26 août 2022 Cloud Partage de fichiers & collaboration
Les avantages de la signature électronique en entreprise

Les avantages de la signature électronique en entreprise

La signature électronique est un paraphe numérique qui permet aux entreprises d'accélérer leurs ventes, de gagner du temps et de l'argent, tout en bénéficiant d'une validité juridique. C'est un moyen sûr et efficace de signer des documents dématérialisés.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

La signature électronique, également appelée « signature numérique », est un moyen d'authentifier un document au format électronique. Elle aide à confirmer l'identité du signataire et à détecter toute modification du document après sa signature. La signature électronique garantit l'intégrité et l'authenticité du document.

Comment fonctionne-t-elle ?

La signature numérique utilise une technologie appelée « infrastructure à clé publique » ou PKI. Ce système fonctionne grâce à une paire de clés, l’une publique pour vérifier l’authenticité du document, l’autre privée pour réaliser la signature. 

Pour qu'elle soit valable, elle doit remplir certaines conditions :

  • Le document doit être dans un format électronique.
  • Le signataire doit avoir donné son consentement à la signature du document.
  • Le signataire doit être capable de s'identifier électroniquement.
  • La signature numérique doit être liée au document et permettre de détecter toute fraude.
  • Elle doit être unique pour le signataire.

Elle représente donc un moyen sûr et efficace de signer des documents dématérialisés.

Comment contrer la fraude ?

Il est possible de commettre une fraude en utilisant la signature électronique d'une autre personne sans son consentement. Pour contrer ce genre d'abus, il est nécessaire d'utiliser une solution fiable et sécurisée.

Pour éviter la fraude, il est important de vérifier informatiquement l'identité du signataire avant de signer le document. La meilleure façon de le faire est d'utiliser un certificat numérique au sein du logiciel de signature.

Un certificat numérique est un document électronique qui contient la clé publique de la personne qui le détient, ainsi que des informations sur son identité. Ces informations vont être vérifiées par un tiers de confiance comme une banque ou une compagnie d'assurance.

Les avantages de la signature électronique en entreprise

Les avantages de l'utilisation des signatures électroniques dans les entreprises

La signature numérique offre de nombreux avantages aux entreprises :

  • Gagner du temps : Elle élimine la nécessité d'imprimer, de signer et de scanner les documents. Cela aide les entreprises à gagner beaucoup de temps.
  • Gagner de l'argent : en plus de gagner du temps, elle permet aux entreprises de faire des économies en éliminant les coûts liés à l'impression, la signature et la re-numérisation des documents signés.
  • Accélérer les ventes : grâce à la signature électronique, les entreprises peuvent accélérer leurs ventes. En effet, c'est un moyen rapide et efficace de signer des contrats.
  • Bénéficier d'une validité juridique : elle possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. C'est donc un moyen sûr et fiable de signer des documents.

Il n'existe pas de règles spécifiques régissant son utilisation. Il est toutefois recommandé de les utiliser pour les documents qui contiennent des informations confidentielles, comme les contrats ou les documents financiers.

La signature numérique est particulièrement bien adaptée aux entreprises qui vendent leurs produits ou leurs services à des tiers. Elle leur offre l'opportunité de gagner du temps et de l'argent, tout en bénéficiant d'une validité juridique.

Les entreprises peuvent aussi l'utiliser pour faciliter les échanges internes de documents confidentiels, de contrats ou d'accords. Cela aide les employés de travailler à distance, sans avoir à se déplacer ni risquer d'envoyer des documents par courrier ou coursier.

Comment utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise ?

Si vous souhaitez commencer à utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de signature numérique sécurisé ou un SaaS. Ce logiciel vous permettra de créer, de gérer et de signer des documents de manière électronique.

Les avantages de la solution NetExplorer

NetExplorer propose un système de signature électronique sécurisé au sein de sa solution de travail collaboratif. Ce système offre la possibilité aux entreprises de garantir l'intégrité des documents ainsi signés, notamment les contrats et les accords de confidentialité.

Les documents peuvent être approuvés directement au sein de l'espace de travail sécurisé directement par le signataire, et donc sans imprimer, signer ni scanner les documents.

De plus, les documents signés dans l'espace de NetExplorer sont stockés numériquement dans des data centers sur le sol français. Cela aide à respecter les réglementations en vigueur concernant la conservation des données.

Une signature conforme eIDAS

L'Union européenne (UE) a défini les règles dans sa directive 1999/93/CE, dite « directive sur les signatures électroniques ». Cette directive a été transposée en droit français par la loi du 13 mars 2000.

La directive européenne a été modifiée par la directive 2009/9/EC, dite « directive eIDAS » (pour « Electronic Identification and Authentification Services »). Elle a pour objet de simplifier et d'améliorer le fonctionnement des signatures électroniques au sein de l'Union européenne.

La directive eIDAS est entrée en vigueur le 1er juillet 2016 et prévoit trois formats de signatures :

  • Avancée : c'est la plus sécurisée. Elle est reconnue dans tous les États membres de l'Union européenne.
  • Simple : elle est reconnue dans la plupart des États membres de l'UE, mais pas tous.
  • Niveau inférieur : c'est la moins sécurisée. Elle n'est pas reconnue dans tous les États membres.

La directive eIDAS prévoit également des règles concernant la reconnaissance mutuelle des signatures électroniques entre les États membres de l'Union européenne.

NetExplorer permet donc aux entreprises de bénéficier d'une véritable validité juridique grâce au plus haut niveau de certification eIDAS, garantissant la sécurité et la fiabilité des signatures électroniques.

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