La tendance Ă©tant actuellement Ă la dĂ©matĂ©rialisation, la signature de documents en ligne est devenue monnaie courante dans bien des domaines. L’engouement des entreprises pour cette solution technologique est croissant. Et cela n’a rien d’une coĂŻncidence puisque la signature Ă©lectronique leur permet de rationaliser et de dĂ©matĂ©rialiser les processus documentaires et administratifs en tout genre. Ă€ la clĂ©, les transactions s’accĂ©lèrent, les tâches administratives sont optimisĂ©es, l’expĂ©rience client s’amĂ©liore, l’impact environnemental est rĂ©duit Ă son strict nĂ©cessaire… On peut ajouter Ă tout cela le fait que depuis la promulgation de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, une signature dĂ©matĂ©rialisĂ©e a la mĂŞme valeur juridique que son homologue manuscrite. Elle se rĂ©vèle de surcroĂ®t plus sĂ©curisante pour toutes les parties.
Convaincu des diffĂ©rents avantages dĂ©coulant de la signature Ă©lectronique, vous dĂ©sirez la placer au cĹ“ur de la stratĂ©gie digitale de votre entreprise ? Au cours de cet article, nous allons vous prĂ©senter une solution qui pourra simplifier significativement le cycle de vie de chacun de vos documents, allant de sa crĂ©ation Ă sa signature. Il s’agit de la solution « NetExplorer ».
NetExplorer : en quoi notre solution cloud consiste-t-elle ?
NetExplorer est avant tout une solution cloud de type Solution as a Service (SaaS) pour le travail collaboratif, le partage de fichiers ainsi que le stockage de donnĂ©es sĂ©curisĂ©es en ligne. Nous sommes une plateforme collaborative pensĂ©e et conçue de manière Ă pouvoir s’adapter aux besoins des entreprises. NetExplorer convient aussi bien aux grands groupes qu’aux TPE/PME ou encore aux organismes publics.
En misant sur notre solution, les dirigeants mettent Ă disposition de leurs collaborateurs un outil aussi intuitif qu’ergonomique facilitant considĂ©rablement l’Ă©change de fichiers et permettant de travailler collaborativement sur des documents en tout genre. Notre plateforme a la capacitĂ© de stocker de manière sĂ©curisĂ©e tous types de fichiers, sans limites de format ni de taille. Lorsqu’elle est intĂ©grĂ©e dans le système d’information de l’entreprise, chaque utilisateur peut y accĂ©der Ă tout moment, oĂą qu’il soit et peu importe le terminal utilisĂ©. Il aura toujours Ă portĂ©e de main ses documents professionnels et pourra les partager ou les coĂ©diter sans contrainte de lieu et d’horaire.
En bref, avec NetExplorer, les entreprises peuvent centraliser au sein d’une mĂŞme plateforme l’ensemble de ces processus digitalisĂ©s. Elles Ă©vitent ainsi de jongler avec plusieurs outils, les fonctions indispensables Ă leurs workflows mĂ©tiers Ă©tant dĂ©jĂ implĂ©mentĂ©es dans NetExplorer.
Signer de manière dématérialisée et sécurisée les documents grâce à NetExplorer
ActivĂ©e par dĂ©faut sur la plateforme NetExplorer, la rĂ©vision et la validation documentaire constituent une fonction particulièrement intĂ©ressante. Elle permet Ă l’utilisateur de valider ou faire valider en toute simplicitĂ© la version d’un document PDF directement en ligne. La validation en question se fait bien entendu avec une signature entièrement Ă©lectronique. Donc, fini les tâches manuelles et Ă©changes chronophages puisque tout s’opère depuis la plateforme NetExplorer.
Les utilisateurs n’ont aucune crainte Ă avoir par rapport Ă la valeur lĂ©gale de cette signature. Elle engage non seulement le consentement du signataire de la mĂŞme manière que la signature manuscrite, mais elle est Ă©galement conforme Ă la règlementation eIDAS. En scellant les documents au moment de leur apposition, cette signature digitale en garantit l’intĂ©gritĂ©. C’est un peu comme si l’utilisateur paraphait chaque ponctuation et lettre d’un document papier.
La signature Ă©lectronique proposĂ©e par NetExplorer est dite « avancĂ©e », c’est-Ă -dire qu’elle correspond au deuxième niveau de signature dĂ©fini dans le règlement eIDAS. ConformĂ©ment Ă l’article 26 de ce règlement, cette signature est liĂ©e de manière univoque au signataire et permet de l’identifier. Une signature avancĂ©e est de surcroĂ®t « créée Ă l’aide de donnĂ©es de crĂ©ation de signature Ă©lectronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance Ă©levĂ©, utiliser sous son contrĂ´le exclusif ». L’article ajoute qu’elle est « liĂ©e aux donnĂ©es associĂ©es Ă cette signature de telle sorte que toute modification ultĂ©rieure des donnĂ©es soit dĂ©tectable ».
Dans l’Hexagone, la signature dĂ©matĂ©rialisĂ©e avancĂ©e peut ĂŞtre utilisĂ©e lors de la signature de tous contrats et documents. Un document sur lequel elle est apposĂ©e peut en plus faire office de preuve dans l’Ă©ventualitĂ© d’un litige devant la justice.
Les avantages de la solution NetExplorer pour les entreprises
NetExplorer exerce un attrait sur les entreprises du fait du gain de temps qu’il leur fait profiter ainsi que de sa capacitĂ© Ă fluidifier les Ă©changes, les processus mĂ©tier et les parcours de signature. C’est Ă©galement une solution qui est rĂ©putĂ©e pour sa sĂ©curitĂ© infaillible. Du fait de l’offre sur mesure qu’elle propose, elle permet aux chefs d’entreprises de faire Ă©voluer leur structure cloud au grĂ© des besoins de leur entitĂ©.
Gain de temps et d’efficacitĂ©
La solution NetExplorer unifie au sein d’un outil unique le flux de documents des entreprises, qui que soient les correspondants (Ă©quipes, clients, collaborateurs). Ces entitĂ©s peuvent ainsi crĂ©er facilement tout type de document, travailler de manière collaborative dessus, le partager sans restriction pour passer les Ă©tapes d’approbation et le faire signer aux diffĂ©rents correspondants. Et le plus intĂ©ressant est que grâce Ă la solution NetExplorer, les entreprises peuvent faire valider simultanĂ©ment plusieurs fichiers Ă leurs clients, leurs partenaires ou leurs Ă©quipes. Le processus d’approbation peut ainsi se faire de manière simplifiĂ©e et fluide. En dĂ©matĂ©rialisant les opĂ©rations jalonnant l’Ă©dition, la rĂ©vision et la validation des donnĂ©es, les entreprises augmentent la cĂ©lĂ©ritĂ© de leurs processus et du travail des Ă©quipes internes.
En outre, l’intĂ©gration API permet aux entreprises d’intĂ©grer les flux de travaux NetExplorer dans leur système d’information. Chaque utilisateur peut ainsi accĂ©der Ă l’ensemble des fonctionnalitĂ©s proposĂ©es par la solution lĂ oĂą il en a besoin, et ce, depuis n’importe quel support connectĂ©.
Niveau de sécurité accru
Un protocole d’authentification particulièrement en bĂ©ton est mis en place, avec un accès nominatif et hautement sĂ©curisĂ©. Les donnĂ©es sont de plus gĂ©rĂ©es de manière confidentielle, ce qui prĂ©vient les risques de fuites. NetExplorer est surtout reconnue pour sa certification ISO 27001. Ă€ travers celle-ci, la solution dĂ©montre sa capacitĂ© Ă mettre en Ĺ“uvre des mesures de sĂ©curitĂ© garantissant la sĂ©curitĂ© et la confidentialitĂ© des donnĂ©es, mĂŞme les plus sensibles. En plus, elle est soumise rĂ©gulièrement Ă une sĂ©rie d’audits qui attestent le maintien des niveaux de sĂ©curitĂ© obtenus au moment de l’obtention de cette certification.
NetExplorer s’est par ailleurs conformĂ©e Ă l’ensemble des règles fixĂ©es par le RGPD. La solution ne traite que les donnĂ©es Ă caractère personnel de sa clientèle dans la limite des prestations fournies. Elle s’assure que chaque individu autorisĂ© Ă les manipuler soit soumis Ă une obligation lĂ©gale de confidentialitĂ©. Les entreprises qui optent pour la solution NetExplorer font alors le choix de profiter d’une plateforme « privacy by design » et de booster la sĂ©curitĂ© de leurs informations conformĂ©ment aux bonnes pratiques exigĂ©es par la CNIL.
Et enfin, la plateforme garantit Ă ses utilisateurs une signature dĂ©matĂ©rialisĂ©e sĂ©curisĂ©e en règle avec la conformitĂ©. Il est d’ailleurs possible de contrĂ´ler l’identitĂ© des signataires via le transfert de leur pièce d’identitĂ©.