La plateforme collaborative désigne un espace de travail virtuel qui centralise l’ensemble des outils et des fichiers nécessaires à la gestion d’un projet par le personnel d’une entreprise. C’est un site sur lequel chacune des parties prenantes peut utiliser des fonctionnalités qui simplifient la communication et l’exécution de différentes tâches en équipe, même à distance. Choisir une solution collaborative qui répond effectivement à vos besoins est donc essentiel si vous souhaitez exploiter le plein potentiel de vos employés. NetExplorer vous expose les principaux critères à prendre en compte pour réussir cette transformation digitale.
Identifiez les besoins de votre entreprise pour une solution collaborative
De plus en plus d’entreprises optent pour l’utilisation de plateformes collaboratives qui présentent de nombreux avantages pour améliorer la relation et la communication avec leurs équipes. Vous pouvez par exemple choisir NetExplorer, une solution cloud très utile et pratique. Vous devez cependant avoir clairement identifié vos besoins. Quelles sont les raisons pour lesquelles vous souhaitez utiliser un outil collaboratif ?
Votre objectif principal peut être simplement le stockage de données sensibles en externe sur un hébergement cloud sécurisé. Vous pourrez aussi opter pour une plateforme dans le but d’améliorer la productivité de votre équipe ou de faciliter la communication entre vos employés, avec vos clients ou partenaires d’affaires. Posez-vous les bonnes questions pour identifier vos attentes, vous serez ainsi en mesure de choisir la solution la mieux adaptée.
Assurez la sécurité des données avec une plateforme collaborative
La cybersécurité représente un enjeu majeur pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Vous devez à tout prix limiter les risques de fuite et de violation de données. Cela passe par l’utilisation des outils informatiques offrant une protection optimale pour l’ensemble de vos fichiers.
En voulant choisir votre plateforme collaborative, prenez le temps de vérifier ses performances en termes de sécurité, de confidentialité et de souveraineté des informations. Quelles sont les solutions de sécurité et les garanties proposées ? Pour vous assurer de sa fiabilité, vérifier que votre plateforme collaborative prend en compte les éléments suivants :
- le chiffrement de bout en bout pour rendre vos données illisibles à toutes personnes non autorisées,
- l’authentification double facteurs pour mieux protéger les accès,
- l’hébergement de vos données en France.
Les aspects de sécurité, de confidentialité et de souveraineté des données sont des priorités absolues dans le choix de tout système de collaboration. NetExplorer est le leader des clouds français en matière de protection de vos fichiers. En plus de proposer toutes les fonctionnalités nécessaires pour réussir la collaboration avec différents interlocuteurs, la plateforme vous garantit une sécurisation optimale de vos données sensibles grâce au chiffrement. Vos données sont également hébergées au sein de datacenters français, respectant ainsi la réglementation en vigueur sur le territoire. Il s’agit d’une solution conforme au RGPD, le Règlement générale sur la protection des données au sein de l’Union européenne et en accord avec les bonnes pratiques recommandées par la CNIL.
Quel que soit votre secteur d’activité, NetExplorer est habilité à assurer le stockage et le traitement de vos données les plus sensibles. Nous avons obtenu de nombreuses certifications qui témoignent de notre fiabilité. On peut citer la certification HDS pour l’hébergement des données de santé ou encore la certification PCI DSS pour un niveau de sécurité très élevé et l’adoption de mesures concrètes pour le stockage et le partage de données bancaires.
L’intégration et la compatibilité avec vos outils
En tant qu’entreprise, vous avez certainement des logiciels et outils de travail que votre personnel utilise au quotidien. C’est le cas de votre système de messagerie, un logiciel CRM ou encore les suites bureautiques. Pour faciliter l’adoption de votre nouvelle solution de collaboration par l’ensemble de vos équipes, veillez à ce qu’elle s’intègre bien avec vos différents outils. La plateforme doit également être compatible avec tous les appareils : ordinateur, tablettes, smartphones. Cela facilitera alors le travail à distance, vos collaborateurs en déplacement ou depuis leur domicile pourront continuer de travailler sur des projets de façon efficace avec l’ensemble de l’équipe.
NetExplorer se positionne comme la solution collaborative idéale, car elle propose une intégration complète avec vos produits du quotidien. Lorsque vous n’avez pas un logiciel d’édition et de modification de documents, vous pourrez simplement utiliser votre interface NetExplorer accessible via un navigateur internet donc depuis n’importe quel appareil connecté.
Vous avez déjà l’habitude de travailler avec des suites bureautiques comme Microsoft Office, Google Doc ou autre ? Nous mettons à votre disposition un outil qui s’intègre avec les applications de votre choix. Grâce à une API complète et des protocoles standardisés, vos outils comptables, CRM et solutions métier pourront s’interconnecter à NetExplorer. Cela vous permettra également de profiter de l’ensemble des fonctionnalités de notre cloud : l’ajout d’un utilisateur, la gestion des droits d’accès, le dépôt d’un fichier, l’annotation, etc.
Dans le cas où vous devez également sauvegarder vos fichiers sur un serveur local, NetExplorer est capable d’étendre votre serveur traditionnel avec la puissance du cloud. Vos documents seront synchronisés depuis votre serveur interne vers votre interface NetExplorer, et inversement. Avec ce couplage, vous bénéficiez d’une infrastructure hybride pour votre entreprise pour partager des fichiers dans un environnement sécurisé, même vers l’extérieur. De plus, l’option de traçabilité vous permet d’ajouter un tatouage numérique sur vos documents pour éviter les fuites de données.
Faites un test avec vos équipes pour la solution collaborative
En général, les outils collaboratifs vous donnent la possibilité de tester gratuitement leurs fonctionnalités avant de vous décider. Vous devez prendre le temps d’essayer votre nouvelle plateforme pour vous assurer de la facilité de prise en main ainsi que son intégration avec vos applications et autres outils. C’est la meilleure façon de choisir une solution collaborative qui répond parfaitement à vos besoins.
Vous gagnerez également à impliquer votre équipe dans la prise d’une décision. Faites participer vos collaborateurs aux tests et considérez leur avis sur le produit que vous pensez acquérir, car ils sont les principaux utilisateurs de la solution collaborative. Cela permettra aussi de démarrer le processus de déploiement du nouvel outil. Les personnes avec qui vous travaillez pourront ainsi commencer à se faire à l’idée qu’ils vont devoir intégrer de nouvelles habitudes dans leurs processus.
L’éditeur que vous choisissez doit enfin être disposé à aider votre entreprise à optimiser l’utilisation de la solution par rapport à vos besoins précis. Assurez-vous donc que le service de support soit fonctionnel et technique. Des prestations d’assistance et de formation pour les utilisateurs seront idéales. NetExplorer est à même de vous proposer cela. Opter pour notre solution collaborative vous permettra d’optimiser votre travail avec vos collaborateurs.
