Qui parle de cabinets d’avocats pense à « beaucoup de documents à gérer ». Et plus les dossiers s’accumulent, plus il est difficile de les exploiter convenablement. C’est donc dans l’objectif de remédier à cela que le cloud s’invite dans votre cabinet. En lieu et place des classeurs, vous aurez désormais un serveur pour contenir l’intégralité de vos dossiers, lesquels seront bien ordonnés en format numérique. Bien évidemment, les fonctionnalités du cloud ne s’arrêtent pas là, car cet outil vient redynamiser tout votre travail.
Qu’est-ce que la gestion de fichiers dans le cloud ?
La gestion de documents dans le cloud repose essentiellement sur le stockage et le partage de fichiers. À cet effet, un système de fichiers est d’abord établi et est accessible à un groupe de personnes restreint. L’information est certes présente sur le serveur, mais tout le monde ne peut pas y accéder. Un administrateur établit les règles d’accès ainsi que la liste des personnes pouvant consulter les documents selon leur niveau d’habilitation.
Tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers, les utiliser dans le cadre de leur travail et les organiser pour obtenir une présentation plus ergonomique. Toutefois, il faut notifier que le cloud est beaucoup plus destiné aux entreprises ayant un volume important de dossiers à gérer. Il vous permettra de gérer plus efficacement des fichiers volumineux indépendamment du type de format (photos, vidéos, textes…). Quant au partage de fichiers, il intervient à partir du moment où plusieurs personnes peuvent accéder simultanément au même fichier.
Concrètement, opter pour l’utilisation du cloud revient à miser sur l’efficacité et la durabilité. Vous êtes en mesure de traiter de nombreux fichiers et d’organiser au mieux le travail avec vos collaborateurs. Le partage d’informations est assez fluide, rapide et ne nécessite pas l’écriture de nouveaux codes. C’est vous qui assurez l’entière gestion de vos données avec toute la sécurité nécessaire. Le plus intéressant est que vous pouvez accéder à cette base depuis n’importe quel lieu avec la même facilité.
Les avantages de la gestion de fichiers cloud pour un cabinet d’avocats
La gestion de fichiers cloud apparaît comme une solution plus simple et performante aussi bien pour le cabinet d’avocat que pour tous ses usagers. C’est un moyen qui facilite le travail tout en permettant de réaliser de nombreuses économies. Les données sont disponibles à tout moment et pour les consulter, il suffit d’avoir accès à internet en plus de l’autorisation d’accès.
Pour le cabinet en lui-même
Avec une gestion de fichiers basée sur le cloud, votre cabinet se modernise. Tous les dossiers se retrouvent numérisés, classés et sécurisés. Ce type de gestion évite à votre cabinet l’encombrement avec de la paperasse, ce qui vous fait gagner assez de place et du temps.
Vous économisez aussi en matériel d’imprimerie. De même, les appels et les e-mails intempestifs seront relativement réduits. Pour connaître l’évolution d’une affaire en cours, vos clients et associés pourront consulter le système de fichiers, et ce, sans même se déplacer.
Votre cabinet renvoie ainsi une image plus professionnelle et une solide relation de confiance s’installe progressivement auprès des clients. De plus, les données sont entièrement sécurisées. La confidentialité étant le mot d’ordre des avocats, le cloud assure la protection sans faille de vos dossiers. Vous serez alors à l’abri du piratage informatique, d’une panne de serveur ou encore d’une perte de documents. Aussi, cela réduit considérablement les risques d’une divulgation d’informations, car les mouvements de données sont toujours immédiatement signalés.
En optant pour le cloud, votre cabinet économisera énormément de temps et d’argent en ce qui concerne les frais liés à la maintenance informatique. Cette solution facilite le travail à distance et rend votre cabinet plus performant. La collaboration entre confrères du même cabinet se retrouve également améliorée et il en est de même pour les relations à l’externe.
Pour les avocats, associés et clients
Le système cloud sert à la fois de stockage de données et d’espace de travail. Il permet en effet de constituer une plateforme sécurisée où tout le personnel habilité peut travailler librement. Que ce soit sur le lieu de travail ou à domicile, les échanges d’informations s’effectuent de façon fluide. Des mises à jour sont immédiatement disponibles si vous effectuez une modification des documents. La sauvegarde des fichiers se fait de façon journalière et les anciennes versions sont mises à votre disposition en cas de besoin.
Pour faciliter les démarches avec le tribunal ou toute autre instance juridique, le cloud favorise aussi le partage de fichiers. Ce partage de données est fiable, sécurisé et permet un gain de temps considérable au cours des travaux. De plus, avec le système de sauvegarde et de mises à jour, tous les utilisateurs sont au même niveau d’informations en seulement quelques clics. La communication est d’ailleurs très fluide grâce aux annotations qui renvoient sur un document en particulier. L’utilisation du cloud facilite également votre interaction avec votre clientèle.
Le système dispose d’un espace permettant à vos clients de consulter facilement leurs dossiers. Ils peuvent ainsi ajouter ou retirer des éléments et télécharger par la même occasion des pièces importantes. Aussi, ils sont informés en temps réel des mouvements effectués sur leurs dossiers (nouvelles mises à jour, nouveaux fichiers, etc.). De plus, vos clients peuvent avoir accès à ces informations à partir de n’importe quel support numérique. Le cloud constitue également un creuset d’échanges privés et confidentiels entre le client et son avocat.
Une solution efficace avec NetExplorer
NetExplorer est une plateforme spécialisée dans la gestion des fichiers dans le cloud. Cette plateforme met à votre disposition plusieurs fonctionnalités intéressantes : le stockage des documents en ligne, le travail collaboratif et/ou à distance sur les documents.
Vous avez aussi la possibilité d’échanger en interne des fichiers en toute sécurité, entre collègues et avec vos clients et partenaires à l’externe. Il s’agit d’une solution qui sécurise vos données et assure leur confidentialité tout en vous permettant de travailler plus efficacement.
