Au cours de son existence, un document numérique connaît plusieurs versions. Il arrive souvent que l’on ait besoin d’accéder à des versions précédentes pour avoir une idée précise de ce qui a été modifié sur une période donnée. Si les éditeurs classiques comme Word ou Excel n’offrent pas cette possibilité, les solutions Cloud marquent la différence. Elles sont utiles dans ce contexte grâce à une fonctionnalité : le versionning de document. De quoi s’agit-il concrètement ?
Définition du versionning de document
Le versionning de document fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même document. Il s’agit d’une fonctionnalité généralement implémentée dans les services Cloud. Cette solution permet d’accéder aux différentes versions d’un fichier ou document électronique même après modifications.
On désigne par « modifications » l’ensemble des ajouts ou des suppressions effectués sur le fichier numérique. Elles représentent l’évolution que peut avoir le fichier entre deux versions. Après chaque modification, le système de versionning se charge de stocker la version V-1 (version précédente) et la nouvelle version V (version actuelle) du fichier.
En effet, toutes les fois qu’un document est modifié, le versionning évite que la version précédente soit écrasée. Ainsi, vous conservez toutes versions successives du document. Cette fonctionnalité est très importante, car elle permet de situer les responsabilités lors des travaux collaboratifs et bien plus encore.
Comment fonctionne le versionning de document ?
Les solutions Cloud sont réputées pour offrir aux utilisateurs un espace de stockage aux nombreuses fonctionnalités. Le versionning de document offre des possibilités insoupçonnées qui permettent d’optimiser le travail collaboratif et la productivité dans le monde professionnel. Voici quelques éléments caractéristiques de cette fonctionnalité.
La possibilité de choisir le nombre maximum de versions à conserver
Si le versionning de document permet de conserver les différentes versions d’un document, l’utilisateur peut définir le nombre de versions à enregistrer. Ainsi, une fois ce nombre atteint, la plus ancienne version du fichier est définitivement supprimée de l’historique des versions.
Si vous souhaitez profiter de cette fonctionnalité, choisissez les solutions Cloud de NetExplorer. Leader du Cloud computing en France, nous proposons dans nos services la fonctionnalité du versionning de document. Il s’agit de l’une des options qui vous facilitent la vie au quotidien en entreprise.
Toutes les modifications apportées sur un fichier stocké sur votre espace sont enregistrées en temps réel. Ainsi, pour découvrir toutes les versions antérieures, il vous suffit de suivre la procédure suivante :
- Pointez le fichier avec le curseur ;
- Faites un clic droit ;
- Cliquez sur « Détails » dans le menu qui s’affiche.
Vous trouverez alors la liste des différentes versions du document depuis sa création. Qui plus est, avec notre solution, l’administrateur de l’espace de travail peut définir le nombre maximum de versions qu’il faut conserver pour un fichier.
La possibilité de télécharger une version ancienne d’un document
Le versionning de document permet d’accéder en quelques clics à la timeline (historique des versions du document). Chaque utilisateur ayant les droits d’accès requis peut avoir une vue d’ensemble sur les différentes modifications apportées au document. Toutes les personnes ayant accès au fichier peuvent donc consulter une version antérieure précise selon leurs besoins. De plus, chacun peut télécharger cette version du document pour une utilisation hors-ligne.
Le suivi du document
Lors d’un travail collaboratif, il est important d’avoir une idée précise de l’évolution des travaux. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de choisir un espace de travail qui propose un système de versionning capable de fournir un détail exhaustif sur le parcours de chaque document.
Avec la solution NetExplorer, vous pouvez obtenir une liste exhaustive des diverses actions effectuées sur un document ou fichier. Au-delà des simples modifications, voici quelques renseignements qu’offre la fonctionnalité de suivi qui accompagne le versionning de document :
- Le dernier collaborateur à avoir modifié un document ;
- Le nombre d’utilisations dans les liens de partage ;
- Le nombre d’aperçus ;
- Le propriétaire de chaque version antérieure…
Les avantages du versionning de document
Le versionning de document offre plusieurs avantages à ses utilisateurs. Il simplifie la collaboration au sein des équipes, contribue à l’optimisation du temps de travail et permet de bénéficier d’un gain d’espace de stockage.
Le versionning de document facilite le travail collaboratif
Pour mener à bien un projet en entreprise, les membres de l’équipe ne sont pas obligés d’être présents dans les locaux de la société. Certains peuvent aller exécuter des missions sur le terrain dans l’optique d’atteindre les objectifs du projet. La communication entre ceux sur le terrain et ceux qui travaillent depuis les locaux de l’entreprise est d’une importance capitale pour l’avancement des tâches.
Le support commun du projet peut être un document électronique. Les participants peuvent alors avoir accès à tout moment au document depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone. Le fichier s’actualise en temps réel après les modifications apportées par chaque collaborateur dans le cadre de ses missions.
De plus, chaque modification est conservée grâce au système de versionning intégré. Tous les participants au projet sont donc au même niveau d’information. Chacun s’assure que les modifications apportées par l’autre sont cohérentes et correctes. Avec ce système, le travail collaboratif est tout simplement optimisé.
Un meilleur suivi du travail en équipe
Revenir en arrière sur une erreur, apporter une nouvelle touche plus acceptable et fusionner l’apport de plusieurs membres sont quelques actions possibles grâce au versionning de document. Le chef d’équipe arrive donc à avoir une vision claire de l’évolution des modifications à travers la timeline du document. Il peut donc situer les responsabilités en cas de problème ou encore motiver les collaborateurs qui n’avancent pas convenablement dans leurs missions.
Le gain d’espace de stockage
Sans la fonctionnalité de versionning, vous seriez obligé d’enregistrer plusieurs documents pour avoir une trace des diverses modifications effectuées. Grâce au versionning de document, les différentes versions d’un même document ne sont pas enregistrées séparément. Elles sont compilées. Vous bénéficiez ainsi d’un gain d’espace dans votre système de stockage en ligne.
NetExplorer vous offre une plateforme collaborative avec un système de versionning sur-mesure. La gestion des versions que nous vous proposons avec notre solution Cloud vous permettra d’optimiser vos collaborations et de gagner en temps.
