Outil GED performant : solution de gestion documentaire qualité pour entreprises

Les entreprises sont confrontées à des volumes toujours plus importants de documents à traiter, partager, archiver et sécuriser. Sans un outil adapté, ces informations peuvent rapidement devenir difficiles à gérer, voire sources de risques.

C’est ici qu’intervient la gestion documentaire entreprise grâce à une solution GED (Gestion Électronique des Documents), qui facilite la dématérialisation, la sécurité et la fluidité des processus.

Dans cet article, nous décryptons pourquoi la mise en place d’une telle plateforme est devenue incontournable, quelles fonctionnalités clés elle doit proposer, et comment en tirer le meilleur pour optimiser la gestion documentaire de votre entreprise. En fin d’article, découvrez pourquoi NetExplorer est l’outil GED idéal pour vos besoins.

Qu’est-ce qu’une GED et pourquoi l’adopter ?

Définition de la GED : gestion, archivage, partage des documents

La GED désigne la Gestion Électronique des Documents. Concrètement, il s’agit d’une solution logicielle qui centralise, organise et sécurise tous les documents numériques de l’entreprise dans une seule plateforme. Plus qu’un simple outil de stockage, la GED structure et automatise la circulation des informations, tout en garantissant leur traçabilité et leur intégrité.

Elle facilite la dématérialisation de vos documents papier et permet de gérer l’ensemble de leur cycle de vie : de la création à l’archivage électronique, en passant par la validation et le partage. Des solutions comme Zeendoc, Youdoc ou NetExplorer répondent aux besoins croissants des entreprises.

Problèmes courants sans GED : pertes de données, doublons, lenteur

En l’absence d’une solution GED, la gestion documentaire repose souvent sur des pratiques hétérogènes, avec des risques significatifs :

• Perte ou suppression accidentelle de documents importants.
• Duplication de données et incohérence entre versions.
• Lenteur dans la recherche et surcharge des équipes.
• Manque de traçabilité et difficulté à prouver la conformité.
• Exposition accrue aux cybermenaces et aux accès non autorisés.

Pour une organisation gérant des documents sensibles ou soumis à des obligations légales (comme les factures), ces dysfonctionnements peuvent avoir un impact financier et juridique important. Un outil GED contribue à éliminer ces points faibles tout en apportant efficacité et fiabilité.

Avantages : gain de temps, conformité, traçabilité

Mettre en place une solution de gestion documentaire apporte des avantages concrets et mesurables. Elle réduit le temps passé à rechercher des documents, garantit la conformité aux réglementations (RGPD, délais d’archivage électronique), et assure une traçabilité complète des actions sur chaque document.

De plus, elle participe à la dématérialisation globale de l’entreprise, améliorant ainsi son image et réduisant ses coûts d’exploitation.

Fonctionnalités clés d’une solution GED efficace

Classement automatisé et indexation intelligente

Un bon logiciel GED doit aller bien au-delà d’un simple espace de stockage numérique. Il propose des fonctionnalités avancées de classement automatisé et d’indexation intelligente, qui permettent de structurer les documents dès leur intégration dans la plateforme.

Concrètement, chaque fichier peut être automatiquement classé selon des critères personnalisables. Cette automatisation réduit les erreurs humaines liées au classement manuel, tout en accélérant les processus documentaires.

En s’appuyant sur des technologies modernes, parfois issues du monde open source, la solution SaaS NetExplorer intègre également d’automatiser l’application des tags à un dossier pour que chaque fichier ajouté hérite des tags du dossier parent, et retrouvez vos documents rapidement grâce à une recherche intuitive.

Recherche rapide, OCR et gestion des versions

L’un des grands avantages d’une solution GED, par rapport à des logiciels bureautiques classiques ou à des solutions de stockage open source, est la capacité à effectuer une recherche rapide et efficace dans l’ensemble des documents stockés.

Grâce à l’intégration de la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), les documents scannés deviennent eux aussi consultables. Cela permet de retrouver une information précise à l’intérieur d’un fichier PDF ou d’une image, même s’il s’agissait initialement d’un document papier.

Autre fonctionnalité essentielle : la gestion des versions. Chaque modification apportée à un document est enregistrée, et l’utilisateur peut accéder à l’historique complet des versions précédentes. En cas d’erreur ou de mauvaise manipulation, il est ainsi possible de revenir en arrière sans perte de données.

Contrôle des accès, workflows et signature électronique

Dans un contexte où la sécurité des données et la maîtrise des droits d’usage sont devenues primordiales, un bon logiciel GED doit impérativement proposer une gestion fine des droits d’accès.

Chaque utilisateur ou groupe peut accéder uniquement aux documents et informations qui lui sont strictement nécessaires. Ce contrôle d’accès granulaire, couplé à une traçabilité complète des actions, permet de répondre aux exigences de nombreuses normes (ISO, RGPD, etc.).

La mise en place de workflows personnalisés permet d’automatiser les circuits de validation des documents : demande de relecture, approbation hiérarchique, validation juridique… Ces flux peuvent être paramétrés selon des règles métier spécifiques à chaque entreprise.

Enfin, la signature électronique, lorsqu’elle est intégrée à la plateforme GED, simplifie la contractualisation et sécurise juridiquement les échanges. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent fluidifier leurs processus tout en renforçant la conformité de leurs documents signés.

Archivage légal et conformité RGPD

L’archivage électronique ne se résume pas à la simple conservation de fichiers dans une base documentaire. Il répond à des obligations légales précises, en particulier pour les factures, les bulletins de paie, les contrats ou tout document ayant une valeur probatoire.

Une solution GED professionnelle permet de garantir à ses clients l’intégrité, la pérennité et la disponibilité des documents archivés pendant toute leur durée légale de conservation. Elle offre des mécanismes d’horodatage, de scellement numérique et de traçabilité, indispensables pour faire face à un éventuel contrôle ou litige.

De plus, la conformité au RGPD impose des règles strictes concernant la gestion du cycle de vie des données personnelles : droit à l’oubli, suppression à échéance, limitation des accès… 

Quels bénéfices pour les entreprises ?

Meilleure productivité et collaboration

Les processus documentaires sont plus rapides, les délais de traitement réduits, et la collaboration interservices notamment pour les grands groupes et PME grandement facilitée. Résultat : les équipes passent moins de temps à chercher des informations ou à corriger des erreurs, et se concentrent davantage sur des tâches à valeur ajoutée.

Une plateforme GED centralise les documents et fluidifie leur circulation entre les collaborateurs, quels que soient leur service ou leur localisation géographique. Dans un environnement de travail hybride, elle devient le socle commun d’accès à l’information, en temps réel.

Réduction des coûts de gestion documentaire

Les économies générées par une solution GED sont multiples. Moins d’impression, moins de classement manuel, moins de stockage physique, et un gain de temps considérable sur la recherche ou la reconstitution de dossiers.

À court terme, ces réductions de coûts sont visibles dès les premiers mois. À moyen terme, elles permettent de repenser l’organisation documentaire dans une logique de performance et de numérisation durable. Même comparées à certaines solutions open source, les logiciels GED professionnels comme NetExplorer offrent un retour sur investissement rapide grâce à leur fiabilité, leur support et leur capacité d’évolution.

Sécurité accrue des documents sensibles

Les cybermenaces, fuites d’informations et erreurs humaines sont aujourd’hui les principales sources de vulnérabilité documentaire. Une solution GED moderne protège l’ensemble des données grâce à plusieurs niveaux de sécurité : chiffrement des fichiers, authentification forte, audit des accès, surveillance des actions.

Pour les entreprises traitant des documents sensibles (RH, juridique, financier, médical…), ces garanties sont indispensables pour protéger leur patrimoine informationnel. Une plateforme maîtrisée, comme celle de NetExplorer, est aussi un rempart contre les législations extraterritoriales.

Mettre en place une GED : étapes clés

Audit documentaire et définition des processus

La première étape d’un projet GED réussi consiste à réaliser un audit documentaire complet. Il s’agit d’identifier les typologies de documents traités, les flux d’informations, les outils déjà utilisés (y compris des logiciels métiers ou des solutions open) et les contraintes réglementaires spécifiques à l’entreprise.

Ce diagnostic permet ensuite de définir les processus à automatiser ou à optimiser, et d’identifier les fonctionnalités prioritaires pour la future solution GED. C’est également à ce moment que se construit le plan de conduite du changement, en lien avec les usages internes.

Migration des fichiers et paramétrage des droits

La phase de migration est essentielle. Elle consiste à transférer les documents existants (stockés localement, sur serveurs, ou dans d’autres logiciels) vers la nouvelle plateforme GED, tout en structurant correctement les répertoires, les index et les métadonnées.

Parallèlement, les droits d’accès doivent être définis en fonction des rôles utilisateurs, des règles de confidentialité et des circuits de validation. Ce travail de paramétrage est clé pour garantir une adoption fluide et sécurisée de la solution.

Formation des équipes et conduite du changement

Enfin, pour assurer une adoption réussie, il est indispensable de former les utilisateurs aux nouvelles pratiques. Un outil GED, aussi intuitif soit-il, modifie en profondeur les habitudes de travail.

Des sessions de formation ciblées, des guides d’utilisation et un accompagnement progressif permettent de lever les freins et de maximiser l’appropriation. C’est aussi l’occasion d’identifier des ambassadeurs internes pour porter le projet.

Pourquoi choisir NetExplorer comme votre solution GED ?

NetExplorer, éditeur de logiciel français, vous offre une solution GED souveraine et sécurisée, conçue pour répondre aux besoins de cloud pour entreprises en matière de collaboration, stockage en ligne et gestion documentaire numérique.

Hébergée en France, conforme RGPD et certifiée ISO 27001, NetExplorer combine fiabilité et simplicité d’utilisation. 

La GED NetExplorer se distingue d’une GED classique par sa dimension collaborative et son haut niveau de sécurité. Elle permet non seulement de centraliser et organiser les documents, mais aussi de travailler dessus à plusieurs en temps réel, d’annoter, commenter et suivre les versions sans perdre d’informations. Pour sécuriser les échanges, NetExplorer propose des fonctionnalités uniques comme le partage sécurisé avec expiration, le téléchargement unique, l’accusé de réception et une traçabilité complète des actions.

Enfin, contrairement à d’autres solutions comme Zeendoc ou Youdoc, NetExplorer maîtrise entièrement sa plateforme, du développement du logiciel à l’hébergement, ce qui garantit une indépendance et un niveau de sécurité optimal.

Contactez dès aujourd’hui un expert NetExplorer pour découvrir notre plateforme collaborative et de partage de fichier en ligne.