Synchronisation de fichiers en temps réel

15 octobre 2015
Publié par Equipe NetExplorer

synchronisation de fichiers en temps réel

La synchronisation de fichiers en temps réel s'impose de plus en plus dans les entreprises.

Dans un contexte où le travail des collaborateurs est devenu de plus en plus mobile, et où la collaboration des équipes est au centre de la performance de l'organisation, la synchronisation est aujourd'hui un outil indispensable pour les entreprises.

Synchronisation de fichiers, un outil collaboratif performant

Si la synchronisation est devenue aussi importante pour les entreprises, c'est tout simplement parce qu'elle permet aux collaborateurs d'accéder à leurs fichiers depuis l'appareil de leur choix, et dans leur dernière version. En effet, si plusieurs équipiers partagent un dossier synchronisé, l'un pourra accéder à ses documents depuis son ordinateur fixe dans l'entreprise, tandis que l'autre les aura à sa disposition sur son PC portable en déplacement chez un client par exemple. Les outils de synchronisation permettent donc de s'assurer que l'ensemble des collaborateurs équipés ont accès à leurs fichiers, depuis n'importe où, et dans leur dernière version.

Si vous optez pour une synchronisation à double sens, c'est à dire sur un modèle où chaque appareil envoi et reçoit de la donnée, l'ensemble des actions sur les documents sont synchronisées. Ainsi, si les collaborateurs ajoutent un fichier dans le dossier synchronisé, en modifient ou en suppriment un, l'ensemble des actions sont répercutées sur tous les appareils.

Si je travaille dans une entreprise multi-sites qui dispose de bureaux à Paris, Berlin et Barcelone par exemple, je peux aisément travailler en équipe avec des collaborateurs de chacun de ces sites sur un projet, puisque chacune de mes actions est prise en compte à distance sur leur poste et inversement. Dans un autre cas de figure, si je suis souvent en déplacement, je peut mettre à profit mes temps de trajet pour travailler, et tout ce que je fais sur mon ordinateur portable se répercute et se met à jour sur mon ordinateur de bureau. C'est donc un outil collaboratif très utile pour vos équipes !

Synchroniser des fichiers en temps réel, la solution idéale pour partager un dossier à plusieurs facilement

Pour choisir un logiciel de synchronisation, un entreprise doit prendre en compte plusieurs éléments, comme les garanties de sécurité, la protection du caractère confidentiel des données synchronisées, ou encore les outils collaboratifs disponibles. Parmi la liste des critères de choix déterminants pour opter pour un outil de synchronisation performant, figure également le temps de transfert proposé.

En effet, quel est l'intérêt de mettre en place un système de synchronisation pour favoriser le travail collaboratif et/ou à distance, si les actions faites sur les fichiers ne sont prise en compte que 2 ou 3 heures plus tard ? Choisir un outil pour synchroniser ses dossiers avec des temps de transfert trop longs serait totalement contre-productif.

Pour remédier à ce problème, il existe un autre type d'outils, le logiciel de synchronisation en temps réel, qui permettent d'envoyer et de recevoir de la donnée à l'instant T. Ainsi, toute action réalisée depuis un dossier est immédiatement diffusée à tous les autres appareils où le même dossier est synchronisé. Ces temps de transfert très réduits (de l'ordre de quelques secondes à quelques minutes selon la quantité de données à transférées) permettent de fluidifier encore plus le travail en équipe.

Si j'ajoute un document depuis Paris, mon collègue à Barcelone l'aura à sa disposition dans la foulée et pourra le consulter et y travailler dessus directement. Je verrai alors ses modifications en temps réel, etc.

Comment fonctionne la synchronisation de fichiers en temps réel ?

Les outils de synchronisation fonctionnent sur le principe du traitement des actions en évènements. Les actions (ajout/suppression/modification...) sont des "événements" traités puis diffusés à l'ensemble des appareils où le dossier est synchronisé.

Dans le cas des logiciels de synchronisation standards, les évènements vont être traités par lots. Par exemple, l'outil va créer une file d'attente, et attendre qu'elle soit remplie d'évènements pour les traiter. Ce peut être 20 évènements, 50, 100 ou 1000, tout dépend du logiciel. Plus les lots seront élevés, plus les délais de synchronisation seront longs.

A l'inverse, lorsque vous optez pour un système de synchronisation en temps réel, les évènements ne sont pas traités par lot. Ainsi, dès qu'une action est réalisée, elle est automatiquement diffusée, à l'instant T. C'est donc un gain de temps précieux !

Et vous, utilisez-vous déjà un outil de synchronisation en temps réel ?

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