05 février 2021 Blog RGPD
Signature électronique : un impératif pour les entreprises ?

Signature électronique : un impératif pour les entreprises ?

La preuve de l'authenticité des documents commerciaux et administratifs que privilégient en général les entreprises est la signature manuscrite. Elle a pourtant de nombreux inconvénients. C'est pourquoi l'intégration progressive de la signature électronique devient un impératif pour les entreprises.

Elles doivent en effet améliorer l'expérience utilisateur des employés et des différentes parties prenantes. En raison de ce nouvel engouement, il existe un besoin d'homogénéisation pour les acteurs économiques et financiers qui utilisent la signature électronique.

Une nouvelle méthode d'authentification des documents

La signature électronique est un outil qui permet d'authentifier un message, une application ou un document électronique. Cette signature, comme toute d'ailleurs, a pour but d'assurer que le document n'a pas connu de modifications non voulues après son apposition. Autrement dit, elle en garde l'historique.

Pour qu'une signature électronique voie le jour, il faut impérativement 3 éléments, à savoir :

  • Le document, le mail ou l'application ;
  • L'outil de signature ;
  • Celui qui signe.

La signature électronique permet donc de donner votre accord juridiquement sur un document, un courriel ou une application. Plusieurs plateformes, dont NetExplorer, permettent de faire cette signature dématérialisée. La technique de cryptage de cette méthode d'authentification est un procédé informatique infalsifiable et inaltérable. Il permet en effet de sécuriser la transmission ou la validation de votre document signé.

Un procédé informatique de cryptographie est associé à un système de codage mathématique qui fournit donc à une personne qui s'engage dans une transaction deux clés virtuelles de codage. L'une, secrète et personnelle, est dite privée et l'autre, accessible aux tiers, est dite publique. Leur principe de fonctionnement est le suivant : à chaque clé privée est associée une clé publique. Ainsi, pour décoder un message crypté à partir d'une clé privée, vous devez nécessairement disposer de la clé publique qui lui est associée et vice versa.

Signature électronique, un impératif pour les entreprises ?

Les atouts de la signature électronique

La signature électronique présente plusieurs avantages. Ses divers atouts sont de nature sécuritaire, économique et écologique.

Pour un niveau de sécurité renforcé

La dématérialisation de la signature a permis d'accroître le niveau de sécurité des actes. En effet, la signature électronique est faite de plusieurs composantes, dont une empreinte numérique du document original. Ces composantes sont intégrées au document et vous permettent de détecter toute tentative de modification grâce à un cachet d'inviolabilité horodaté. Ce cachet permet de sceller le document en y appliquant une date universelle. Par ailleurs, un historique de modification est associé aux documents. Il permet de consulter toutes les modifications réalisées depuis la date de signature des documents.

Pour une entreprise écologique et économique

En optant pour la signature électronique, vous choisissez un procédé alliant sécurité et développement durable. En effet, moins de papiers seront utilisés pour la signature des contrats, ce qui implique moins de pollution. De plus, la signature électronique vous permet de réduire considérablement vos dépenses liées à l'impression, l'archivage et l'acheminement des documents. Une fois dématérialisés, ils deviennent d'ailleurs traçables et les risques d'erreurs humaines n'en sont que plus limités.

Le cadre de déploiement de ce service

Avant le déploiement de la signature électronique au sein de votre entreprise, il vous incombe au préalable de comprendre les législations et exigences réglementaires en la matière. En effet, lorsque votre entreprise intervient dans les secteurs d'activité tels que la santé, les finances, l'assurance et autres, elle est contrainte à certains impératifs réglementaires. À ces derniers s'ajoutent quelques normes de conformité précises, dont la fonction est de dicter l'emploi de signatures qualifiées dans des cas spécifiques.

L'impact du règlement européen eIDAS

Appliqué à partir du 1er juillet 2016, le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services) a permis d'homogénéiser les pratiques de signature électronique dans toute l'Europe. Elle fixe un ensemble de règles et critères à respecter pour qu'une signature électronique ait une reconnaissance légale.

Les trois types de signatures électroniques

Dans les pays de l'Union européenne, le règlement eIDAS prévoit trois différents types de signatures électroniques. Elles offrent plusieurs niveaux de sécurité, ainsi que différentes étapes de validation de l'identité du signataire.

La signature électronique simple

C'est la plus utilisée des signatures électroniques, en l'occurrence pour sa rapidité et sa fluidité. Cependant, elle a une valeur juridique moindre que les deux autres. La signature électronique simple ne peut servir que pour les actes courants qui ont des conséquences juridiques ou financières mineures. C'est le cas par exemple des contrats d'adhésion, de bail ou de travail.

La signature électronique avancée

Elle est plus sécurisée que la signature électronique simple. C'est pourquoi la signature électronique avancée nécessite l'usage d'un certificat numérique associé au signataire. Ce certificat doit ensuite être soumis à une vérification poussée. Grâce à la signature électronique avancée, vous pouvez facilement prouver, en tant que signataire, qu'un document n'a pas été modifié depuis sa signature. Elle est davantage conseillée pour les documents juridiques (contrats de crédits, d'épargne, d'assurance-vie ou compromis de vente immobilière) ou les transactions financières conséquentes.

La signature électronique qualifiée

Plus contraignante que les deux précédentes, la signature électronique qualifiée présente des critères de sécurité comparables à la signature avancée. Elle s'en éloigne tout de même en ce qui concerne la procédure, car cette signature ne peut être réalisée à distance. Vous devez en effet vous rendre chez une autorité approuvée par le gouvernement pour qu'il vérifie et valide votre identité. La signature électronique qualifiée est souvent utile pour l'établissement d'actes authentiques de notaires, d'huissiers de justice, de greffes, etc.

La valeur juridique de la signature électronique

La signature électronique, au même titre que celle qui est manuscrite, est propre à son signataire. Elle est créée par des moyens grâce auxquels le signataire la garde sous son contrôle exclusif. La signature est admise devant le juge comme moyen de preuve. Cependant, si en tant que signataire, vous ne remplissez pas les conditions nécessaires à la présomption de fiabilité, vous devrez en apporter la preuve.

Signature électronique : faites confiance à NetExplorer

La signature numérique représente un véritable enjeu pour les entreprises dans le monde et particulièrement en Europe. En effet, elle facilite la numérisation des contrats. Vos transactions connaissent une accélération et vous faites par la même occasion d'importantes économies. La signature électronique de toute personne morale (entreprises, organisation…) en Europe est encadrée par le règlement eIDAS qui définit par ailleurs la notion de Prestataire de service de Confiance (PSCo) qualifié.

Les prestataires qui veulent être fiables ont donc l'obligation de se conformer aux nouvelles normes en vigueur. C'est pour cela que NetExplorer vous propose un service de signature électronique fiable et certifié, sans compte utilisateur pour les signatai

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