25 mai 2021 Cloud Partage de fichiers & collaboration
6 critères essentiels pour choisir une solution de partage de fichiers en ligne sécurisée

6 critères essentiels pour choisir une solution de partage de fichiers en ligne sécurisée

Pour faciliter les échanges et augmenter la productivité des équipes, les entreprises ont recours à des solutions de partage de fichiers en ligne. Les plateformes de collaboration les plus sérieuses proposent cette possibilité actuellement. Pour trouver et choisir LA solution qui convient le mieux à vos attentes, voici quels critères vous devez prendre en compte.

La sécurisation des accès

La sécurité des fichiers et des données est un enjeu capital pour les entreprises. En plus d'être une obligation de sécurité des données imposée par le RGPD, cela permet d'éviter tous risques de cyberattaques. Visant les données de votre entreprise, ces cybermenaces peuvent avoir des conséquences dramatiques sur votre crédibilité et vos activités. Les conséquences des cyberattaques peuvent vous coûter très cher, en particulier si les fichiers piratés contiennent des informations stratégiques sur les différents processus organisationnels ou sur la propriété intellectuelle. C'est pourquoi la sécurisation des accès aux fichiers est l'un des critères majeurs à prendre en compte lorsqu'il s'agit de choisir une solution de partage de fichiers en ligne. La solution choisie devra disposer de divers dispositifs qui permettent de garder l'existence et le contenu des fichiers confidentiels.

L'authentification

Toujours dans une optique de renforcer la sécurité des fichiers partagés, la solution doit proposer d'autres modes d'authentification que le fameux login/mot de passe. L'authentification est, par exemple, possible avec un certificat ou une double authentification. Certaines plateformes collaboratives proposent d'accroître l'identification de l'utilisateur par l'utilisation d'un code SMS, d'une application externe comme OTP ou d'une clé physique Yubikey. Cette dernière est, en fait, une clé USB qui génère un code d'authentification sécurisé. La saisie de celui-ci se fait automatiquement par le biais d'une pression sur le bouton dédié.

La traçabilité

La fuite de données figure parmi les risques majeurs du partage de fichiers. Exposées en ligne, vos informations deviennent accessibles et les cibles d'acteurs malveillants. Pour limiter les risques, il est essentiel de choisir une solution de partage de fichiers sécurisée et disposant de fonctionnalités qui permettent de tracer efficacement les données échangées.

Cela peut, par exemple, se faire grâce à un outil de suivi tel qu'un tatouage numérique ou un outil de gestion des permissions. Cette méthode permet au support hôte d'être accessible tout en étant protégé. De cette façon, aucun utilisateur ne pourra contester les opérations réalisées. De la même façon, aucun tiers n'aura le droit d'effectuer des actions qui ne font pas partie de ses prérogatives. Vous aurez aussi la possibilité de découvrir en quelques clics les documents consultés, les actions réalisées et la ou les personnes qui les ont effectuées.

Choisir une solution de partage de fichiers en ligne

L'intégrité des données

Vous devez également vous assurer de l'intégrité des données. Les données stockées et échangées doivent être identiques à celles d'origine. Elles ne doivent en aucun cas être altérées durant le transport de l'information. Il convient donc de choisir un système de stockage en ligne qui peut vérifier l'intégrité lors de chaque dépôt de fichier. L'idéal est que la solution de partage de fichiers en ligne puisse effectuer un deuxième contrôle d'intégrité lors des transferts.

La disponibilité

L'indisponibilité d'un service de partage de fichiers est assez problématique. Cela impacte directement et négativement l'efficacité des collaborateurs en retardant le traitement des dossiers et des demandes des clients. Les documents doivent également être accessibles et disponibles en tout temps pour maintenir et optimiser la productivité des équipes. Il est donc essentiel d'opter pour une solution de partage de fichiers en ligne sécurisé assurant une disponibilité proche de 100 %. Le système doit fonctionner correctement et ne présenter aucune faille pendant les plages d'utilisation. Il doit être en mesure de garantir l'accès aux services et ressources installés avec un temps de réponse minimum.

L'interface

L'expérience utilisateur est un aspect essentiel au succès d'une solution de partage de fichiers. Pour que tous les collaborateurs puissent échanger les documents sereinement, il convient d'opter pour un système facile à utiliser. Il est nécessaire que chaque utilisateur puisse naviguer sur la plateforme sans aucune difficulté. Les documents stockés doivent être bien organisés et facilement trouvables à partir d'une simple recherche. L'interface doit également permettre aux utilisateurs d'effectuer facilement différentes actions telles que l'envoi, le téléchargement, la recherche ou encore la modification d'un fichier.

Partager des fichiers en ligne avec NetExplorer de manière sécurisée

NetExplorer vous permet de partager et d'échanger des fichiers de toutes tailles et sans limites avec les collaborateurs ou les clients en quelques secondes. La création des dossiers communs se fait en toute sérénité et en toute simplicité. Vous pourrez attribuer différents droits d'accès à chaque utilisateur et serez notifiés à chaque dépôt de dossier. Toutes les actions effectuées peuvent être vérifiées à travers un historique complet sur la plateforme de collaboration.

Le partage de fichiers en externe se fait par email via le plugin NetExplorer pour Outlook. Selon vos préférences, les liens de téléchargement peuvent contenir un ou plusieurs fichiers et être sécurisés par un mot de passe. Bien entendu, vous recevrez un accusé de réception suite à l'envoi des documents. Intégré dans le fichier, le code tatouage vous permet de protéger et de tracer les données et de les retrouver en cas de perte ou de fuites de données.

Par ailleurs, vous pourrez accéder à de nombreuses options pour sécuriser au mieux les données : accusé de téléchargement, date d'expiration du lien, ajout d'un mot de passe, type d'accès, etc. L'option « Toujours la dernière version » donne la possibilité à vos correspondants de télécharger la version la plus récente du fichier. D'autres options comme la validation de document et la signature électronique sont activées par défaut sur la plateforme. Elles vous permettent de fluidifier votre processus de travail en facilitant les échanges.

Aujourd'hui, le partage de fichiers en ligne est aussi simple que l'envoi d'un email. Avec la diversité des solutions de partage disponibles sur le marché, il peut être difficile de trouver celle qui répond le mieux à vos exigences en termes de sécurité et d'efficacité. Certifié ISO et conforme au RGPD.

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