Comment garantir la protection d'un document confidentiel ?

Comment garantir la protection d'un document confidentiel ?
13 mars 2020
Publié par Équipe NetExplorer

La concurrence est très rude entre les entreprises dans tous les secteurs d'activités. Dans ce contexte, les professionnels sont souvent confrontés à la violation de leurs données sensibles. La confidentialité et la protection des données étant un impératif, chaque société doit disposer des outils nécessaires pour protéger ses documents confidentiels. Qu'est-ce qu'un document confidentiel ? Quels sont les moyens de protection que vous pouvez choisir pour sécuriser les données confidentielles de votre entreprise ?

Qu'est-ce qu'un document confidentiel d'entreprise ?

Tout support contenant une donnée personnelle susceptible de permettre une usurpation d'identité et de compromettre la pérennité d'une entreprise est un document confidentiel. Les informations critiques peuvent être une adresse, un numéro de compte, un numéro de sécurité sociale, ou un email professionnel par exemple.

Une entreprise est appelée à gérer une multitude de documents sensibles. La liste des documents confidentiels est donc vraiment longue et varie selon la taille de la société ou de l'organisation concernée. De façon générale, voici les documents jugés confidentiels dans un cadre professionnel :

  • les documents de direction (plans de restructuration, budget, opérations externes de croissance, stratégie de développement…),
  • les documents de Recherche & Développement (brevets, formules, informations techniques, renseignements, évaluations des nouveaux produits…),
  • les documents des Ressources Humaines (contrats de travail, plans de formation, dossiers personnels des salariés, données de sécurité et de santé…),
  • les documents comptables (avoirs, investissements, bilans comptables, transactions immobilières, facturations…),
  • les documents de Vente & Marketing (contrats, argumentaires de vente, liste de clients, sondages, stratégies de ventes, budget de communication…),
  • les documents sur les Fournisseurs & Partenaires (bons de commande, liste des partenaires, tarifs négociés…)…

documents confidentiels

Dématérialisation des données d'entreprise : quels sont les risques ?

La dématérialisation des données est une étape essentielle du processus de digitalisation des entreprises. Bien qu'elle permette d'améliorer la productivité, l'efficacité des équipes, la relation client et la réduction des dépenses, elle n'est pas sans risques. Et le risque majeur est la fuite des données. Contrairement aux documents papier qui peuvent être mis sous scellés, les fichiers numériques sont plus difficiles à sécuriser. Il est même possible par le biais d'un logiciel spécialisé de modifier un document dématérialisé sans laisser de traces. Vous devez donc trouver des solutions efficaces pour anticiper et éviter les intrusions, piratages des comptes d'entreprise, espionnages virtuels et tentatives d'escroquerie.

La dématérialisation des données expose aussi une société à un risque organisationnel. Certes, dématérialiser vos documents vous permet de gagner du temps, mais le processus doit souvent inclure une refonte de vos méthodes de travail. Il faudra donc en amont repenser l'organisation de vos différents services et les méthodes d'affectation des différentes tâches.

Quelles sont les solutions pour protéger vos documents confidentiels ?

On peut avoir recours à deux techniques complémentaires pour protéger les documents numériques confidentiels. Il s'agit de l'identification du degré de confidentialité des documents de l'entreprise et de la sécurisation de l'authentification des accédants aux documents gérés par l'entreprise.

Faire une bonne classification des documents

Un bon système de protection des documents sensibles doit être fonction de leur contenu. Il existe quatre codes permettant de savoir si un document doit être protégé ou non. Ces codes renseignent aussi sur le degré de sensibilité du document concerné, ainsi que sur les conséquences possibles s'il est volé ou perdu. Ces codes sont les suivants :

  • le label «NC» ou «C0»,
  • le label «C1»,
  • le label «C2»,
  • le label «C3».

Les documents marqués C0 ou NC (Non Classifié) n'ont pas besoin d'être protégés. Ils peuvent être diffusés à l'extérieur de l'entreprise sans craindre des retombées critiques. Si un document est marqué C1, il est exclusivement destiné à un usage interne. Il n'y a aucune restriction à sa circulation à l'intérieur de la société. Lorsqu'un document est marqué C2, cela signifie que sa diffusion est restreinte. Son accès est uniquement réservé aux personnes qui ont une autorisation explicite. Ces dernières peuvent être extérieures à l'entreprise. Quant aux documents qui portent le label C3, ils contiennent des informations classifiées secrètes. La perte d'un tel document peut nuire à la sécurité, aux intérêts stratégiques et même à la survie d'une organisation. Seules quelques personnes possèdent des habilitations spécifiques pour accéder à un document C3.

Utiliser une plateforme Cloud sécurisée avec un contrôle d'accès avancé

Dans le cadre d'un processus de dématérialisation, il est important de contrôler l'accès à vos données numériques de manière stricte. Pour réussir un tel pari, l'hébergement de vos documents dans le Cloud est une solution pratique et efficace. Une plateforme Cloud fiable vous propose différents outils pour la gestion complète et optimale de vos données sensibles. Vous pourrez avoir accès à d'excellentes solutions de stockage, de partage et de sécurisation de vos données. 

NetExplorer, le spécialiste français de la gestion des fichiers dans le Cloud, met à votre disposition une plateforme qui vous permet d'appliquer des niveaux d’accréditation différents et de nombreuses options de diffusion (limitation des téléchargements, protection par mot de passe, etc.) pour contrôler l'accès à vos documents, même sensibles.

Très intuitive et ergonomique, la plateforme NetExplorer vous propose des outils de partage de fichiers et dossiers en interne. Vous pouvez aussi échanger par le biais de notre plateforme vos données avec vos fournisseurs, clients, médias, partenaires ou prestataires externes. En seulement quelques clics, vous pouvez créer, modifier, enregistrer, envoyer et télécharger vos différents fichiers de façon sécurisée.

La protection de vos données est assurée par un système efficace de gestion de droits d'accès poussés. Vous pouvez créer les comptes d'utilisateurs que vous souhaitez, qu'il s'agisse de comptes personnels ou communs. Vous pouvez alors partager des dossiers avec un ou plusieurs utilisateurs et offrir des droits de modification ou de lecture seule. Vous pouvez également suivre les actions de chaque utilisateur et disposez d'une parfaite maîtrise de la diffusion des documents de votre entreprise.

Notre service de stockage Cloud 100 % français garantit la sécurité maximale de vos données, et de fichiers numériques de toutes les sortes. Les solutions que nous proposons sont également flexibles et s'adaptent à l'évolution de vos besoins, que vous ayez une TPE ou un grand groupe.

Que retenir ? Dans un monde de plus en plus connecté, la dématérialisation n'est plus un luxe. Même pour les TPE, c'est une nécessité. Elle offre de nombreuses opportunités de croissance. Mais, dans ce processus, les données sensibles doivent être protégées avec minutie. Il faut par exemple classifier les documents confidentiels selon leur degré d'importance. Il est également important de contrôler l'accès à vos données. Pour cela, une plateforme Cloud sécurisée vous sera très utile.

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