Avec l’avènement de la signature électronique, il n’est aujourd’hui plus nécessaire d’imprimer un document avant de le signer. En effet, ce procédé d’authentification solutionne bien les soucis liés aux quantités grandissantes de dossiers administratifs. La signature électronique est non seulement pratique, mais elle permet également d’économiser en ressources et en temps. Pour cette raison, il faut choisir la solution de signature électronique adaptée à votre besoin. Voici quelques critères à prendre en compte pour sélectionner le mode de signature électronique qu’il vous faut.
Une solution de signature électronique en mode SaaS ou interne
Pour trouver le logiciel de signature électronique dont vous avez besoin parmi la panoplie disponible sur le marché, vous devez choisir parmi 2 types de solutions. Vous pouvez opter pour les outils distants en mode software as a service (SaaS) et ceux qui s’installent en local.
Les logiciels de type SaaS sont très répandus en entreprise. Ils vous donnent accès à une interface en ligne grâce à un identifiant. Le SaaS repose sur le cloud computing, il faut donc avoir une connexion internet rapide et en continu pour en bénéficier pleinement sans interruption.
Les logiciels internes sont avantageux en termes d’e-signature. Toutefois, leur emploi est généralement conditionné par l’installation préalable d’une licence sur l’ensemble de vos ordinateurs. Vous avez en revanche le contrôle sur vos données qui ne sont pas sur des serveurs distants, mais en interne sur les vôtres.
Une solution simple d’utilisation
Pour vos collaborateurs, mais également vos clients, il est préférable de choisir un logiciel de signature électronique simple. Les signataires sont moins réticents à l’idée de l’utiliser, car ils le trouvent intuitif. Un outil simple d’utilisation apporte en outre plus de fluidité dans le travail. Il doit enfin être assez flexible pour prendre en compte les signatures multiples et personnalisables sur un document, le procédé de signature par lot et enfin être traduit en plusieurs langues.
Une plateforme sécurisée
Optez pour une solution d’e-signature basée sur la technologie d’infrastructure de clé publique standard (PKI). En effet, cette technologie permet au signataire de sceller son document avec une empreinte unique et surtout d’assurer la transportabilité de la signature. Ainsi, vous pouvez vérifier l’identité du signataire, son intention et l’intégrité du document à la suite de sa signature même lorsque vous êtes hors de l’entreprise.
Un logiciel intégré
Votre application doit rapidement s’adapter à votre façon de travailler et fonctionner en intégrant les différents formats de documents (PDF, Word, Excel, Outlook) ainsi que les applications ERP, CRM ou SIRH que vous et vos différents partenaires utilisez couramment.
Une solution adaptée au volume de document
Il est nécessaire d’identifier votre besoin avant de vous lancer dans le choix de votre solution d’e-signature. Pour cela vous devez avoir une idée approximative du volume de document à signer ainsi que les différents niveaux de signature. La signature électronique utilise en effet de la mémoire et d’autres ressources et cela peut avoir un impact désastreux sur les performances de la plateforme qui vous fournit le service.
Un outil de signature conforme aux réglementations
En France, il existe un certain nombre de dispositions légales auxquelles doit se conformer tout logiciel de signature électronique.
Le règlement européen eIDAS
Entré en application le 1er juillet 2016, le règlement electronic IDentification Authentification and trust Service (eIDAS) atteste de la valeur légale de l’e-signature dans les pays de l’Union européenne. Selon cette norme, toute signature électronique doit être conforme aux Cades (CMS advanced electronic signature), Xades (XML advanced electronic signature) et Pades (PDF advanced electronic signature). De plus, elle doit respecter le formatage de conteneur de formule ASiC.
Le Référentiel Général de Sécurité (RGS)
Le RGS est un règlement qui témoigne de la confiance existante entre les institutions de l’État et les citoyens. Son rôle est de garantir l’authenticité et le caractère infalsifiable des documents sur lesquels des signatures électroniques sont apposées.
Un logiciel doté d’un haut degré de certification
À chaque type d’utilisation de la signature électronique correspond un niveau de sécurité. Pour les documents d’importance mineure, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à un niveau élevé de sécurité de la signature. L’importance d’un document découle en général de l’usage qu’on veut en faire. Le règlement l’eIDAS fixe trois différents niveaux de sécurité pour la signature électronique :
- La signature électronique simple ;
- La signature électronique avancée ;
- La signature électronique qualifiée.
La signature simple est utilisée dans le cadre des documents standards. De ces documents découlent des effets juridiques de faible importance. La procédure d’établissement de cette e-signature est simple et rapide.
La signature électronique avancée est plus contraignante que la première. Elle est utilisée dans le cadre des contrats commerciaux ou de travail, d’ordre de mission, etc. Pour l’obtenir, vous devez fournir certains certificats pour garantir l’intégrité du document, l’identité du signataire et l’authentification de l’engagement matérialisé par la signature.
La signature électronique qualifiée possède une force probatoire plus importante que les précédentes. Véritable dispositif d’identification, elle est surtout requise pour les transactions à fort montant. Son établissement repose sur des contraintes réglementaires liées à la vérification de l’identité du signataire, mais également à la clé de l’e-signature.
Confiez la signature électronique de vos documents à NetExplorer
La signature électronique est plébiscitée pour sa sécurité et sa conformité. Une signature électronique n’est authentique que lorsqu’elle est accomplie par un éditeur de confiance (agréé) tel que netExplorer. Un éditeur de logiciel de signature électronique agréé se démarque par sa faculté à :
- Se conformer aux impératifs de sécurité en identifiant les risques et en œuvrant à leur maîtrise ;
- Concevoir son outil conformément au respect des règles établies par l’ANSSI (l’Agence Nationale de la Sécurité et des Systèmes d’information) ;
- Proposer une solution d’e-signature conforme aux exigences réglementaires.
La compétence d’un prestataire pour la conception d’outils d’e-signature est jugée par l’ANSSI. L’organe établit une liste des produits et services de qualité, qu’elle met à jour chaque mois.
NetExplorer vous permet de signer de manière numérique vos contrats, devis, mandats ou tout document digitalisé. Notre outil respecte les conditions et les normes fixées par les autorités européennes et françaises à travers la réglementation eIDAS. Vous bénéficiez donc avec nous d’une sig
