Gestion de documents en entreprise, les erreurs à ne pas commettre

Gestion de documents en entreprise, les erreurs à ne pas commettre
29 septembre 2020
Publié par Équipe NetExplorer

Toute entreprise qui désire s'imposer sur le marché, et ce, sur le long terme, doit être performante sur quasiment tous les plans. Si vous avez une entreprise, vous savez sans doute que vous ne devez pas vous concentrer uniquement sur la gestion financière. Les documents sont des ressources assez sensibles qui méritent toute votre attention. Ainsi, la gestion documentaire se révèle être un levier de performance au sein des entreprises. Pour assurer une bonne gestion, certains pièges sont à éviter. Cet article vous dévoile les principales erreurs à ne pas commettre si vous souhaitez bien gérer les documents dans votre structure.

Ne pas tenir compte du cycle de vie des documents

La gestion des documents dans une entreprise ne se limite pas à l'archivage. C'est tout un processus et la sauvegarde des documents n'est que l'une des dernières étapes. De fait, un document a un cycle de vie dont vous devez tenir compte pour assurer sa gestion. Déjà, tout document généré dans une entreprise part d'une information instantanée. C'est dire qu'un courrier, une note collaborative, un article de blog ou autre document part d'une idée avant d'être matérialisé. Vous devez donc faire en sorte que la création des documents soit centralisée.

Ainsi, vous avez une vue globale sur tous les documents générés par les travailleurs de l'entreprise. En considérant le cycle de vie des documents, vous pouvez éviter la répétition des mêmes gestes ou processus pour la production des mêmes documents. Pour ce faire, vous pouvez recourir à des outils permettant l'automatisation de certaines tâches. De même, comme le font déjà de nombreuses entreprises, vous pouvez vous servir d'une plateforme en ligne qui assure le stockage et les échanges de documents entre les collaborateurs internes et les partenaires externes de votre entreprise. En 2016 par exemple, 61 % des entreprises en France utilisaient déjà des services de stockage de fichiers en ligne (données Statista).

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Ignorer l'organisation et l'indexation des documents

Toute entreprise génère un certain volume de documents pour son fonctionnement. Lorsqu'on recherche une information en particulier dans les archives, il est difficile de s'y retrouver si l'on doit parcourir de nombreux dossiers. L'une des erreurs à éviter pour la gestion des documents est le bâclage de l'organisation de ces derniers. Certes, tous les documents n'ont pas la même valeur et ne présentent donc pas le même intérêt. Toutefois, veillez à organiser tout ce que votre entreprise produit comme document. Une telle précaution vous permettra de retrouver facilement certaines données lorsque vous en aurez besoin. De même, l'organisation est la meilleure façon de préserver un document de la perte.

Dans le but d'organiser les documents de votre structure, vous devez utiliser des outils conçus spécialement à cette fin. En revanche, l'organisation doit être accompagnée de l'indexation des documents. Beaucoup d'entreprises commettent l'erreur de jeter tous les vieux dossiers dans un fourre-tout. Bien qu'il n'existe pas un système standard d'indexation des documents, vous devez trouver une solution afin d'identifier rapidement l'emplacement de tout document lorsque vous en avez besoin. Rassurez-vous, ce n'est rien de compliqué ! Vous n'avez qu'à donner un nom à chacun de vos dossiers et à classer ces derniers selon leurs dates de production et les catégories auxquelles ils appartiennent. Le système d'indexation des documents doit être le même dans toute la structure. Vous devez donc le communiquer à tous vos collaborateurs.

L'organisation et l'identification des documents doivent prendre en compte les délais de rétention des documents. Il est évident que tous les documents produits par une entreprise ne pourraient être archivés sur plusieurs années. Il y a des informations qui expirent au fil du temps et qui peuvent être détruites. Cependant, avant la destruction de tout document, assurez-vous de respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

En outre, votre entreprise se focalisant sans doute sur la productivité, vous pouvez externaliser la gestion documentaire en confiant la tâche à des spécialistes. Les professionnels pourront ainsi vous faire gagner du temps et rendre les documents plus accessibles à l'ensemble des collaborateurs.

Gestion de documents en entreprise : la dématérialisation

À l'ère des technologiques informatiques, toutes les entreprises, peu importe leur secteur d'activité, ont un défi commun : la dématérialisation. Vous faites certainement usage d'outils technologiques dans votre entreprise pour communiquer et exécuter certaines tâches. Mais qu'en est-il du recours à ces outils pour la gestion documentaire ? L'une des erreurs à ne pas commettre est de travailler uniquement avec des documents matériels, en papier.

Le stockage des dossiers en papier s'avère coûteux, puisqu'il faut prendre des mesures pour lutter contre l'humidité, les incendies, la détérioration par des insectes, etc. Aussi, il n'est pas facile de retrouver un document dans des dossiers entassés dans des cartons ou des boîtes. L'usage de documents numériques pour le fonctionnement de votre entreprise vous permettra de gagner du temps.

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Les dossiers qui ont été produits à l'origine sur papier peuvent d'ailleurs être numérisés. La dématérialisation rend les documents nettement plus accessibles à un grand nombre de personnes, peu importe leur localisation. Elle favorise ainsi le travail à distance et simplifie le partage de documents entre collaborateurs, comme le rappelle Sylvie WARTELLE, expert métier dématérialisation, lors d'une interview publiée par le groupement d'intérêt public SIB : « […] la dématérialisation permet d'assurer l'harmonisation et la simplification des processus documentaires et/ou organisationnels ».

Gérer les documents en entreprise : le stockage et la protection

Vous pensez peut-être que la plupart des documents générés par votre entreprise ne présentent d'intérêt que pour vous et vos collaborateurs. Pourtant, ces documents peuvent contenir des informations que vos concurrents aimeraient détenir pour prendre de l'avance sur vous. Les documents d'une entreprise sont d'une certaine sensibilité. Il est donc primordial d'éviter de laisser les informations de votre structure à la portée de personnes malveillantes.

Pour ce faire, vous devez travailler à la sauvegarde sécurisée de vos documents, qu'ils soient matériels ou numérisés. En clair, les données de l'entreprise doivent être protégées contre les usages non autorisés.

Ainsi, l'usage d'un cloud est nécessaire dans le cadre du stockage des documents de votre entreprise, en vue d'éviter certaines erreurs. Pour garantir le respect des données personnelles, il vous faudra alors choisir un prestataire français comme NetExplorer pour effectuer l'hébergement.

Nous vous proposons le stockage de vos données dans nos propres infrastructures implantées sur le sol français, en l'occurrence à Paris. La protection de vos documents professionnels est assurée avec nous, puisque nous faisons le stockage dans deux datacenters de haut standing. Par ailleurs, nous vous proposons un délai de 30 jours pour la rétention de données au cas où celles-ci seraient supprimées. En nous confiant le stockage de vos documents, vous pouvez donc être certain de ne pas en perdre de façon accidentelle. NetExplorer facilite les échanges et le stockage de données, et garantit la protection des documents en entreprise.

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