Le courrier électronique est l’un des moyens de communication les plus utilisés aujourd’hui en entreprise. Comme tout outil web, il repose sur certaines règles qui garantissent son bon fonctionnement. Ces protocoles assurent non seulement les échanges d’informations entre serveurs, mais ils contribuent aussi à la sécurisation des données d’identification. Quelles sont les différentes solutions de mails qui existent et comment fonctionnent-elles ? Quels sont leurs avantages ? Ont-elles des inconvénients ? Voici le point dans ce guide.
IMAP
IMAP est l’acronyme de : Internet Message Access Protocol. C’est un protocole qui donne un accès direct aux courriers enregistrés sur un serveur de messagerie distant. Il permet de gérer simultanément plusieurs accès et plusieurs boîtes aux lettres. Il propose aussi le tri des messages selon un grand nombre de critères. Avec le protocole IMAP, vous pouvez accéder à vos messages à partir de différents terminaux (ordinateur portable personnel, cybercafé, smartphone, tablette…) sans difficultés. C’est très pratique pour les professionnels qui sont souvent en déplacement et qui doivent consulter leur boîte mail depuis plusieurs emplacements.
Cette solution de mail permet également de réduire les risques de pertes de données, puisque les messages sont stockés et synchronisés en permanence sur un serveur. Si votre poste de travail rencontre un problème, vous n’aurez qu’à vous connecter à votre compte à partir d’un autre périphérique pour retrouver l’intégralité de vos fichiers.
Inconvénients
Cependant, l’IMAP a également quelques faiblesses qu’il est important de connaître. Étant donné que les messages sont sauvegardés sur un serveur de capacité limitée, la gestion de l’espace de stockage s’impose avec le temps. Vous serez contraint de supprimer certaines données pour faire de la place. Et même si vous envisagez de changer de serveur de messagerie, le déménagement est un peu plus complexe en comparaison avec un protocole POP. De plus, l’accès aux données avec ce protocole n’est possible que si vous êtes connecté à internet.
Exchange ou MAPI
Le protocole MAPI est une version améliorée de l’IMAP. C’est le protocole standard qu’utilisent les applications de messagerie qui fonctionnent sous Windows. Il intègre l’aspect collaboratif dans son fonctionnement et permet de synchroniser des calendriers, des contacts, des notes et des tâches. Toutes les données stockées sur un serveur Exchange sont accessibles via PC ou smartphone. On peut également y accéder via les groupwares de Microsoft. Ici, contrairement à l’IMAP, il est possible de gérer les données hors connexion. La synchronisation s’effectue automatiquement dès que la connexion est rétablie.
Avec le protocole MAPI, la transmission des messages se fait en temps réel et il est possible de partager des données (contact, dossiers de messagerie, agenda) avec d’autres utilisateurs. C’est très pratique pour la gestion des tâches et des courriers électroniques en entreprise.
Inconvénients
Cette solution de mail a aussi quelques inconvénients. Elle est très sensible à la taille et à la qualité de la bande passante. Ainsi, il vous faut une connexion de bonne qualité pour profiter pleinement de ses atouts. De plus, ce protocole n’est accessible qu’aux utilisateurs qui possèdent le client de messagerie Outlook.
Pour la synchronisation sur un serveur distant, seuls les courriers les plus récents sont pris en compte. Cela signifie que les emails qui datent de très longtemps (plusieurs années) ne peuvent pas être lus hors connexion.
Notre solution
Avec le plug-in Outlook de Netexplorer, vous pouvez profiter pleinement de votre serveur Exchange. L’extension permet de transférer des pièces jointes volumineuses sans restriction via le client de messagerie de Microsoft. Pour chaque fichier envoyé, le programme vous transmet une notification immédiatement après que le destinataire l’a téléchargé. L’outil assure une traçabilité optimale de tous vos transferts de fichiers.
POP
POP est l’acronyme de Post Office Protocol. Disponible en plusieurs versions, ce protocole permet de récupérer des emails présents sur un serveur distant. Lorsque l’utilisateur se connecte à son compte, les courriels sont tout simplement téléchargés depuis le serveur de messagerie vers son poste de travail. Les mails peuvent donc être consultés hors connexion à partir du moment où ils ont été récupérés.
Le temps de réponse du serveur est très court, ce qui permet d’y accéder même avec une connexion internet lente ou instable. Ce protocole convient bien aux structures qui possèdent un poste de travail exclusivement dédié à la réception de leurs courriers électroniques.
Inconvénients
Cependant, ce protocole présente plusieurs difficultés :
- La synchronisation des messages sur plusieurs appareils n’est pas possible ;
- Les courriels sont automatiquement supprimés du serveur dès qu’ils sont téléchargés par l’utilisateur (cela rend impossible la récupération des données en cas de problème avec le poste de travail) ;
- Les messages volumineux sont automatiquement téléchargés, ce qui peut saturer la bande passante ;
- La migration directe du POP vers un autre protocole est impossible (il faut créer un nouveau compte et déplacer manuellement les messages).
Certains logiciels de messagerie permettent toutefois de garder les messages sur le serveur pour quelques jours avant leur suppression définitive.
SMTP
SMTP (Simple Message Transfert Protocol) est un protocole de type Client/Serveur. C’est lui qui assure la transmission des courriels d’un expéditeur à un destinataire. Il ne requiert aucune authentification préalable pour fonctionner. Il faut seulement que les adresses électroniques de l’expéditeur et du destinataire existent. L’avantage majeur de ce protocole est sa facilité d’implémentation. Il est configuré par défaut sur tous les clients de messagerie. De plus, si vous changez de logiciel de courriel, il ne sera pas nécessaire de modifier les paramètres de votre serveur SMTP puisque ce dernier est totalement indépendant.
Inconvénients
L’un des inconvénients de cette solution de mail c’est qu’elle peut être utilisée pour l’envoi massif de spams. De plus, si les données qui transitent par le serveur ne sont pas cryptées, des pirates informatiques peuvent y avoir accès et les lire en introduisant un programme nuisible dans le réseau. Il est également possible d’envoyer de faux mail avec ce protocole.
En définitive, le SMTP est un protocole sortant qui gère l’envoi des courriers électroniques. La récupération de ces messages sur les serveurs de messageries s’opère par le biais d’autres solutions de mails : le POP, l’IMAP et l’Exchange. Cette dernière solution est la plus avancée. Elle permet de recevoir les courriels en temps réels et de les synchroniser sur divers terminaux.
