Partager des données entre collègues, les bonnes pratiques

Partager des données entre collègues, les bonnes pratiques
13 avril 2021
Mis à jour le : 5 mai 2021
Publié par Équipe NetExplorer

En pleine expansion, le télétravail fait désormais partie des méthodes de fonctionnement utilisées par la plupart des entreprises. Le travail collaboratif et à distance implique l'augmentation des partages de documents, que ce soit en interne entre employés d'une même entreprise ou en externe vers des clients, des fournisseurs, etc. Les professionnels sont alors confrontés aux problèmes de stockage et d'envoi de fichiers, surtout en ce qui concerne la sécurisation de ces flux d'informations. Il devient crucial pour les entreprises d'adopter les bonnes pratiques afin de garantir la sécurité des échanges de données entre collègues.

Les risques liés au partage de données dans le cadre du travail collaboratif

Les méthodes de travail dans les entreprises évoluent, de même que les challenges liés à la collaboration. Il n'est plus indispensable de partager en permanence un même espace physique avec un collègue pour pouvoir traiter un dossier ensemble. Les outils de travail collaboratif permettent de s'échanger facilement des informations, que l'on soit au bureau ou non.

Cependant, le partage accru d'information a considérablement fait augmenter le risque de fuite de données. D'après les chiffres publiés par l'Institut Ponemon en 2017, plus de 50% des fuites de données sont accidentelles, causées par un dysfonctionnement informatique ou simplement par la négligence de travailleurs qui partaient pourtant d'une bonne intention.

En effet, un collaborateur peut être amené à :

  • Travailler à partir d'un ordinateur ou autre matériel informatique non sécurisé
  • Envoyer et recevoir des informations sensibles sur des équipements non protégés
  • Échanger des données en utilisant du matériel présentant une faille de sécurité

D'un autre côté, il y a également les risques d'espionnage ou de piratage du système informatique par des cybercriminels qui s'introduisent facilement au sein de vos serveurs lorsque les précautions nécessaires n'ont pas été prises.

Les bonnes pratiques pour échanger des données entre collègues

Éviter les logiciels gratuits et grand public

En entreprise, il est déconseillé d'utiliser des plateformes ou logiciels gratuits pour les échanges de données sensibles. Vous éviterez ainsi l'utilisation abusive des informations concernant votre entreprise, vos clients ou vos salariés. En effet, ces plateformes sont souvent plus faciles à pirater pour les hackers qui peuvent intercepter vos fichiers ou encore introduire des virus provoquant des dysfonctionnements au niveau de votre système.

On estime qu'un seul serveur subit 60 000 attaques par jour, avec les PME qui représentent l'une des cibles privilégiées par les cybercriminels. Une enquête réalisée en 2016 révèle d'ailleurs que 52 % des entreprises françaises ont déjà perdu des données après avoir utilisé des outils gratuits pour un échange de fichiers en ligne non sécurisés.

Opter pour une solution d'hébergement sécurisé des données d'entreprise

Les données partagées entre les employés d'une même entreprise sont délicates et demandent une protection optimale. Pour pouvoir échanger en toute sécurité, il existe des solutions spécialement dédiées aux professionnels telles que NetExplorer. Vous avez la possibilité de partager rapidement des dossiers ou des fichiers sans limites de taille ou de format. Notre plateforme collaborative vous propose un très haut niveau de sécurité ainsi que plusieurs fonctionnalités pour travailler de façon efficace et sans risque.

Définir des droits d'accès pour le partage des données Cloud

NetExplorer permet aux entreprises d'avoir des dossiers en commun pour pouvoir échanger des données en toute simplicité avec vos collaborateurs. Définir les droits d'accès pour chaque dossier est un moyen efficace d'assurer la confidentialité des fichiers partagés. Vous pouvez sécuriser les accès pour chaque utilisateur et leur attribuer différents droits : la possibilité de lire, de modifier les fichiers ou d'inviter d'autres utilisateurs.

Grâce aux notifications et alertes automatiques d'emails, vous êtes averti à l'instant où un nouveau fichier est ajouté ou mis à jour sur NetExplorer par un utilisateur. Les Journaux d'événements quant à eux fournissent l'historique complet des actions menées par chaque collaborateur enregistré. C'est un moyen de vérifier l'ensemble des activités sur la plateforme de travail de l'entreprise.

D'autres fonctions intéressantes comme les liens de partage vous permettent d'envoyer et de recevoir des documents volumineux à travers un échange simple et rapide. Un lien de téléchargement sert à partager un ou plusieurs fichiers sans limites de taille ou de format. Vous avez également la possibilité d'utiliser les options de téléchargements qui aident à sécuriser les envois de données et à définir un mot de passe pour y accéder, préciser le nombre maximal de téléchargements ainsi que le type d'accès (aperçu uniquement ou téléchargement).

Partager des fichiers entre collègues en toute sécurité

Sensibiliser et former les collaborateurs

Quelle que soit la solution que vous choisissez pour les échanges de données au sein de votre entreprise, il est toujours important de sensibiliser vos salariés sur les enjeux de sécurité qu'implique le télétravail. En réalité, au-delà de la sécurité offerte par l'outil technologique, l'humain reste un facteur à risque important. Prenez donc les mesures nécessaires pour la formation des collaborateurs sur les meilleurs usages du matériel informatique. Faites-leur comprendre les risques encourus par l'entreprise en cas d'absence de mise à jour d'un antivirus ou par le stockage de données de l'entreprise sur des plateformes publiques.

Pourquoi choisir la solution NetExplorer pour sécuriser le partage des données ?

Pour les entreprises, NetExplorer représente une plateforme sécurisée pour le stockage en ligne, le partage de fichiers et le travail collaboratif. Nous hébergeons vos données en France grâce à nos infrastructures installées dans deux data centers parisiens. Vous bénéficiez ainsi d'une protection maximale de vos informations qui sont soumises aux législations européennes et françaises (RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données).

Nos différentes certifications témoignent de la qualité de nos services. NetExplorer est certifiée ISO 27001 (2013) pour la sécurité de l'information, ISO 9001 (2015) pour la qualité de la plateforme avec ses fonctionnalités qui répondent entièrement aux besoins des entreprises et ISO 14001 (2015) pour la protection de l'environnement par l'organisme international de certification BSI.

Exerçant dans le domaine du Cloud Computing depuis plus d'une dizaine d'années, vous pouvez compter sur notre expertise et notre expérience pour vous fournir les meilleures prestations. Les professionnels qui exercent dans le domaine de la santé peuvent également opter pour la solution NetExplorer qui répond à toutes les exigences du code de la santé publique (certification HDS, Hébergeur de Données de Santé).

Enfin, les prestations NetExplorer sont aussi certifiées PCI DSS, la norme mondiale en matière de sécurité pour tous les organismes qui effectuent la sauvegarde, le traitement et la transmission des données appartenant à des titulaires de carte bancaire et/ou de données d'authentification sensibles.

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