Les outils collaboratifs sont de formidables solutions qui permettent aux professionnels d’améliorer sensiblement leur communication et leur travail en équipe. Celles-ci intègrent des systèmes de partage de fichiers à l’instar des vidéos, des documents, des photos, des chartes graphiques, des dossiers techniques… De quoi permettre aux entreprises d’améliorer leur productivité, mais comment ? NetExplorer vous propose des pistes pour booster la productivité de vos équipes.
Comprenez bien la procédure de partage de fichiers en ligne
L’une des toutes premières étapes pour améliorer votre productivité et celle de vos équipes avec une solution de partage de fichiers est de bien comprendre son fonctionnement et la procédure. Vous pouvez organiser une séance de formation à vos collaborateurs pour leur faciliter la prise en main de tels outils. Cependant, en général, il vaut mieux opter pour une solution simple et à l’ergonomie bien pensée. Notre excellente alternative à Dropbox vous permet de commencer le partage de vos fichiers en quelques clics.
Premièrement, connectez-vous à votre compte de stockage dans le cloud, depuis l’appareil de votre choix (smartphone, tablette, ordinateur). Après quoi, sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager et cliquez sur l’icône partager présent dans le menu de la solution. Vous êtes libre de choisir le niveau d’accès que vous souhaitez accorder à votre équipe, vos collaborateurs ou vos clients. Vous pouvez par exemple autoriser ou restreindre les modifications. Il vous revient également de choisir les personnes qui peuvent consulter le fichier partagé.
De même, n’oubliez pas de choisir la sécurité que vous souhaitez appliquer aux liens de partage. Ceux-ci peuvent par exemple être protégés par un mot de passe ou alors avec une date d’expiration. Les destinataires peuvent accéder au fichier dès que le lien est partagé.
Collaborez efficacement sur vos fichiers partagés pour une meilleure productivité
L’un des plus grands avantages offerts par les solutions professionnelles de partage de fichier comme la nôtre est la possibilité qu’elles offrent de collaborer efficacement. Grâce à ces outils, les frontières de la collaboration en entreprise sont sans cesse repoussées à condition de tirer pleinement parti de leurs multiples atouts. Nous vous recommandons en particulier d’exploiter totalement les forces de notre solution de partage de fichier en ligne comme la possibilité pour plusieurs de vos collaborateurs de travailler simultanément sur le même fichier. Les modifications apportées par chaque utilisateur sont visibles en temps réel par tous.
Quant au document, il est mis à jour automatiquement, ce qui évite l’un des plus gros inconvénients du partage de fichiers par mail et pièce jointe : la création de multiples versions d’un même fichier, ce qui ne facilite pas l’identification de la version la plus récente. Et pour cause, avec le partage par mail, différents collaborateurs peuvent télécharger le même fichier, le consulter, le modifier et le renvoyer parallèlement. D’où les multiples versions générées qui sont source de confusion, d’erreurs, de retard et d’inefficacité. Le partage de fichier dans le cloud vous permet également de vous affranchir de la limite de taille imposée par l’envoi par mail de pièce jointe. De quoi vous permettre d’envoyer facilement des fichiers volumineux dans le cadre de certains de vos projets.
La synchronisation des données en temps réel permet de plus à tous les collaborateurs de consulter immédiatement un document au cours d’une réunion. De quoi faciliter le travail collaboratif qui est désormais l’un des modes de travail les plus plébiscités au sein des entreprises.
Exploitez les autres fonctionnalités pratiques des solutions de partage de fichier
Une solution professionnelle de partage de fichier en ligne comme celle que nous vous proposons vous offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent véritablement vous permettre de booster la productivité de vos équipes. C’est notamment le cas du suivi de modification, des notifications, de l’historique des versions, de la validation et de la signature de documents. La présence de notifications par exemple vous avertit par mail lorsque l’un de vos collaborateurs ajoute des commentaires ou modifie votre document. De quoi vous aider à mieux vous concentrer sur le projet en cours.
En ce qui concerne le suivi des modifications, il s’agit d’une fonctionnalité très pratique qui vous indique tous les changements apportés à un fichier spécifique. Ces modifications peuvent être acceptées ou refusées. Faites alors de cette option votre allié pour un meilleur contrôle du processus d’édition.
De plus, en vous servant de l’historique des versions, vous pouvez consulter à votre guise les différents brouillons d’un document depuis sa création. L’un des plus gros avantages de cette fonctionnalité est qu’elle assure une excellente protection à votre document au cas où certains de vos collaborateurs apporteraient des modifications qui devront être annulées. Notre plateforme conserve un historique des différentes versions de vos fichiers afin de vous permettre de revenir quand vous le souhaitez à un état précédent.
Enfin, si vous êtes amenés à valider et à signer des documents au quotidien dans votre entreprise, n’hésitez donc pas à vous servir de nos outils dédiés. Ils vous permettront d’approuver et d’apposer en quelques clics une signature électronique à valeur légale sur vos documents.
Assurez une excellente communication interne
La communication est au centre du travail collaboratif qu’on ne présente plus au sein des entreprises. Elle est essentielle à la productivité de vos équipes et vous pouvez vous servir du partage de fichier en ligne pour en faire l’une de vos principales forces. En interne, vous pouvez vous servir des outils de partage de fichier et données sensibles dans le cloud pour envoyer instantanément des documents à tous vos collaborateurs présents dans vos locaux ou en télétravail.
Ces informations à partager peuvent notamment concerner les planifications, les programmes, la budgétisation ou les politiques. Le partage de ces informations réduit les tâches administratives à accomplir ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur d’autres activités plus productives. De quoi faciliter l’exécution de vos projets.
Servez-vous du partage de fichier en ligne pour rester connecté avec vos fournisseurs
De même, vous pouvez vous servir d’une solution professionnelle de partage de fichiers dans le cloud pour rester connecté à vos vendeurs et fournisseurs. Selon vos activités, ces derniers jouent un rôle déterminant dans la croissance de votre entreprise (notamment le processus d’approvisionnement). Lorsqu’une bonne communication externe est assurée, vous évitez les retards dans la paperasserie. Cela vous permet de gagner un temps précieux qui peut être utilisé pour la réalisation d’autres tâches plus productives.
