Plus le système de communication d’une société est fluide et efficace, plus ses performances augmentent. Parmi les nombreux outils utilisés en entreprise pour simplifier et fluidifier les échanges entre les départements, le logiciel de partage de données doit occuper une place prépondérante. Les atouts qu’offre cet outil numérique sont innombrables. Vous souhaitez connaître les avantages de l’utilisation d’un logiciel de partage de données ? Voici le point dans cet article.
La fluidité et la facilité dans la gestion des données
Gérer quotidiennement des données colossales peut devenir un véritable casse-tête pour les dirigeants d’une entreprise. La gestion des fichiers par le biais de serveurs internes a de nombreuses limites. Non seulement elle est chronophage et très coûteuse, mais elle peut ralentir également la dynamique de l’entreprise. À la merci des défaillances techniques matérielles, cette solution est désormais dépassée.
Les logiciels de partage de fichiers ont l’avantage d’être plus pratiques. Faciles à prendre en main, ils s’adaptent à tous les profils (travailleur libéral, entrepreneur, association de professionnels du secteur public)… Contrairement aux boîtes mail, on peut envoyer n’importe quel fichier, peu importe sa taille. Avec un logiciel de partage de données, vous avez instantanément accès à toutes vos données (photos, vidéo, et autres fichiers multimédias).
Vous pouvez partager en quelques clics des fichiers volumineux sans avoir à craindre une limitation d’espace de stockage en raison de pièces jointes trop volumineuses. Il est également possible d’attribuer différents droits d’accès aux utilisateurs des fichiers partagés en fonction de leurs missions respectives.
En gros, c’est une solution fluide qui permet d’améliorer de façon drastique la gestion globale de l’entreprise.
L’accès aux données partout et en tout instant
En utilisant un logiciel de gestion de fichiers dans le cloud, vos collaborateurs et partenaires peuvent toujours accéder aux données pour lesquelles ils ont un droit d’accès, s’ils travaillent sur PC (Windows, Macintosh, Linux…), smartphone ou tablette. Les solutions applicatives de partage sont également compatibles avec tous les navigateurs.
Avec un logiciel de partage, vous avez l’assurance d’accéder à vos fichiers à n’importe quel moment et n’importe où. Depuis la maison, la chambre d’hôtel ou chez un client, vous pouvez consulter l’ensemble de vos fichiers. Il vous suffit d’avoir accès à internet, et de jour comme de nuit, toutes vos données sont à votre portée.
De plus, avec un outil numérique de partage de données comme la solution que vous propose NetExplorer, le télétravail est plus que simplifié. Depuis le confort de votre domicile, vous pouvez piloter et suivre l’évolution des activités de vos collaborateurs.
C’est également une solution pratique pour les équipes de projets internationales qui doivent travailler plusieurs semaines sur des missions de grande envergure.
La sécurisation optimale des informations de l’entreprise
Lorsqu’une société manipule de grandes quantités de données, c’est un grand défi de les sécuriser. Il faut donc anticiper diverses situations comme les suivantes :
- Un crash du disque dur si les données sont stockées sur un serveur interne ;
- Un vol d’ordinateur à la suite d’un cambriolage dans l’entreprise ;
- Une brèche informatique qu’exploite un cybercriminel pour détruire les données ;
- Une suppression manuelle des données à dessein ou par imprudence d’un employé ;
- Une catastrophe naturelle ou un incendie…
Le logiciel de partage décentralise les données au niveau des services d’hébergement et les met à l’abri de ces principaux risques. De plus, des sauvegardes des données uploadées sont régulièrement créées pour permettre leur restauration en cas d’accidents. Plus important encore, cet outil numérique contrôle l’accès aux données. Il peut identifier les adresses IP des différents postes qui ont accès aux fichiers.
Enfin, de simples paramétrages permettent d’optimiser la sécurité des fichiers partagés et de rendre plus flexible leur gestion.
L’amélioration du travail collaboratif
L’époque où seul un utilisateur pouvait ouvrir un fichier, le modifier et l’envoyer à une autre personne avant que cette dernière l’édite, est révolue. Un logiciel de partage de qualité permet à plusieurs utilisateurs de travailler simplement sur un même document. Les fichiers peuvent également être partagés avec d’autres personnes, notamment les clients, les partenaires, les prestataires externes… Cela permet de gagner du temps, de renforcer la réactivité et la productivité de l’entreprise.
L’échange d’informations en entreprise n’a jamais été aussi simple et important depuis l’avènement des plateformes de gestion de données dans le cloud. Celles-ci facilitent la création, le partage et la modification des documents de travail en temps réel. Ce sont de véritables leviers de la communication interne d’une organisation qui contribuent grandement à :
- l’amélioration de la créativité des collaborateurs,
- la motivation des salariés,
- la résolution de nombreux dysfonctionnements pendant la gestion quotidienne des activités de l’entreprise,
- la productivité des équipes et le partage des connaissances…
Ainsi, cet outil numérique bouleverse totalement les habitudes et impacte positivement le travail collaboratif. Lorsqu’une entreprise utilise un bon logiciel de partage de données, elle améliore d’une part la fluidité de ses échanges d’informations, et elle accélère d’autre part son processus de gestion, de production et de prise de décision.
La centralisation des sauvegardes et l’automatisation des mises à jour
Un même fichier envoyé par mail peut être disponible en de nombreuses versions, en raison des nombreuses éditions qu’il a subies. Dans ce contexte, il peut vraiment être très difficile de trouver le fichier finalisé, celui qui contient les données recherchées. Mais, avec un logiciel de partage, de tels problèmes ne se posent plus. Grâce à un système de sauvegarde centralisé, un document est disponible en une seule version. Tous ceux qui y ont accès peuvent le modifier à leur guise, car la version présente est toujours la plus récente.
Devez-vous faire appel régulièrement à un informaticien pour mettre à jour vos logiciels de gestion de données ? En utilisant un logiciel de partage de données, son intervention n’a plus lieu d’être. Cette solution logicielle est automatiquement mise à jour. Aucune intervention de votre part n’est requise pour disposer de la dernière version proposant les fonctionnalités les plus avancées. Voici quelques fonctionnalités qui peuvent être mises à votre service :
- la synchronisation en temps réel des données,
- l’envoi de notifications lorsqu’il y a modification, ajout ou suppression des documents,
- la recherche intégrée pour retrouver facilement et rapidement les fichiers,
- la personnalisation du logiciel aux couleurs de votre société…
En conclusion
Que retenir ? Solution astucieuse d’échanges d’informations en entreprise, un logiciel de partage de données est extrêmement pratique. Il permet aux professionnels d’accéder à leurs documents à tout moment, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Il contribue également à la fluidité des échanges, à l’optimisation de la sécurité des données et à l’amélioration du travail collaboratif. En conséquence, c’est un outil de développement, de productivité et d’accroissement de la performance de toutes les sociétés, peu importe leur taille. N’hésitez donc pas à choisir NetExplorer pour améliorer la gestion de vos données et fichiers d’entreprise.
