Les avancées technologiques et la numérisation ont favorisé la popularisation d’une nouvelle forme de travail en équipe dans le milieu professionnel. Tant et si bien que de nombreux outils ont vu le jour pour accompagner cette nouvelle dynamique.
Le travail est aujourd’hui plus collaboratif, en ligne et surtout basé sur les valeurs clés de l’agilité qui placent l’humain au cœur de tous les processus. À n’en plus douter, les outils de travail collaboratif offrent un réel gain de productivité. C’est pour cela qu’il faut les choisir avec minutie. Voici quelques critères de choix pour accompagner vos équipes lors du travail en ligne et collaboratif.
Comment choisir votre outil collaboratif ?
Toutes les entreprises ne sont pas structurellement identiques. Vous devez donc tenir compte des fonctionnalités, de la prise en main, de la qualité du service du fournisseur et enfin de la protection des données, avant de retenir l’outil collaboratif qui vous convient.
La prise en main
Vous devez choisir un outil ergonomique avec une interface conviviale et facile à appréhender. Une plateforme facile à comprendre permet une utilisation plus rapide et plus efficace. Cependant, un outil dont la prise en main est simple ne veut pas dire qu’il a des fonctionnalités sommaires.
Les fonctionnalités
Elles sont fondamentales lorsque vous voulez acheter votre outil collaboratif. Même si à première vue elles comblent vos attentes du moment, pensez aux fonctionnalités dont vous aurez besoin à l’avenir. L’outil doit dès le départ être complet sans être un fourre-tout pour vous permettre de centraliser les données de votre travail en équipe.
La sécurité
L’un des objectifs du travail collaboratif en ligne est de fluidifier le partage des données. L’espace commun doit donc être sécurisé tout comme les informations échangées dans cet environnement.
Le service
Le service client du prestataire qui vous fournit un outil de travail collaboratif doit être de qualité supérieure. Les éléments comme la disponibilité, le temps de réponse, les moyens de contact (téléphone, chat, réseaux sociaux, courriel) sont à vérifier.
Les catégories d’outils de travail collaboratif
Différents types d’outils de travail collaboratif sont disponibles sur la plateforme de NetExplorer, pour faire adhérer vos équipes à ce type d’organisation et vous permettre de développer votre activité grâce aux solutions digitales.
Un espace collaboratif de travail
Il n’y a pas de solution miracle pour augmenter la productivité de vos équipes. Cependant, une meilleure organisation du travail peut fortement contribuer à améliorer le rendement de vos collaborateurs. L’espace collaboratif de travail est un environnement dans lequel vous réunissez les membres d’une équipe projet. Vous pouvez alors mettre à leur disposition les ressources nécessaires à sa mise en œuvre.
Les avantages
La mise en place d’un espace de travail résout le problème fondamental de l’accès permanent et du suivi des modifications des données. Vous pouvez ainsi consulter la liste des intervenants et tous les dossiers partagés. Tous les collaborateurs présents dans l’espace ont un accès continu aux ressources mis en ligne. L’objectif est d’avoir des interactions en temps réel puis de lever les éventuels blocages.
La mise en œuvre
L’administration de l’espace collaboratif de travail incombe aux managers et aux responsables de projets. Après la création des dossiers, ils doivent donner des accès aux agents impliqués dans les projets. En fonction de leurs droits d’accès, ils peuvent téléverser les fichiers complémentaires utiles à la finalisation du travail. L’outil est assez flexible et offre en plus la possibilité d’ajouter ou de retirer des participants en fonction du besoin.
L’outil de coédition de documents en ligne
La coédition consiste à accéder à des ressources, à les mettre à jour et à les éditer, sans installer de logiciels particuliers, ceci quel que soit le terminal utilisé. La coédition de documents en ligne permet aux employés de travailler sans se déplacer et surtout de le faire en symbiose sur les documents partagés.
Les avantages
La consultation et la modification des documents en ligne sont les principaux avantages de l’outil de coédition de NetExplorer. L’opération est possible avec les fichiers Word, Excel, PowerPoint ou encore Libre Office. Adapté au télétravail, cet outil collaboratif a une approche innovante permettant à plusieurs utilisateurs de modifier simultanément le même fichier.
La mise en œuvre
Il est aisé d’utiliser un système d’édition en ligne. L’accès aux ressources modifiables se fait de deux façons. Vous pouvez donner directement aux personnes concernées des clés pour se connecter aux fichiers ou désigner un chef d’équipe qui se charge d’en autoriser l’accès à travers un lien.
Les outils de partage de fichiers
L’accès rapide aux ressources est l’une des raisons qui justifient le succès du travail collaboratif. Le service de partage de fichiers de NetExplorer est une méthode simple pour aboutir à ce résultat. Il permet en effet de partager des données, quelle que soit leur taille.
Les avantages
Le système de partage de fichiers permet de booster les performances de votre entreprise. L’un de ses meilleurs atouts est la possibilité d’échanger des fichiers volumineux. Que ce soit avec un collaborateur interne, un client ou un partenaire externe, i permet en effet de gagner un temps précieux, mais surtout d’être plus efficaces.
Selon le statut du collaborateur, le transfert des données se fait grâce à des accès sécurisés ou des liens. De plus, le partage de fichiers permet aux dirigeants de valider des documents importants avec la très pratique signature électronique. Il faut noter enfin que la majorité des systèmes dédiés au partage de fichiers possèdent des alertes que les destinataires reçoivent comme des notifications, lorsqu’une ressource leur est transférée.
La mise en œuvre
L’implémentation d’un système de partage de fichiers est similaire à celle de la coédition de documents en ligne. Les accès sont donnés sur des fichiers à transmettre. Il existe de surcroît, des outils avec des plug-ins permettant d’envoyer des fichiers volumineux par courriel.
D’autres donnent davantage de fluidité à l’organisation de votre entreprise en offrant la possibilité de stocker des documents en ligne ou d’y accéder sur des terminaux mobiles. Des raisons qui motivent bien évidemment les entreprises à opter pour un outil de travail collaboratif.
En définitive, les outils collaboratifs sont orientés résultats et assimilables à un réseau social d’entreprise. Ils améliorent la productivité de vos collaborateurs tout en encourageant le travail d’équipe. NetExplorer met à votre disposition des services avantageux
