin d'une pièce jointe envoyée par un client depuis plusieurs jours voire plusieurs mois. Donc, si vous avez l'habitude de conserver les messages électroniques reçus, il vous sera facile de retrouver les anciennes informations. C'est d'ailleurs pour cette raison que toutes les boîtes de réception proposent une option d'archivage. Grâce à elle, vous avez la possibilité de conserver jalousement les informations dont vous aurez peut-être besoin plus tard.

La traçabilité des échanges

Selon l'article 6 - II de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, les entreprises qui offre des services au public en ligne doivent conserver les données susceptibles qui peuvent permettre d'identifier les personnes ayant contribué à chaque prestation. En d'autres termes, lorsqu'un problème se présente, l'autorité doit pouvoir retracer les échanges au sein de l'entreprise afin de remonter à leurs auteurs. La traçabilité des données est indispensable dans certains secteurs d'activités comme :

  • La banque ;
  • L'assurance ;
  • L'aviation civile ;
  • La santé…

Lors d'un contrôle interne bancaire par exemple, les courriels et les données qui justifient l'existence des transactions sont pris en considération. Il est donc important de les conserver.

Quelques conseils pour une gestion efficace des mails

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises ont du mal à définir une politique claire de gestion de leurs courriels. Pourtant, ce n'est pas une tâche complexe. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider.

Procéder au tri de votre boîte mail

Le tri de la boîte mail est le moyen le plus efficace pour supprimer des mails sans regret. Pour ce faire, vous devez classer chaque message électronique que vous recevez par catégorie. C'est à cela que servent les libellés dans les boîtes de réception. Vous pouvez par exemple créer :

  • Un libellé avec le titre « important » pour les messages qui doivent être conservés ;
  • Un libellé « collaborateur » pour les courriels de vos collaborateurs ;
  • Un libellé « client » pour les requêtes des clients...

Les requêtes des clients font partie des messages que les entreprises reçoivent le plus. Ces courriels deviennent généralement inutiles dès que les clients sont satisfaits. La suppression sera plus facile si vous leur attribuez un libellé.

Le tri de la boîte mail est aussi valable pour les particuliers. À défaut de cela, ces derniers peuvent également limiter le nombre de mails qu'ils reçoivent. Il leur suffit de se désabonner des newsletters sans intérêt. À ce propos, le RGPD exige que les entreprises demandent l'autorisation des internautes avant l'envoi de newsletters. Elles doivent également proposer un lien de désabonnement à ce service.

Mettre en place une politique de sauvegarde des pièces jointes dans le cloud

Plus une boîte de réception contient de pièces jointes, plus l'espace disponible pour la réception de nouveaux messages est réduit. Or, les entreprises reçoivent un nombre important de pièces jointes :

  • Documents administratifs ;
  • Fichiers clients ;
  • Documents envoyés par les partenaires...

Ces fichiers sont pour la plupart très importants. Au lieu de les supprimer avec les mails, vous pouvez par exemple les stocker dans un cloud sécurisé. NetExplorer propose aux entreprises une solution de stockage en ligne optimisée pour le travail collaboratif. C'est un espace dédié dans lequel les professionnels peuvent ranger leurs fichiers et y accéder à n'importe quel moment.

Que faut-il retenir ?

Il est indéniable que les e-mails ont un impact négatif sur l'environnement. Leur conservation peut également augmenter le risque de fuite de données sensibles ou de saturation des espaces de stockage. Mais ce n'est pas pour autant qu'il faut les supprimer systématiquement. Certains messages électroniques contiennent des informations ou des pièces jointes importantes. C'est pour cela qu'il faut trier régulièrement vos courriels selon leur provenance afin de supprimer de temps en temps ceux qui sont inutiles.

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