Rien de mieux qu’un système de partage de fichier en ligne pour favoriser le travail collaboratif et augmenter la productivité au sein d’une entreprise. Et pour cause, ce mode de travail met en avant la communication, un facteur déterminant pour le bon fonctionnement des entreprises. Si les solutions de partage de fichier pullulent sur internet, toutes les offres ne se valent pas. Il convient alors de privilégier certains critères pour choisir un prestataire sérieux, capable de combler vos attentes. NetExplorer vous en dit plus.
L’interface utilisateur
La qualité de l’interface utilisateur d’une solution de partage de fichier en entreprise est un critère essentiel. Une interface à l’ergonomie bien pensée favorise en effet une prise en main agréable. Une solution simple à utiliser ne nécessitera pas un long temps d’adaptation à vos collaborateurs. Ceux-ci pourront alors exploiter sans grandes difficultés les fonctionnalités phares d’un système de partage de document dans le cloud comme l’envoi, la modification, le téléchargement ou la recherche de fichiers. Ce dernier point est particulièrement important. Vos équipes doivent pouvoir facilement trouver les documents qu’ils cherchent sans un grand effort de recherche.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation d’une plateforme de partage de fichier en ligne permettront à vos collaborateurs de gagner un temps précieux qu’ils peuvent mettre à contribution dans des projets en cours dans l’entreprise. De quoi augmenter leur productivité. Les services cloud de partage de fichier de NetExplorer facilitent le travail collaboratif en entreprise.
La sécurisation de vos données
Toutes les entreprises le savent bien : assurer la sécurité de leurs données n’est pas une option. Et pour cause, il s’agit d’une obligation imposée par le RGPD. De plus, face à la montée en puissance de la cybercriminalité, de nombreuses entreprises françaises sont chaque année victimes de cyberattaques. Celles-ci ont de fâcheuses conséquences sur la croissance de votre entreprise et entachent sa crédibilité auprès de vos clients. C’est pour cette raison que la sécurisation de vos données est un enjeu capital.
Dans cette optique, il convient d’opter pour un système de stockage cloud qui offre un excellent niveau de sécurité. Pour vous en assurer, vérifiez bien que votre prestataire est notamment certifié ISO 27001. Cette certification témoigne de sa capacité à garantir la confidentialité de vos données sensibles. La solution que nous vous proposons chez NetExplorer vous garantit une sécurité complète de vos données, du stockage des informations à leur partage. Nos protocoles de chiffrement avancés sont en mesure d’empêcher toute intrusion dans vos données.
D’autres options supplémentaires de sécurité sont présentes sur notre plateforme comme le contrôle total de la gestion des droits d’accès à vos fichiers. De quoi garantir leur confidentialité. Vous êtes en effet le seul à définir le niveau d’accès de vos collaborateurs. Il peut s’agir de la possibilité de consulter, de télécharger ou éventuellement de modifier. De même, pour renforcer davantage la sécurité de vos échanges, différentes options de protection du lien de partage sont mises à votre disposition. Il peut être protégé par un mot de passe ou par une date d’expiration.
La souveraineté
Si la protection absolue de vos données est votre préoccupation majeure, optez alors de préférence pour un cloud souverain. Un prestataire qui dispose d’une infrastructure souveraine est un véritable gage de confiance, de sécurité et de transparence dans la gestion de vos données. Les entreprises sont habituellement soumises aux lois du pays dans lequel sont stockées leurs données. Pire encore, avec une solution de partage de fichier offerte par un prestataire américain, le Cloud Act permet au gouvernement des États-Unis d’accéder aux données de votre entreprise indépendamment de leur localisation. Dans ce contexte, vos informations sensibles ne sont pas en sécurité même si elles sont stockées dans des serveurs établis en France.
Pour une totale confidentialité et transparence de vos données, préférez un prestataire européen qui stocke vos données en France. Celles-ci seront alors soumises à la législation française qui ne permet pas la consultation de vos données sans autorisation judiciaire préalable. NetExplorer, votre partenaire privilégié se propose d’être le tiers de confiance dont vous avez besoin. Nos serveurs sont localisés en France. De quoi vous garantir une protection et une transparence totale dans la gestion de vos données.
Un accès permanent à vos données
L’objectif d’une solution professionnelle de partage de fichier dans le cloud est de faciliter le travail collaboratif en entreprise. Cela passe notamment par la présente de certaines fonctionnalités comme l’accès permanent à vos données. Leur indisponibilité est un véritable frein à la bonne marche de vos activités. Les demandes de vos clients et le traitement de leurs dossiers peuvent en effet être retardés, ce qui affecte votre crédibilité.
Un accès permanent à vos données s’accompagne bien souvent d’une hausse de la productivité de vos équipes. Elles pourront y accéder de jour comme de nuit, du lieu de leur choix et sur leur support de prédilection. Même vos collaborateurs en voyage ou qui travaillent depuis leur maison peuvent accéder en temps réel aux projets en cours. Les diverses modifications apportées par les membres de vos équipes pourront également être visibles par tous, ce qui vous permet de travailler en toute sérénité.
Chez NetExplorer, l’outil de partage de fichier que nous mettons à votre disposition vous permettra de repousser les limites du travail collaboratif en entreprise. Notre approche de la coédition de document est simple et intuitive. Tous les membres de vos équipes sont tenus informés de l’évolution du document partagé.
Autres critères à privilégier
D’autres fonctionnalités intéressantes méritent également une attention spéciale lors du choix de votre solution de partage de fichier en ligne. C’est notamment le cas des notifications, du versioning, de la validation et de la signature des documents. Les notifications par exemple vous permettent d’être tenus informés des changements (modification, téléchargement, partage…) opérés par vos collaborateurs à vos documents partagés.
En ce qui concerne le versioning, cette fonctionnalité pratique est disponible dans toute solution sérieuse de partage de fichier en ligne. En pratique, l’historique des versions de vos fichiers est conservé depuis leur création. Cela vous permet de revenir à tout moment en arrière, notamment en cas de manipulation accidentelle. Enfin, certaines plateformes de partage de fichier en ligne comme celle de NetExplorer vous permettent d’apposer une signature électronique à valeur légale à vos documents. Nos signatures sont en effet conformes à la réglementation eIDAS. La validation de vos documents se fait également en quelques clics, ce qui vous permet d’accroître la célérité de votre travail collaboratif.
Le partage de fichier en ligne est donc incontournable pour la communication au sein des entreprises. Vous savez désormais les critères à prendre en considération pour choisir votre solution. Chez NetExplorer, vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit et sans engagement de 14 jours pour mieux appréhender les différentes fonctionnalités de notre plateforme.
