Quels sont les documents qu'il faut garder et ceux qu'il faut effacer dans une entreprise ?

Quels sont les documents qu'il faut garder et ceux qu'il faut effacer dans une entreprise ?
18 août 2020
Publié par Équipe NetExplorer

Les entreprises sont appelées à gérer une quantité importante d'informations dont le volume ne cesse de croître. Même s'il existe différentes façons de conserver les données, l'archivage numérique est aujourd'hui la meilleure alternative pour se prémunir des risques de perte et de détérioration. Le stockage approprié des documents ne s'inscrit pas uniquement dans une logique de développement et de compétitivité de votre structure. C'est aussi une prescription légale. Oui, les sociétés ont l'obligation de conserver certaines de leurs données. Elles peuvent également se débarrasser d'autres types d'informations. Connaissez-vous les documents à caractère professionnel que vous devez garder et ceux que vous pouvez effacer ? Nous vous disons tout sur le sujet dans cet article.

Les documents à conserver en entreprise

La loi impose aux professionnels de conserver leurs données pendant une certaine durée. Cette période d'archivage varie selon la catégorie à laquelle appartient le fichier. Elle dépend de la sensibilité des informations dont il s'agit. Voici le classement en catégories des différents documents que vous devez sauvegarder, de préférence en version numérique :

  • Actes civils et commerciaux ;
  • Documents des ressources humaines ;
  • Pièces comptables ;
  • Pièces fiscales ;
  • Documents sociaux.

stockage données cloud

Les documents civils et commerciaux

Les pièces civiles et commerciales qu'utilisent les entreprises dans le cadre de l'exercice de leurs activités sont nombreuses. Il y a par exemple les différents contrats de cession ou d'acquisition des biens fonciers ou immobiliers, les contrats entre commerçants jugés non commerciaux…

Les pièces bancaires (relevés bancaires, talons de chèques…), les déclarations en douane et les documents relatifs aux transports des marchandises et à la propriété intellectuelle sont également considérés comme documents civils et commerciaux. Les correspondances commerciales (bons de commande, bons de livraison…), les contrats conclus par voie électronique, les contrats d'assurance et les factures fournisseurs/clients figurent aussi dans cette catégorie.

Les documents relatifs au personnel

Les données qui se rapportent au personnel ne doivent pas être négligées en entreprise. Les pièces de cette catégorie qui doivent être conservées sont : le registre unique du personnel, les bulletins de paie (forme électronique), les documents relatifs aux salaires, aux primes, aux soldes de tout compte, aux régimes de retraite… Il y a aussi les contrats de travail, les déclarations d'accident de travail, les documents de comptabilisation des horaires de travail de chaque salarié.

Dans cette catégorie, on retrouve aussi les pièces de mise en demeure de l'inspection du travail, les justificatifs des vérifications et contrôles du CHSCT, les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires.

Une version électronique de chacun de ces fichiers doit être disponible et archivée numériquement. Au même titre que les pièces civiles, vos fichiers de ressources humaines doivent être gardés dans un espace sécurisé.

NetExplorer, le spécialiste de la sauvegarde de données sécurisées dans le cloud, vous propose sa solution sur mesure de stockage de données en ligne. Bien plus qu'une solution de conservation de documents, c'est une plateforme de travail collaboratif qui facilite la gestion des fichiers numériques.

Les documents comptables

Les documents comptables regroupent toutes les pièces qui permettent la traçabilité des écritures enregistrées en comptabilité durant un exercice. On peut les classer dans deux sous-catégories : les livres & registres commerciaux et les pièces justificatives.

Le livre journal, le grand livre, le livre d'inventaire, la balance générale annuelle, les bilans et comptes de résultat sont quelques exemples de documents qui appartiennent à la première sous-catégorie. Dans la seconde sous-catégorie, on a les bons de commande, les factures, les bons de livraison, les factures client et fournisseur…

Les documents fiscaux

Toutes les entreprises doivent honorer certaines obligations fiscales, notamment celles relatives aux paiements des impôts. Il est donc très important que vous ayez à votre disposition (à jour) tous les documents qui facilitent le travail et le contrôle des agents de l'administration publique.

Il est ici question des justificatifs de déclaration d'impôt. Les preuves des bénéfices industriels et commerciaux, celles des bénéfices agricoles en régime réel et des bénéfices non commerciaux sont également concernées. Les documents fiscaux comprennent aussi les pièces qui renseignent sur les impôts directs locaux, les cotisations foncières, les taxes sur le chiffre d'affaires…

Les documents sociaux (pour les sociétés commerciales)

Voici les différents documents sociaux que vous devez absolument avoir en votre possession :

  • Les statuts de votre société ;
  • Les pièces modificatives des statuts ;
  • Les traités de fusion et tout acte lié au fonctionnement de l'entreprise ;
  • Les comptes annuels ;
  • Les registres de procès-verbaux, de titres nominatifs, de conseils d'administration, de mouvements de titres

Les rapports des commissaires aux comptes, les feuilles de présence et pouvoirs de même que les rapports du conseil d'administration ou du gérant y sont inclus.

Vu l'importance de ces documents, assurez-vous de toujours les garder en sécurité sur un espace de stockage approprié. La solution d'hébergement de fichiers que nous proposons est optimisée pour les besoins de l'entreprise. Non seulement elle assure une totale sécurité pour vos documents, mais vous y avez également accès à tout instant et pourrez gérer son contenu (modifier, mettre à jour…) à votre convenance.

Pour quelle durée ?

Le tableau suivant fait un récapitulatif de la durée de conservation des documents en entreprise selon leur nature :

Nature des documents

Durée de conservation

Documents de comptabilisation des horaires de travail et des heures d'astreinte des salariés

1 an

Contrats d'assurance (après résiliation) ; Garanties pour biens et services fournis

2 ans

Déclarations en douane ; Feuille de présence et pouvoirs ; Rapports des commissaires aux comptes ; Rapports du conseil d'administration ou du gérant de l'entreprise ; Documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires ; Preuves de comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

Documents bancaire ; Documents relatifs au transport de marchandises et à la propriété intellectuelle ; Dossiers d'avocats ; Statuts de la société ou pièces modificatives ; Traités de fusion ; Registres de procès-verbaux, de titres nominatifs, de conseils d'administration, de mouvements de titres ; Ordre de mouvement ; Bulletin de paie, Documents relatifs aux salaires, aux primes, aux soldes de tous les comptes, aux régimes de retraite ; Contrats de travail ; Pièces de mise en demeure de l'inspection du travail ; Justificatifs des vérifications et contrôles du CHSCT ; Déclarations d'accident de travail

5 ans

Tous les documents fiscaux

6 ans

Documents comptables ; Pièces justificatives comptables ; Compte annuel ; Contrats conclus par voie électronique (montant de l'opération supérieur ou égal à 120 euros),

10 ans

Contrats de cession ou d'acquisition de biens fonciers ou immobiliers

30 ans

Note : pour les documents fiscaux, le délai passe à 10 ans en cas de fraude fiscale ou d'activité illicite.

Il n'est pas utile de conserver indéfiniment les données et les pièces que vous exploitez au sein de votre structure. Une fois que leur durée légale de conservation est expirée, vous pouvez donc les détruire.

Les documents que vous devez supprimer

Si, dans votre secteur d'activité, vous exploitez des documents qui contiennent des données personnelles de vos clients, alors vous devez respecter les dispositions du RGPD (Règlement général sur la protection des données) à ce sujet. Aucune information personnelle d'un citoyen ne doit être conservée par votre entreprise si l'objectif à la base de son obtention a été atteint. De plus, un client peut faire jouer son droit à l'oubli en vous demandant de détruire toutes ses données personnelles que vous détenez. Dans ce cas, vous avez l'obligation d'obtempérer dans les plus brefs délais.

Que retenir ? Votre entreprise a l'obligation de conserver pendant une période variable les données qu'elle utilise. Puisque la nature de ces documents varie et que leur nombre est généralement très important, vous devez opter pour une solution cloud afin de les garder en sûreté. La solution de cloud privé de NetExplorer vous conviendra parfaitement, quels que soient vos besoins.


Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

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