26 octobre 2021 Cloud Partage de fichiers & collaboration RGPD
Travailler à plusieurs sur un document avec NetExplorer

Travailler à plusieurs sur un document avec NetExplorer

Le rendement d'une entreprise dépend du travail réalisé par l'ensemble des travailleurs. Si le travail en équipe a toujours été prôné dans les administrations, nombreuses sont les possibilités qui s'offrent aujourd'hui pour le faire plus facilement. À travers les outils informatiques, vous pouvez travailler à plusieurs sur un document, de manière simultanée. Appelé "travail collaboratif", ce mode de travail privilégie la coopération au sein du personnel. NetExplorer propose aux entreprises sa solution de cloud computing qui permet de travailler à plusieurs sur un document de manière efficace et sécurisée.

Travail collaboratif avec le cloud computing NetExplorer

La solution de cloud computing (ou informatique en nuage) proposée par NetExplorer offre aux entreprises la possibilité d'organiser le travail collaboratif de manière optimale. Ses fonctionnalités couvrent plusieurs aspects.

Intégrer NetExplorer aux outils existants

La plateforme NetExplorer dédiée au travail collaboratif est conçue pour être personnalisée par chaque entreprise selon ses besoins. Elle s'intègre facilement aux outils informatiques internes des structures. Nous mettons à votre disposition une API (Application Programming Interface) ou interface de programmation d'applications complète et adaptative. Grâce au logiciel Zapier avec lequel elle est intégrée à votre système informatique, notre plateforme s'interconnecte avec vos applications.

Modifier des documents

Le travail à plusieurs sur un document implique des modifications répétées. La plateforme NetExplorer vous permet de réviser des documents en utilisant les applications que vous souhaitez. Si vous avez l'habitude d'utiliser les suites bureaucratiques Microsoft Office, Office 365 ou Google, vous pouvez toujours continuer à vous en servir sur notre plateforme. Dans le cas contraire, NetExplorer vous permet de modifier des documents à travers un navigateur web.

Coupler NetExplorer au serveur local

La plateforme de travail collaboratif NetExplorer ne remplace pas l'infrastructure interne de votre entreprise. Les données produites au sein de votre structure seront toujours sauvegardées sur le serveur local. Couplée à ce dernier, la solution de cloud computing de NetExplorer permet de synchroniser les documents. Cette complémentarité assure, entre autres, la traçabilité des échanges de fichiers, ce qui permet d'éviter ou de détecter toute fuite d'informations.

Partager des documents avec des membres de son équipe

La solution NetExplorer favorise le travail en équipe sur un même document, en même temps. Elle permet de choisir un dossier et de mettre en place une équipe pour sa gestion. En tant qu'administrateur, vous pouvez inviter les collaborateurs de votre choix sur des fichiers donnés. NetExplorer envoie des notifications pour tenir informé chaque intervenant en cas de modification du fichier sur lequel il travaille. Toutes les versions modifiées sont sauvegardées. Et il est ainsi possible de revenir à une version précédente si besoin.

Signer des documents en ligne

La signature électronique de document offre un avantage de taille aux entreprises, que ce soit en termes de temps ou de sécurité. Sur la plateforme collaborative NetExplorer, signez vos documents directement en ligne et gagnez du temps dans l'exécution de certaines tâches. Les signatures effectuées sur notre plateforme ont la même valeur juridique qu'une signature manuscrite puisqu'elles répondent à la réglementation elDAS. NetExplorer vous permet d'authentifier les signatures apposées sur les documents que vous recevez grâce à l'option d'authentification supérieure. Cela consiste à vérifier l'identité du signataire grâce à l'envoi de sa pièce d'identité.

Contrôler l'accès aux documents

NetExplorer offre à l'administrateur la possibilité de contrôler l'accès aux documents partagés au sein d'une équipe. Des options peuvent être associées au partage afin de restreindre l'accès d'un fichier à un certain nombre de personnes via un code, dans un délai donné, etc. Vous pouvez également rendre possible ou non le téléchargement. Vous êtes aussi en mesure de suivre l'évolution des échanges de documents et d'exclure un intervenant du partage, si nécessaire.

Sécuriser les données partagées

NetExplorer sécurise les données échangées dans le cadre du travail collaboratif. Avec nous, vos données sont stockées sur un cloud computing français répondant aux normes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). La certification ISO 27001 que nous détenons prouve que nous sommes qualifiés pour sécuriser les données partagées et les rendre disponibles intégralement. Notre plateforme de travail collaboratif vous permet de maîtriser le traitement des données de A à Z.

Comment travailler à plusieurs sur un document en ligne

Les avantages du travail collaboratif via NetExplorer

Le travail collaboratif via NetExplorer se présente aux entreprises comme un atout à exploiter.

Le gain de temps

L'un des avantages les plus évidents de travailler à plusieurs sur un document, en même temps, c'est de gagner du temps. Le travail collaboratif implique la mise en place d'un espace collaboratif, ce que permet NetExplorer. En effet, il n'est plus nécessaire de rechercher les documents au moment de les utiliser, car ils auront tous été centralisés au préalable dans l'espace collaboratif. À partir de leurs ordinateurs, voire tablettes, les travailleurs pourront faire évoluer un document. Le travail est accéléré grâce à l'actualisation régulière du document. En quelques clics, chaque collaborateur accède au document, le modifie et peut le partager avec les autres.

L'optimisation des relations professionnelles

Lorsque plusieurs professionnels travaillent en groupe, une certaine cohésion se crée entre eux. La raison est qu'il est nécessaire qu'ils s'entendent pour faire évoluer le projet autour duquel ils sont réunis. À force de collaborer, ils développeront un esprit d'équipe. En travaillant à plusieurs sur un document dans votre entreprise, vos salariés apprendront à mieux se connaître sur le plan professionnel et à s'entraider. Le travail collaboratif via NetExplorer permet d'améliorer l'ambiance au sein du personnel, ce qui impacte positivement l'entreprise.

La responsabilisation de chaque travailleur

Le travail à plusieurs sur un document en même temps amène chaque collaborateur à se sentir responsable de la qualité du travail final. Dans ce cas, les travailleurs ont généralement à cœur de produire un document exempt de tout reproche. La mise en place du travail collaboratif est un moyen de rendre collective la responsabilité des collaborateurs sur un projet. En effet, chaque travailleur aura plus de facilités à faire des propositions qu'il soumettra aux autres membres de l'équipe. Cette marge de responsabilité qui lui est accordée au sein de l'entreprise pourrait être une source de motivation supplémentaire pour lui.

La mise en place du télétravail

La crise sanitaire due au coronavirus a montré combien le télétravail est une solution à laquelle les entreprises doivent davantage penser. Une plateforme de travail collaboratif comme NetExplorer permet d'instaurer facilement le travail à distance et de profiter de ses avantages. Grâce aux outils permettant de travailler à plusieurs sur un document en ligne, les interactions professionnelles sont possibles entre des collaborateurs situés à des kilomètres les uns des autres. Le travail peut alors être effectué depuis la maison ou au cours de déplacements professionnels. Le travail collaboratif s'avère incontournable surtout pour les entreprises qui ont des travailleurs dans différents pays.

L'amélioration de la productivité

Dans le cadre du travail collaboratif, les tâches étant simplifiées et plus rapides à exécuter, les travailleurs sont plus actifs. De plus, chaque collaborateur participe plus activement à l'optimisation des performances de l'équipe. À terme, la plateforme de travail collaboratif de NetExplorer permet d'optimiser la productivité de l'entreprise qui l'utilise.

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