À l’ère du numérique et de la dématérialisation des documents en entreprise, l’utilisation du cloud computing est nécessaire pour optimiser les performances et la productivité des équipes. Il s’agit d’une solution qui permet d’externaliser les données informatiques à travers des serveurs distants. L’accès aux données se fait par une liaison internet sécurisée pour accéder à un large panel de services.
Le cloud computing, c’est quoi ?
Le cloud computing ou informatique en nuage est un système qui permet de fournir des services informatiques à travers internet. Son but est d’externaliser les données informatiques vers des serveurs distants établis dans des centres de stockage sécurisés et accessibles via internet. Les smartphones, les tablettes et les ordinateurs deviennent alors des points d’accès pour l’exécution des applications et la consultation des données hébergées.
Le cloud computing comprend des services de stockage et de partage de données numériques sur lesquels il est possible de sauvegarder des contenus personnels et d’y accéder à tout moment à l’aide de n’importe quel écran.
Les différents types de service cloud
Il existe différents types de services cloud : IaaS, Saas et PaaS.
L’Infrastructure as a Service ou IaaS
La solution IaaS permet d’externaliser l’infrastructure matérielle. Ici, le système d’exploitation est mis en place par les clients. Ces derniers se connectent au service pour travailler comme ils le font avec un ordinateur classique.
Le Platform as a Service ou PaaS
Avec le PaaS ou Platform as a Service, le fournisseur du service cloud prend en charge l’administration du système d’exploitation et des différents outils associés. Cela se traduit entre autres par l’externalisation de l’infrastructure matérielle, des données et des applications.
Le Software as a Service ou SaaS
La solution SaaS comprend l’externalisation complète, la mise en fonctionnement et la maintenance. Les utilisateurs peuvent également profiter de services clés en main incluant différentes applications dédiées. La connexion se fait généralement à l’aide de logiciels dédiés ou d’un navigateur web.
Les avantages du cloud computing
L’utilisation du cloud computing présente des avantages non négligeables en entreprise. La délocalisation du matériel, des données et des applications informatiques sur des serveurs distants vous permet d’optimiser les espaces de stockage de vos ordinateurs. Comme l’architecture et le stockage des données sont assurés par le fournisseur du service cloud, vous pourrez consacrer plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée relatives aux activités de votre entreprise.
Cette solution vous permet également de maîtriser et de réduire de manière significative les coûts relatifs au budget informatique. Puisque tous les logiciels sont déjà installés sur le serveur distant, vous n’aurez ni besoin d’investir dans des équipements de pointe ni besoin de gérer d’importantes infrastructures et de ressources informatiques. La mise en place d’antivirus coûteux n’est pas non plus nécessaire.
Par ailleurs, l’informatique en nuage se présente comme une excellente solution pour faciliter le travail collaboratif et à distance. Il vous suffit d’autoriser vos collaborateurs à accéder aux données rattachées à leurs tâches respectives. Quelle que soit leur position géographique, ceux-ci pourront accéder au portail de l’entreprise depuis leur écran pour consulter le compte rendu des dernières réunions, partager des avis, laisser des commentaires, etc.
En termes de sécurité et de fiabilité, le cloud computing propose des technologies permettant de protéger efficacement les données informatiques. Dans un espace Cloud comme celui de NetExplorer, par exemple, les données hébergées ne sont accessibles qu’aux personnes disposant d’un identifiant et d’un mot de passe pour éviter les risques de perte et de fuite d’informations.
La solution Cloud proposée par NetExplorer
La solution Cloud apportée par NetExplorer répond aux besoins spécifiques des entreprises pour augmenter la productivité et l’efficacité des équipes. Elle vous donne la possibilité de stocker des fichiers de toutes tailles et de tous formats dans un espace de stockage cloud hautement sécurisé.
Le partage simplifié et sécurisé des fichiers hébergés
Le partage de fichiers numériques se fait par liens pour simplifier et optimiser les échanges entre les interlocuteurs internes et externes de la société. Pour le partage sécurisé de fichiers en interne, vous avez la possibilité d’attribuer des droits spécifiques à chaque utilisateur, d’être notifié par mail en cas de dépôt ou de mise à jour de fichiers et de vérifier l’activité de la plateforme via un historique.
Concernant le partage de fichiers en externe, vous pouvez envoyer les pièces jointes par email et recevoir un accusé de réception pour faciliter le suivi de l’envoi des documents. Vous pouvez définir un mot de passe, un nombre maximal de téléchargements et le type d’accès aux documents. Cela peut, par exemple, être un simple aperçu ou strictement réservé au téléchargement.
L’optimisation du travail collaboratif
La solution Cloud de NetExplorer vous offre la possibilité de centraliser les documents sur un seul et même espace de travail dans le but d’améliorer la collaboration entre les salariés. Pour cela, vous devez attribuer des droits aux utilisateurs pour leur permettre d’accéder aux différents espaces collaboratifs. Selon les droits assignés, ils auront la possibilité d’ajouter, de modifier, de supprimer, voire d’inviter d’autres utilisateurs à travailler avec eux sur les projets qui leurs sont confiés.
Chaque intervenant pourra accéder à l’ensemble des actions effectuées sur l’espace collaboratif en temps réel et à l’historique des modifications réalisées. Les changements effectués par les utilisateurs seront également affichés sur votre écran. Il est également important de souligner que lorsque vous modifiez un document, celui-ci se verrouille automatiquement pour éviter que d’autres intervenants modifient le fichier en même temps que vous.
La signature de documents en ligne possible
Vous avez également la possibilité de dématérialiser les processus de signature. En effet, vous pourrez signer vos contrats, devis, mandats et autres documents numériques à distance et en toute simplicité. Il est également possible de suivre l’avancement du processus de signature (en attente ou signé). Conçue par des tiers de confiance, la signature électronique proposée par NetExplorer répond aux exigences du règlement eIDAS de l’Union européenne. Sa valeur légale est identique à celle de la signature manuscrite.
