Aujourd’hui, les technologies numériques ont changé la manière de travailler des entreprises. Elles s’en servent pour améliorer de façon constante leurs prestations. Parmi les solutions digitales innovantes les plus en vue actuellement, figure le cloud. Ce mode d’hébergement qui repose sur la dématérialisation permet de sécuriser les données des entreprises. Il présente également de nombreux autres avantages. Quel est l’intérêt pour un cabinet comptable de gérer ses fichiers dans le cloud ?
Le partage de données en ligne avec les clients
Pour être compétitives, les entreprises doivent opter pour une politique digitale performante. Les cabinets de comptabilité ne dérogent pas à la règle. En optant pour la dématérialisation de leurs données, ils peuvent avoir accès à un espace sécurisé pour partager des fichiers avec des collaborateurs, ou en externe avec les fournisseurs ou clients. Cette méthode favorise l’accès à l’information et permet de limiter les erreurs.
NetExplorer met à votre disposition un cloud privé qui vous permet d’échanger tous les documents nécessaires à la tenue de vos comptes de façon ultra sécurisée et avec un contrôle d’accès poussé. C’est une solution qui a déjà permis à beaucoup de cabinets comptables de mieux gérer leur portefeuille client, notamment pendant le confinement où le télétravail s’est généralisé.
Sauvegarde en temps réels et Gestion en mode SaaS
La sauvegarde manuelle des données est chronophage. Elle empêche les experts-comptables de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes. Dans le cloud, il est possible de programmer une sauvegarde régulière et automatique des informations des clients. Vous n’aurez donc plus à perdre du temps pour prendre cela en charge.
La gestion en mode SaaS (software as a service ou logiciel en tant que service) est une autre possibilité très intéressante que le cloud offre. L’entreprise utilise des applications hébergées sur un serveur distant pour travailler. Elle évite donc les difficultés liées à l’installation et à la gestion des logiciels sur ses propres ordinateurs. Il faut préciser que de plus en plus d’éditeurs d’applications migrent leurs offres vers le cloud. Les experts-comptables peuvent donc avoir accès à un grand nombre de solutions de comptabilité en mode SaaS pour améliorer leurs prestations.
L’accès aux données à distance et à tout moment
Un expert-comptable est contraint de se déplacer plus ou moins régulièrement dans le cadre de son activité. Pour cela, il doit pouvoir accéder à tout moment aux données concernant ses clients. Comme évoqué plus haut, utiliser un support physique lui fait courir le risque de perdre ses fichiers ou d’oublier de copier des données importantes.
En revanche, le cloud est omniprésent et disponible 24h/24. Les données sont immédiatement accessibles depuis n’importe quelle région du globe et à n’importe quel moment de la journée, pourvu que vous soyez connecté à internet. L’expert-comptable peut également y accéder depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette).
La sécurisation des dossiers clients
Vous utilisez un support physique (disque dur, clé USB…) pour stocker vos données ? Si oui, vous n’êtes pas à l’abri d’une perte de vos informations après un incendie. De même, après un vol, une casse ou une perte de matériels, vos fichiers peuvent se retrouver dans les mains d’individus malveillants. Or, avec le cloud, les données ne sont pas stockées en interne, mais plutôt sur un ou plusieurs serveurs en ligne (à distance) qui garantissent un niveau de sécurité élevé. Ces serveurs sont détenus par un fournisseur de service cloud qui est chargé d’héberger, de stocker et de protéger vos données.
Aujourd’hui, avec le développement des outils digitaux, les cyberattaques se multiplient et les pirates sont toujours aux aguets pour exploiter la moindre faille. La sécurité est donc une priorité stratégique pour toutes les entreprises et les cabinets comptables.
Dans ce contexte, il est important de choisir un prestataire expérimenté et fiable pour éviter les mauvaises surprises. Chez NetExplorer, nos certifications ISO 27001, HDS et PCI DSS nous permettent d’apporter une entière satisfaction à nos clients. Toutes les données hébergées sur nos serveurs sont sécurisées par le protocole SSL et chiffrées avec une clé de 2048 bits. C’est ce qui se fait de mieux actuellement en matière de conservation des données privées.
La réduction des coûts
Le cloud présente un avantage financier considérable pour toutes les entreprises. Avec la dématérialisation, les cabinets comptables peuvent utiliser à distance du matériel informatique sans investir dans l’acquisition de ces équipements. De ce fait, les frais d’installation et de maintenance de serveurs physiques sont supprimés. De plus, en termes de configuration et de développement, le cloud ne nécessite pas l’intervention du service informatique du cabinet comptable qui l’utilise. Cette solution réduit donc les dépenses et permet à l’entreprise de déployer ses ressources vers d’autres projets. Toutefois, pour bénéficier des services cloud, il faut payer un forfait mensuel dont le montant est fixé en fonction de vos besoins.
Il n’est pas rare qu’un logiciel nouvellement acquis soit incompatible avec les machines d’une entreprise. Il faut alors faire des dépenses supplémentaires et investir dans un nouveau matériel. Avec la dématérialisation, vous n’aurez pas à changer de machine, car c’est le prestataire qui se charge de délivrer la puissance de traitement nécessaire. De plus, dans le cloud, les logiciels sont souvent prêts à l’emploi.
La flexibilité opérationnelle
La dématérialisation permettra aux cabinets comptables d’avoir une bonne flexibilité dans la gestion de leurs ressources informatiques. Les experts-comptables peuvent utiliser la totalité des ressources comme ils le souhaitent. Ils peuvent avoir un espace de stockage presque illimité. Ils sont également en mesure d’envoyer et recevoir des fichiers volumineux sans contrainte.
L’un des avantages du cloud, c’est qu’il offre un niveau de bande passante élevé et stable. Cela permet d’éviter les chutes de performances qui peuvent faire perdre des clients et entraîner une baisse du chiffre d’affaires. De plus, en cas de pics d’activité lorsque l’entreprise travaille sur un projet qui nécessite d’énormes ressources, il est possible d’accroître instantanément la capacité des serveurs dédiés. Pareillement, lors d’une baisse d’activité, le cabinet peut réaliser des économies en réduisant les ressources qu’elle exploite.
On retient pour finir que la gestion des fichiers dans le cloud est l’option la plus avantageuse pour un cabinet comptable. La dématérialisation est non seulement une solution économique, mais elle permet aussi d’assurer une bonne protection des données. Durant le confinement, la solution de cloud privé de NetExplorer a permis aux cabinets de partager aisément des données avec leurs clients de façon ultra sécurisée.
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