Depuis quelques années, le travail collaboratif est d’une importance capitale pour les entreprises. Il s’impose de plus en plus au sein des organismes avec l’essor du numérique. Cependant, il arrive parfois que le travail collaboratif soit limité dans les grandes entreprises. La dispersion géographique des collaborateurs en est la principale cause.
Heureusement, il existe aujourd’hui les plateformes collaboratives qui permettent de supprimer cette distance physique qui sépare les collaborateurs d’une entreprise. C’est ce qui explique l’intérêt pour les jeunes startups comme pour les anciennes entreprises d’opter pour cette solution. Découvrez dans cet article les raisons pour lesquelles une entreprise collaborative gagne en efficacité, et ce qu’il faut pour réussir votre transformation numérique grâce aux solutions digitales.
Optimiser le temps de travail en entreprise grâce à la collaboration
L’avantage le plus flagrant du travail collaboratif est le gain de temps qu’il offre. Et les salariés des entreprises l’ont compris. D’après plusieurs études, plus de 74 % des salariés français plébiscitent le travail collaboratif en entreprise. Concrètement, grâce aux outils digitaux de collaboration, toutes les données et tous les documents d’une entreprise peuvent être centralisés dans un unique lieu : la plateforme dédiée.
Les salariés autorisés peuvent alors accéder à tout moment à cette plateforme en quelques clics. En conséquence, la documentation devient donc facile et rapide. Finies les pertes de temps pour mettre à jour les états et les feuilles de calcul par exemple. De même, la solution permet de supprimer les réunions insignifiantes qui avaient pour but de permettre aux collaborateurs d’être au même niveau d’information.
Avec les outils collaboratifs, vous gagnez à coup sûr du temps. Vous pouvez alors mettre à profit ce gain de temps pour vous concentrer davantage sur la stratégie de développement de votre entreprise.
Une grande flexibilité géographique pour les entreprises collaboratives
Outre le gain de temps en interne, la digitalisation des entreprises facilite le travail à distance. Grâce à une plateforme dédiée, vous pouvez travailler avec vos collaborateurs, quelle que soit leur situation géographique. Les outils collaboratifs permettent de suivre également en temps réel la productivité des employés distants.
Vos collaborateurs ne sont plus obligés de se déplacer sans cesse pour travailler. Ils économisent donc du temps. Selon les entreprises, ce gain de temps est réinjecté dans le processus de production, ce qui permet d’optimiser le rendement au niveau individuel. Pour d’autres sociétés, le gain de temps réalisé permet de dégager du temps pour que les collaborateurs équilibrent leur temps de travail professionnel/personnel. Ils peuvent passer plus de temps avec leurs proches et sont en forme pour travailler.
Une communication rapide en interne et en externe
Les plateformes collaboratives mettent à la disposition des entreprises plusieurs fonctionnalités qui facilitent le partage d’informations tant au sein de l’entreprise qu’à l’externe. Ainsi, le nombre d’e-mails que les collaborateurs s’échangent par exemple en interne diminue considérablement. En effet, les plateformes dédiées intègrent généralement des solutions de messagerie instantanée. Cela facilite grandement la communication en interne. Par conséquent, l’entreprise gagne en efficacité et favorise les échanges tout comme l’esprit de collaboration.
Les plateformes collaboratives facilitent également la communication entre l’entreprise et les acteurs externes (fournisseurs, clients, partenaires techniques et financiers…). Pour ce faire, on adopte dans un premier temps des documents dématérialisés et on les centralise sur la plateforme dédiée. En quelques clics, vous pouvez alors envoyer des documents comme :
- les factures,
- les reçus,
- les bordereaux,
- les documents financiers…
Une solution cloud favorise la sécurisation et la gestion des données
En matière de travail collaboratif, il est indispensable de s’équiper d’une solution qui offre des garanties de sécurité solides. En effet, le cloud permet non seulement de stocker des données, mais aussi de les sécuriser. Il permet également d’optimiser la gestion des fichiers.
On retrouve sur le marché plusieurs outils qui permettent d’assurer avec efficacité le travail collaboratif au sein des entreprises. Lequel faut-il donc choisir ? Pour ne pas se tromper, il est conseillé de prendre en compte plusieurs paramètres à savoir :
- la sécurisation des documents stockés (chiffrements de données),
- la sécurisation des accès aux données (habilitations, mots de passe…),
- la durée de rétention des données en cas de suppression,
- la limitation des transferts et des téléchargements,
- le stockage des données en Europe (conformité à la RGPD).
De même, la plateforme idéale est celle qui est conçue pour être simple à prendre en main. Ainsi, les collaborateurs n’ont pas besoin de révolutionner leur façon de travailler pour l’utiliser pleinement et efficacement. La plateforme collaborative NetExplorer répond à tous ces critères. Notre solution cloud sécurisée a été pensée pour faciliter et optimiser le travail collaboratif des entreprises.
En l’adoptant, vous n’aurez plus à être confronté aux contraintes du travail collaboratif à distance. Vos données seront également protégées à 100 %. En effet, la plateforme offre une garantie de sécurité maximale. Vous pouvez y stocker tous les types de fichiers. Il est même possible de créer un espace archives pour y placer vos données afin de toujours les retrouver rapidement au besoin.
Devenir une entreprise transparente et fiable avec le Cloud
Grâce à la centralisation des données sur une seule plateforme, les mises à jour et réajustements de projets sont visibles et accessibles à tout moment. Le processus à suivre pour l’exécution des tâches et la stratégie de travail à adopter sont clairement définis et immédiatement accessibles aux concernés. Ainsi, les collaborateurs et les différentes parties ont une vue globale et actualisée de l’état de chaque projet. L’information est alors transparente. Fini le temps des magouilles où les décisions étaient prises derrière des portes fermées.
La transparence de l’information permet aussi de situer les différents niveaux de responsabilités au sein des équipes. Alors, chaque travailleur contribue efficacement à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Grâce au cloud, la transparence en entreprise s’adresse aussi aux externes. Les entreprises rendent par exemple publiques des informations qui autrefois étaient gardées privées :
- les procédures internes,
- les pratiques de recrutement,
- les chiffres de performance et de croissance,
- les revenus et les gains…
Cela permet aux entreprises de renforcer leur notoriété auprès de leurs clients. L’idée derrière cette transparence est d’encourager la confiance de ces derniers, mais aussi celle des collaborateurs. Le Dalaï-lama ne disait-il pas qu’« un manque de transparence entraîne un manque de confiance et un profond sentiment d’insécurité » ? Il a vu juste, et le cloud peut s’avérer la solution idéale qui vous permettra de gagner le respect de vos clients en devenant une entreprise transparente.
En résumé, le travail collaboratif offre de nombreux avantages comme le gain de temps, la flexibilité géographique et l’augmentation de la productivité des équipes. Choisir une excellente plateforme collaborative comme NetExplorer vous permet de bénéficier de tous ces avantages. Il n’y a pas mieux pour gagner en efficacité et en rentabilité.
