Pourquoi choisir du SaaS pour la gestion de fichiers de votre entreprise ?
Il y a quelques années l’échange d’informations et de documents se faisait exclusivement sous forme de papier. Cela prenait souvent beaucoup de temps. L’arrivée d’Internet et la dématérialisation des fichiers ont permis d’échanger plus facilement et rapidement notamment à l’aide des emails. Le web offre des solutions diverses et variées, c’est pourquoi il est difficile de choisir la bonne solution. Comment accéder facilement à ses documents depuis n’importe quel support ? Comment partager des fichiers avec des collaborateurs ou des clients ? Nous allons vous éclairer sur le mode SaaS (Software As A Service), le logiciel en tant que service !
Qu’est ce que le SaaS ?
Il s’agit du modèle de Cloud Computing le plus simple à appréhender pour les utilisateurs. Le système d’exploitation ainsi que les applications sont fournis directement par le prestataire. Les utilisateurs accèdent à leurs fichiers à travers une plateforme, en utilisant n’importe quel navigateur web grâce à un identifiant et un mot de passe. Cette solution de cloud computing et une solution clé en main. Les clients qui la choisissent ne se soucient pas des différentes mises à jour ou maintenances matérielles à effectuer. Le SaaS convient à tous les utilisateurs, même aux novices en informatique.
Les points forts de ce modèle de Cloud ?
- Les évolutions fonctionnelles : le logiciel est mis à jour et est amélioré en continu
- La flexibilité : les offres sont souvent sur-mesure et il est plus facile de changer d’outil que dans les cas de logiciels achetés sous licence et maintenus en interne
- La sécurité : elle peut être encore plus forte que sur des systèmes internes (choisissez bien votre fournisseur)
- Les mises à jour : plus besoin de les effectuer, tout est maintenu par le fournisseur
Le SaaS facilite la gestion des entreprises
Pour utiliser ce type de logiciel, il suffit d’une connexion Internet. L’application est accessible depuis n’importe quel navigateur web, il suffit simplement d’avoir un abonnement mensuel. Vous n’avez pas de frais d’installation, de matériel ou de maintenance, tout est géré par le fournisseur. De plus, l’organisation cliente profite des mises à jour et des ajouts de nouvelles fonctionnalités, réalisés par le fournisseur et déployés automatiquement.
Grâce au SaaS, l’entreprise met à disposition de ses collaborateurs un logiciel évolutif, facilement accessible, et bien souvent ergonomique pour la gestion des documents. Vous facilitez la collaboration, et économisez des coûts en matière d’achat de matériel, de frais de personnel et de maintenance.
Le SaaS permet également à votre entreprise d’avoir un contrôle sur l’utilisation des données et leur confidentialité grâce à une forte traçabilité, mais également d’assurer leur pérennité via la sauvegarde en ligne.
L’amélioration de la collaboration
Avec le Cloud et le mode SaaS, les fichiers sont disponibles et accessibles 24h/24, 365 jours par an. Les échanges entre salariés, dirigeants, et partenaires extérieurs sont largement facilités ! Vos données sont toujours actualisées en temps réel, et restent au cœur du travail collaboratif. Des outils facilitant le travail d’équipe viennent aussi compléter l’accès très flexible aux documents, et accroissent la productivité des collaborateurs et donc de l’entreprise.
Sites distants, partage vers l’extérieur, télétravail, collaborateurs nomades… Tous les modes de gestion de l’entreprise sont possibles grâce au SaaS, dans la mesure où les données sont accessibles et modifiables depuis n’importe où, et mises à jour en temps réel.
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