23 septembre 2022 Blog Partage de fichiers & collaboration RGPD Sécurité informatique
Signature électronique : une technologie nécessaire en entreprise

Signature électronique : une technologie nécessaire en entreprise

Les signatures électroniques sont importantes : elles permettent aux entreprises de gagner du temps et de l'argent en rationalisant le processus de signature.

Les signatures électroniques sont aussi plus sûres que les signatures traditionnelles sur papier, ce qui en fait l'option idéale pour les entreprises de toutes tailles. Si vous cherchez un moyen d'accélérer votre flux de travail tout en préservant la sécurité de vos données, les signatures électroniques sont la solution que vous recherchez.

Qu'est-ce qu'une signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?

Une signature électronique, également appelée « e-signature », est une version numérique d'un paraphe manuscrit traditionnel. Elle peut être utilisée pour signer des documents par voie électronique et est juridiquement reconnue dans de nombreux pays.

Pour signer un document électroniquement, il vous faut un logiciel spécialisé, puis taper votre nom dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur le bouton « Signer ». Cela ajoutera une signature numérique unique au document, assortie d'un certificat de sécurité, qui pourra ensuite être envoyé par courrier électronique ou téléchargé. Il n'est pas forcément nécessaire d'ajouter un paraphe.

L'utilisation des signatures électroniques présente de nombreux avantages, notamment :

  • La commodité : il n'est pas nécessaire d'imprimer les documents et de les signer physiquement.
  • La sécurité : les signatures électroniques sont plus sûres que les paraphes manuscrits traditionnels, car elles ne peuvent pas être modifiées ou imitées.
  • L'efficacité : les signatures électroniques permettent de gagner du temps en éliminant la nécessité d'envoyer des documents par courrier physique.

Les banques et les offices de notaires utilisent désormais couramment les signatures électroniques pour accélérer le processus d'assurance de prêt, d'authentification de documents, etc. 

De nombreuses entreprises utilisent aussi les signatures électroniques pour signer des contrats, des accords et d'autres documents importants.

Les avantages de l'utilisation des signatures électroniques dans les entreprises

La signature électronique est un moyen numérique de valider des documents et des contrats et est légalement reconnue en France depuis 2016. Elle offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment un gain de temps, une meilleure traçabilité et une reconnaissance juridique.

La signature électronique peut faire gagner du temps à votre entreprise de plusieurs façons. 

Il n'est d'abord plus nécessaire d'imprimer, signer et numériser des documents. Ce processus peut s'avérer particulièrement chronophage et coûteux lorsque plusieurs signatures sont requises. Elle raccourcit ensuite le processus de signature global en aidant à signer électroniquement les documents en quelques secondes.

Par rapport aux signatures traditionnelles sur papier, les paraphes électroniques offrent une meilleure traçabilité et sécurité. Avec une signature électronique, vous pouvez voir exactement qui a signé un document et quand. Ces informations peuvent s'avérer précieuses en cas de litige. En France, la signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite depuis mars 2016.

D'un point de vue écoresponsable, elle vous permet de réduire la consommation de papier. Moins de documents à imprimer, moins de cartouches d'encre à remplacer et moins de ramettes de papier consommées ! Cela peut se faire dans le cadre d'une démarche de réduction de l'empreinte carbone et de la préservation de l'environnement.

Elle offre aussi la possibilité de numériser une bonne partie des documents, et donc d'accélérer la transformation digitale des entreprises. Les problématiques de stockage des archives papier sont ainsi progressivement remplacées par le développement de nouvelles solutions de stockage numérique des données, notamment le cloud computing sécurisé. Disposer d'un coffre-fort numérique où stocker ses documents signés électroniquement aide à disposer d'un véritable « notaire numérique ».

En sommes, la validation et la signature électronique des documents permet de gagner du temps et d'améliorer la traçabilité, tout en bénéficiant d'une valeur juridique.

Les avantages de l'utilisation des signatures électroniques dans les entreprises

Comment créer une signature électronique pour votre entreprise ?

Vous allez avoir besoin d'un logiciel spécialisé qui offre des fonctionnalités de signature électronique sécurisée. La création d'une signature numérique avec NetExplorer est simple et ne prend que quelques secondes. Elle se déroule comme suit :

  1. Allez à la page « Créer une signature » dans votre compte NetExplorer.
  2. Tapez votre nom dans le champ prévu à cet effet.
  3. Cliquez sur le bouton « Signer ».
  4. Votre signature sera ajoutée au document, ainsi qu'un certificat de sécurité.
  5. Le document peut ensuite être téléchargé ou envoyé par mail.

La création d'une signature électronique pour votre entreprise est simple et rapide et offre de nombreux avantages. Il faut cependant choisir un logiciel qui offre le plus haut niveau de sécurité possible : un simple paraphe numérique sans certificat de sécurité associé au document n'a pas la même valeur.

Les différentes façons d'utiliser les signatures électroniques pour votre entreprise

Une fois que vous avez créé une signature électronique pour votre entreprise, il est possible de l'utiliser de différentes façons. Une même signature peut être utilisée sur plusieurs appareils.

Voici quelques exemples pour utiliser la signature électronique :

  • Ajout d'une signature à un document Word ou PDF avant de l'éditer.
  • Ajout de la signature à un formulaire en ligne.
  • Utilisation de la signature pour signer un contrat ou un accord.
  • Envoi d'un document avec sa signature par courrier électronique.
  • Archive de documents avec une signature.
  • Utilisation d'une signature à des fins d'authentification.

Il faut rappeler que la signature électronique a une valeur juridique. Tous les documents classiques signés par ce moyen sont donc légalement reconnus.

L'importance de préserver la sécurité de votre signature électronique

Il est important de sécuriser votre signature électronique, car elle peut être utilisée pour commettre une fraude ou signer des documents à votre insu. Pour protéger votre signature, NetExplorer vous propose la double authentification par clé unique, qui est particulièrement sécurisée. L'envoi d'un token unique sur votre mobile associé au compte offre la garantie que vous seul pouvez signer les documents. NetExplorer vous propose également une solution de stockage sécurisée de vos documents numériques.

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