15 octobre 2021 Blog Cloud Partage de fichiers & collaboration
Signer un document PDF en ligne

Signer un document PDF en ligne

La tendance étant actuellement à la dématérialisation, la signature de documents en ligne est devenue monnaie courante dans bien des domaines. L'engouement des entreprises pour cette solution technologique est croissant. Et cela n'a rien d'une coïncidence puisque la signature électronique leur permet de rationaliser et de dématérialiser les processus documentaires et administratifs en tout genre. À la clé, les transactions s'accélèrent, les tâches administratives sont optimisées, l'expérience client s'améliore, l'impact environnemental est réduit à son strict nécessaire… On peut ajouter à tout cela le fait que depuis la promulgation de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, une signature dématérialisée a la même valeur juridique que son homologue manuscrite. Elle se révèle de surcroît plus sécurisante pour toutes les parties.

Convaincu des différents avantages découlant de la signature électronique, vous désirez la placer au cœur de la stratégie digitale de votre entreprise ? Au cours de cet article, nous allons vous présenter une solution qui pourra simplifier significativement le cycle de vie de chacun de vos documents, allant de sa création à sa signature. Il s'agit de la solution « NetExplorer ».

NetExplorer : en quoi notre solution cloud consiste-t-elle ?

NetExplorer est avant tout une solution cloud de type Solution as a Service (SaaS) pour le travail collaboratif, le partage de fichiers ainsi que le stockage de données sécurisées en ligne. Nous sommes une plateforme collaborative pensée et conçue de manière à pouvoir s'adapter aux besoins des entreprises. NetExplorer convient aussi bien aux grands groupes qu'aux TPE/PME ou encore aux organismes publics.

En misant sur notre solution, les dirigeants mettent à disposition de leurs collaborateurs un outil aussi intuitif qu'ergonomique facilitant considérablement l'échange de fichiers et permettant de travailler collaborativement sur des documents en tout genre. Notre plateforme a la capacité de stocker de manière sécurisée tous types de fichiers, sans limites de format ni de taille. Lorsqu'elle est intégrée dans le système d'information de l'entreprise, chaque utilisateur peut y accéder à tout moment, où qu'il soit et peu importe le terminal utilisé. Il aura toujours à portée de main ses documents professionnels et pourra les partager ou les coéditer sans contrainte de lieu et d'horaire.

En bref, avec NetExplorer, les entreprises peuvent centraliser au sein d'une même plateforme l'ensemble de ces processus digitalisés. Elles évitent ainsi de jongler avec plusieurs outils, les fonctions indispensables à leurs workflows métiers étant déjà implémentées dans NetExplorer.

Signer de manière dématérialisée et sécurisée les documents grâce à NetExplorer

Activée par défaut sur la plateforme NetExplorer, la révision et la validation documentaire constituent une fonction particulièrement intéressante. Elle permet à l'utilisateur de valider ou faire valider en toute simplicité la version d'un document PDF directement en ligne. La validation en question se fait bien entendu avec une signature entièrement électronique. Donc, fini les tâches manuelles et échanges chronophages puisque tout s'opère depuis la plateforme NetExplorer.

Les utilisateurs n'ont aucune crainte à avoir par rapport à la valeur légale de cette signature. Elle engage non seulement le consentement du signataire de la même manière que la signature manuscrite, mais elle est également conforme à la règlementation eIDAS. En scellant les documents au moment de leur apposition, cette signature digitale en garantit l'intégrité. C'est un peu comme si l'utilisateur paraphait chaque ponctuation et lettre d'un document papier.

La signature électronique proposée par NetExplorer est dite « avancée », c'est-à-dire qu'elle correspond au deuxième niveau de signature défini dans le règlement eIDAS. Conformément à l'article 26 de ce règlement, cette signature est liée de manière univoque au signataire et permet de l'identifier. Une signature avancée est de surcroît « créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ». L'article ajoute qu'elle est « liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable ».

Dans l'Hexagone, la signature dématérialisée avancée peut être utilisée lors de la signature de tous contrats et documents. Un document sur lequel elle est apposée peut en plus faire office de preuve dans l'éventualité d'un litige devant la justice.

Comment faire signer un document PDF en ligne

Les avantages de la solution NetExplorer pour les entreprises

NetExplorer exerce un attrait sur les entreprises du fait du gain de temps qu'il leur fait profiter ainsi que de sa capacité à fluidifier les échanges, les processus métier et les parcours de signature. C'est également une solution qui est réputée pour sa sécurité infaillible. Du fait de l'offre sur mesure qu'elle propose, elle permet aux chefs d'entreprises de faire évoluer leur structure cloud au gré des besoins de leur entité.

Gain de temps et d'efficacité

La solution NetExplorer unifie au sein d'un outil unique le flux de documents des entreprises, qui que soient les correspondants (équipes, clients, collaborateurs). Ces entités peuvent ainsi créer facilement tout type de document, travailler de manière collaborative dessus, le partager sans restriction pour passer les étapes d'approbation et le faire signer aux différents correspondants. Et le plus intéressant est que grâce à la solution NetExplorer, les entreprises peuvent faire valider simultanément plusieurs fichiers à leurs clients, leurs partenaires ou leurs équipes. Le processus d'approbation peut ainsi se faire de manière simplifiée et fluide. En dématérialisant les opérations jalonnant l'édition, la révision et la validation des données, les entreprises augmentent la célérité de leurs processus et du travail des équipes internes.

En outre, l'intégration API permet aux entreprises d'intégrer les flux de travaux NetExplorer dans leur système d'information. Chaque utilisateur peut ainsi accéder à l'ensemble des fonctionnalités proposées par la solution là où il en a besoin, et ce, depuis n'importe quel support connecté.

Niveau de sécurité accru

Un protocole d'authentification particulièrement en béton est mis en place, avec un accès nominatif et hautement sécurisé. Les données sont de plus gérées de manière confidentielle, ce qui prévient les risques de fuites. NetExplorer est surtout reconnue pour sa certification ISO 27001. À travers celle-ci, la solution démontre sa capacité à mettre en œuvre des mesures de sécurité garantissant la sécurité et la confidentialité des données, même les plus sensibles. En plus, elle est soumise régulièrement à une série d'audits qui attestent le maintien des niveaux de sécurité obtenus au moment de l'obtention de cette certification.

NetExplorer s'est par ailleurs conformée à l'ensemble des règles fixées par le RGPD. La solution ne traite que les données à caractère personnel de sa clientèle dans la limite des prestations fournies. Elle s'assure que chaque individu autorisé à les manipuler soit soumis à une obligation légale de confidentialité. Les entreprises qui optent pour la solution NetExplorer font alors le choix de profiter d'une plateforme « privacy by design » et de booster la sécurité de leurs informations conformément aux bonnes pratiques exigées par la CNIL.

Et enfin, la plateforme garantit à ses utilisateurs une signature dématérialisée sécurisée en règle avec la conformité. Il est d'ailleurs possible de contrôler l'identité des signataires via le transfert de leur pièce d'identité.

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