La signature électronique est un procédé permettant d’identifier et d’authentifier le signataire d’un document numérique. Elle facilite la validation de contrat à distance ou d’autres documents, tout en s’assurant que le contenu n’a pas été altéré ou modifié. Pour les entreprises, cette technologie est un véritable atout, notamment pour les équipes de vente. Les commerciaux ont à leur portée un outil qui leur simplifie la tâche et leur fait gagner du temps dans les différents processus. NetExplorer vous explique les principaux avantages liés à l’utilisation de la signature numérique pour les commerciaux des entreprises.
La signature électronique, une réduction des coûts
La signature électronique permet aux entreprises de réaliser des économies puisqu’elle limite considérablement les dépenses liées à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents. En effet, les sociétés utilisent des quantités importantes de papier dont une bonne partie se retrouve finalement dans les déchets.
Avec le passage aux signatures électroniques, vos équipes de vente peuvent désormais économiser de l’argent sur le stockage et l’expédition de documents manuscrits. C’est un élément incontournable de la dématérialisation qui favorise également une meilleure traçabilité. De plus, les erreurs humaines sont réduites dans vos processus comme la validation de contrat, impliquant ainsi une plus grande maitrise des risques financiers associés.
Une sécurité renforcée pour vos commerciaux
Les signatures électroniques offrent une sécurité accrue aux entreprises comparativement aux signatures manuscrites. Grâce à ses composantes, la signature numérique intègre une empreinte électronique du document original qui permet de détecter facilement les éventuelles modifications. Elle bénéficie notamment d’une protection optimale par un cachet d’inviolabilité. Cela se matérialise par un horodatage qui vient sceller le document tout en lui appliquant une date universelle.
On peut aisément consulter l’historique des modifications apportées à partir de la première signature à tous les contrats et documents signés de façon électronique. Ces derniers peuvent aussi être conservés en lieu sûr avec une solution de stockage comme le cloud.
Si les documents sont conservés en papier, ils peuvent se perdre facilement. Ils sont souvent ignorés lorsque l’entreprise ne les utilise pas et sont vulnérables à différents dommages. La falsification de signature est aussi possible dans de nombreuses situations, ce qui n’est pas le cas avec la signature électronique. Pour les entreprises et leurs commerciaux, cette digitalisation permet d’éliminer des risques de sécurité et juridiques importants.
Un gain de temps grâce à l’amélioration des délais
Les équipes de vente dans les entreprises doivent fréquemment attendre la signature d’un document envoyé à un client ou à un prospect. C’est une étape indispensable à la validation d’un contrat ou pour aboutir à une vente.
Grâce à la signature électronique pour vos commerciaux, ce processus est raccourci au maximum. Vous n’avez plus besoin d’attendre plusieurs jours voire des semaines pour une simple signature. En quelques clics, vous envoyez votre contrat, devis ou bon de commande et vous le retrouvez signé dans votre boite de réception. Le suivi des documents est possible en temps réel et vous pourrez même adresser une notification de rappel aux signataires qui n’ont pas encore signé. Les entreprises gagnent alors du temps précieux.
La dématérialisation des documents grâce à la signature électronique
La signature électronique amène les entreprises vers la dématérialisation des documents comme les contrats de transaction et de gestion. C’est une technologie qui est en parfaite adéquation avec les besoins du marché et la façon dont les activités sont menées aujourd’hui. Il n’est plus question d’utiliser le télécopieur ou d’envoyer un collaborateur avec une pile de papiers à signer.
Les étapes de rédaction et d’édition des différentes versions d’un contrat dans les deux sens sont totalement simplifiées. Chaque partie peut remplir les documents en ligne, y apporter des modifications et les signer, dans un format rapide et sécurisé. La signature numérique respecte les normes légales en vigueur. Elle offre désormais la possibilité à tous les documents ayant une valeur juridique basée sur une signature manuscrite de bénéficier des méthodes modernes d’archivage.
La signature électronique, une alternative écologique
De nombreuses entreprises intègrent aujourd’hui la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) pour réduire leur impact sur l’environnement. La fabrication des feuilles de papier nécessitant l’utilisation de grande quantité d’eau et de produits chimiques, les solutions plus écologiques sont toujours les bienvenues.
Avec le développement des services de signature numérique en ligne, les entreprises évitent au maximum l’utilisation d’agents polluants comme le papier, l’encre, l’imprimante, les timbres et les enveloppes. Elles contribuent ainsi à la protection de notre planète.
NetExplorer offre une solution fiable pour signer électroniquement vos documents en toute conformité avec la réglementation eIDAS. N’hésitez pas à tester gratuitement notre solution et intégrez la signature numérique au sein de vos équipes de vente dans votre entreprise.
