Avec le contexte sanitaire actuel, le meilleur moyen pour que votre entreprise puisse rester active est de mettre vos employés en télétravail. Ainsi, votre société vous rapportera toujours des bénéfices, vous protégez vos employés et vous sauvez des emplois. Le travail à distance remporte l’adhésion d’un grand nombre de travailleurs, d’après une étude de Malakoff Humanis, réalisée en 2020, 82 % des salariés en télétravail en sont satisfaits. Ceci signifie que vous pouvez aussi l’adopter. Mais, pour éviter les problèmes de sécurité inhérents liés au travail à distance, un cloud privé sécurisé vous sera très utile. Dans cet article, nous vous présentons les raisons pour lesquelles c’est important.
Un accès à distance à tous les documents nécessaires
Lorsque vos employés sont en télétravail, vous devez veiller à ce qu’ils maintiennent leur productivité. Pour y arriver, chacun d’eux doit pouvoir accéder à tous les documents nécessaires à ses tâches quotidiennes. Avec un cloud privé sécurisé, vos salariés peuvent utiliser leurs applications, documents et données partout et à tout moment. Ainsi, ceux qui le désirent peuvent travailler depuis le confort de leur domicile ou en déplacement, si cela est nécessaire.
De plus, vous éviterez les pertes de données si l’ordinateur d’un collaborateur tombe subitement en panne. Les documents dont il a besoin sont en effet stockés sur un serveur distant auquel il peut avoir accès facilement. Il peut donc très bien les récupérer en se connectant à partir d’un autre appareil.
La possibilité de travailler à plusieurs sur un même document
Le travail d’équipe est très important en entreprise. Cependant, si l’on veut être réaliste, il faut reconnaître que la distance qu’impose le télétravail peut rendre la collaboration entre vos équipes plus difficiles. Le cloud computing apporte des solutions pratiques en rendant le travail collaboratif à distance plus aisé.
Par exemple, vos employés peuvent travailler sur un même fichier. Les solutions SaaS proposées par certains prestataires comme NetExplorer vous évitent d’avoir plusieurs versions du même document. Il n’y aura qu’une seule version originale qui sera mise à jour chaque fois qu’un utilisateur y apporte une modification, avec un historique consultable. La modification simultanée d’un même fichier par plusieurs personnes est bloquée par un verrouillage pour éviter les confusions. Mais les changements peuvent aussi s’afficher en temps réel pour renforcer la productivité des employés.
C’est vous qui autorisez l’accès à vos fichiers à qui vous voulez. Vous pouvez également sélectionner les droits d’accès de chaque intervenant. Certains peuvent donc avoir des accès en lecture seule, tandis que la lecture et l’insertion de commentaires seront possibles pour d’autres. Pour certains, la lecture, l’introduction de notes et les modifications seront débloquées.
Le cloud peut donc devenir un espace de travail collaboratif en ligne que vous ayez à traiter des documents comptables, des données de santé, des factures, des documents sociaux, ou des fiches de paie.
La simplification de la transmission des données
Partager des données avec des collaborateurs, des clients ou des partenaires peut être difficile lorsque les fichiers à transférer ont une grande taille.
Le cloud est alors une solution plus pratique. Les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fichiers et dossiers sans limites de format ou de taille. Ceci vous évite les frustrations dues à la limitation sur la taille des fichiers attachés par mail par exemple. Vous pourrez aussi éviter les risques de sécurité liés aux services de transfert gratuit de fichiers en ligne.
Le cloud facilite la formation des télétravailleurs
La formation de vos équipes vous permet d’offrir des services qualitatifs à votre clientèle et d’éviter le gaspillage de temps ou de ressources. Vous devez également former les nouvelles recrues pour qu’elles puissent s’habituer à vos process et méthodes de travail. Ceci facilite leur intégration.
Avec des solutions comme un cloud call center, vous pouvez entraîner vos différentes équipes à distance. De plus, dans l’espace de stockage d’un cloud privé sécurisé, vous pouvez ajouter des tutoriels vidéo (avec partage d’écran ou non) et des diapositives. Vos collaborateurs et nouvelles recrues qui ont besoin de formation peuvent les télécharger et les regarder depuis chez eux.
Une solution économique pour mettre les employés en télétravail
Avoir des employés qui travaillent à distance en se basant sur des solutions cloud est aussi économiquement avantageux pour votre entreprise. En effet, pour disposer d’un espace de travail physique confortable et fonctionnel, vous devez louer des locaux et les équiper avec du mobilier adéquat.
De plus, vous devez continuellement acheter du matériel informatique (serveurs, ordinateurs, périphériques de stockage…) au fur et à mesure que la société grandit et les maintenir à jour. Le cloud computing vous évite d’avoir à gérer l’installation de vos logiciels, les montées de versions, le nombre de licences, etc. Vous payez simplement votre abonnement et votre fournisseur cloud s’occupe de la maintenance et des mises à jour logicielles. Lorsque vos besoins deviennent plus importants, vous pouvez simplement demander une augmentation de votre espace cloud, sans que cela n’élève votre facture de manière drastique.
Un cloud privé sécurisé protège mieux vos données
Les pirates furètent partout sur internet à la recherche de données à voler. WannaCry, NotPetya, et d’autres logiciels malveillants causent des pertes de plusieurs milliards de dollars aux entreprises. La protection de vos données en télétravail n’est donc pas à prendre à la légère. Avec un prestataire fiable qui propose un cloud privé sécurisé, vous pourrez selon votre domaine d’activité :
- protéger des données de santé,
- manipuler en toute sécurité des données bancaires (comme celles des cartes de paiement),
- mettre les documents comptables, sociaux ou fiscaux de votre société à l’abri…
En effet, des prestataires français comme NetExplorer possèdent des certifications HDS, PCI DSS et ISO 27001. Pour améliorer la protection de vos données, nos datacenters franciliens possèdent des systèmes de sauvegarde pour anticiper les sinistres et les pannes et garantissent le respect du RGPD.
Que retenir ?
Mettre vos employés en télétravail est très avantageux. Vous pourrez rendre le flux de travail plus fluide et plus productif en adoptant des solutions cloud sur mesure. Cependant, pour réellement en tirer profit et vous prémunir contre les risques spécifiques à l’utilisation d’internet pour travailler à distance, faites appel à des prestataires qui possèdent un écosystème de cloud computing sécurisé pour sauvegarder vos données. Grâce à cet investissement de base, vous épargnerez beaucoup d’argent tout en offrant des prestati
