La transformation numérique ayant apporté de nombreux avantages, de plus en plus d’entreprises font confiance aux signatures électroniques, sûrs et juridiquement valables.
Quelle différence entre la signature électronique et un paraphe traditionnel ?
La signature traditionnelle nécessite du papier alors que la signature électronique ne nécessite aucun support physique, seulement un dispositif numérique tel qu’un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Il n’est souvent même pas nécessaire de parapher : l’acte de signature peut être représenté par un simple clic sur un bouton « J’accepte ».
Avantages pratiques de la signature électronique
La signature électronique facilite le travail à distance puisqu’il n’est pas nécessaire de se trouver au même endroit pour signer un document. Les documents peuvent être signés de n’importe où dans le monde, à tout moment. C’est particulièrement pertinent dans le contexte actuel, où le télétravail devient de plus en plus courant.
Un autre avantage des signatures électroniques est qu’elles permettent de gagner du temps. Contrairement aux signatures traditionnelles, qui nécessitent d’imprimer, de numériser et d’imprimer les documents, les signatures électroniques peuvent être appliquées en quelques secondes.
Le gain de temps est considérable, notamment pour les grandes entreprises qui doivent signer et gérer un grand nombre de documents.
Valeur juridique des signatures électroniques
En plus d’être pratiques, les signatures électroniques sont également légales. En fait, elles sont juridiquement contraignantes dans de nombreux pays du monde. Dans l’Union européenne, par exemple, les signatures électroniques sont juridiquement valides depuis 1999. Aux États-Unis, la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été adoptée en 2000, rendant les signatures électroniques tout aussi valables que les signatures traditionnelles.
Les entreprises peuvent ainsi signer et gérer des documents par voie électronique avec la même validité juridique que s’il s’agissait de signatures traditionnelles. Pour bénéficier d’une validité légale, il faut impérativement que le système de signature électronique soit sécurisé. Les certificats et la biométrie sont deux exemples de systèmes de signature électronique qui répondent à ce critère.
Signature électronique juridiquement valable : les exigences de sécurité
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans de nombreux pays. Pour qu’une signature électronique soit considérée comme légale, le système de signature doit toutefois répondre à certaines exigences de sécurité.
Pour qu’une signature électronique soit considérée comme légale, elle doit répondre aux exigences suivantes :
- le signataire doit être identifié de manière unique,
- l’identité du signataire doit être vérifiée par un tiers de confiance,
- le document signé doit être accessible au signataire,
- l’intégrité du document doit être maintenue.
Ces exigences garantissent que la signature électronique est valable.
Les risques de fraude sont-ils plus élevés ?
Certaines personnes peuvent craindre que la signature électronique soit plus vulnérable à la fraude que la signature traditionnelle. Or, ce n’est pas le cas. En fait, c’est tout le contraire.
La signature électronique est un système beaucoup plus sûr que le paraphe traditionnel. En effet, elle exige que le signataire soit identifié de manière unique et vérifié par un organisme de confiance. Il est donc beaucoup plus difficile pour quelqu’un de se faire passer pour une autre personne et de signer un document en son nom.
Le système de signature électronique maintient également l’intégrité du document. Il n’est ainsi pas possible de modifier le document après qu’il a été signé. Par conséquent, le risque de fraude est considérablement réduit.
Comment la signature électronique de NetExplorer est-elle sécurisée ?
La signature électronique intégrée à l’espace de travail collaboratif NetExplorer est un système sécurisé. L’utilisation de ce système de signature électronique répond aux exigences de la loi française.
La signature électronique est basée sur l’utilisation de certificats, c’est-à-dire un fichier crypté émis par un organisme de confiance. Elle se base sur un algorithme mathématique qui génère un code unique aléatoire et crypté à l’aide d’une clé de chiffrement. Ce code sera utilisé pour vérifier l’identité du signataire et s’assurer que le document n’a pas été modifié.
Pour signer un document, le signataire identifié par le certificat va devoir le valider. Sa clé privée virtuelle sera vérifiée par la clé publique de chiffrement. Ce système à double clé rend impossible la falsification d’une signature électronique et garantit la sécurité du processus.
La signature électronique NetExplorer est basée sur l’utilisation de certificats émis par l’Autorité de certification (AC) française. Cela vous permet de signer de manière sécurisée des documents qui seront partagés avec des collaborateurs, clients ou partenaires.
Qui peut signer électroniquement en entreprise ?
Seule la personne qui détient la clé privée et qui est identifiée par le certificat peut approuver un document. Dans une entreprise, il peut s’agir du responsable du service ou de la personne en charge du projet. Ce n’est pas parce que la signature est « virtuelle » que n’importe qui peut signer.
La signature électronique n’est pas une procuration générale. Il n’est donc pas possible de déléguer ce pouvoir à une autre personne. Pour avoir une validité juridique, il faut pouvoir prouver que le signataire était au courant du contenu du document au moment de la signature.
La signature électronique peut être utilisée pour tous les documents. Elle peut servir à signer des contrats, des factures, des bons de commande, etc.
Plus difficile à falsifier que la signature traditionnelle, le paraphe électronique vous aide à valider des documents en toute sécurité.
